Esimerkkejä ostolaskujen käsittelysäännöistä

Käsittelysäännöillä voidaan automatisoida muita kuin ulkoisen laskennan toimintoja ostolaskuilla. Näitä ovat esimerkiksi kustannuspaikkojen ja työnumeroiden asettaminen ostolaskulle. Ohjeet asetuksien tekemiseen löydät niiden omasta ohjeesta.

Esimerkki 1: toimittaja ilmoittaa ostolaskurivien kuvaus kentässä yrityksen pyytämän kustannuspaikan ja työnumeron

1. Toimittaja ilmoittaa rivin kuvauskentässä kustannuspaikan ja työnumeron muodossa KP[kustannuspaikka]/TN[työnumero]

2. Lisätään toimittajan profiilille etsintä laskurivin kuvauskenttään. Koska kustannuspaikka ja työnumero poimitaan sen mukaan, mitä toimittaja on Kuvaus-kenttään antanut, niin käytetään Ehdossa

   1. löytyy kustannuspaikka rekisteristä

   2. löytyy työnumero rekisteristä

Toimintoihin annetaan vastaavasti:

• Rivi: Aseta kustannuspaikka rekisteristä

• Rivi: Aseta työnumero rekisteristä

3. Annetaan kustannuspaikkaa etsivän säännön ehdon lisäasetuksiin, että kustannuspaikkaa etsitään merkkien "KP" ja "/" välistä.

4. Annetaan työnumero etsivän säännön ehdon lisäasetuksiin, että työnumeroa etsitään merkeistä "TN" alkaen.

Esimerkki 2: ajoneuvojen kulut halutaan kirjata omille kustannuspaikoilleen

1. Toimittaja ilmoittaa ajoneuvojen kuluja laskuttaessaan ajoneuvon rekisterinumeron ja rivit halutaan kirjata sen henkilön kustannuspaikalle, jolla auto on käytössä.

2. Kuva lopputilanteesta ostolaskun riveillä

Esimerkki 3: kustannuspaikka tai työnumero halutaan jättää tietyissä tapauksissa riviltä pois

Toimittaja ilmoittaa kuluja laskuttaessaan projektin työnumeron sopimusnumero-kentässä. Laskurivit halutaan kirjata kentän mukaiselle työnumerolle. Jos laskulla on kuitenkin viivästyskorkoja tai maksumuistutuksia, niin näiltä riveiltä työnumero pitäisi jättää pois.

1. Tehdään ensin Käsittelysääntöprofiili joka sisältää säännön joka ensin asettaa kaikille laskun riveille työnumeron aina sopimusnumerokentän mukaisesti.

2. Tehdään samaan profiiliin (tai yleiseen profiiliin, käytöstä riippuen) sen jälkeen sääntö, joka asettaa laskuriville tyhjän työnumeron, jos riville on asetettu kirjanpitotiliksi 9490 tai 9614.

Lisätään tälle säännölle aktiiviseksi "Salli ylikirjoitus". Tällöin sääntö saa luvan asettaa tyhjä työnumero riville, vaikka aikaisempi sääntö on jo asettanut sille työnumeron.

Tässä esimerkissä maksumuistutuksien ja viivästyskorkojen tunnistaminen perustuu kirjanpidon tiliin. Nämä voitaisiin tapauskohtaisesti kuitenkin tunnistaa jostain muustakin laskun tiedosto, esimerkiksi rivin tuotenumerosta tai tuotenimikkeestä. Kirjanpidon tili on valittu esimerkissä tunnistetiedoksi, sillä se on yleinen, jokaiselta laskulta löytyvä tieto.

Esimerkki 4: kaikille muille toimittajille halutaan käytettävän tiettyjä sääntöjä kustannuspaikan määrittämiseen, mutta tietyt toimittajat haluttaisiin jättää näiden sääntöjen ulkopuolelle

Käsittelysääntöprofiilissa ei voida valita siten, että sitä käytettäisiin kaikilla paitsi erikseen poimituilla toimittajilla. Tällaisissa tapauksissa voidaan toimia seuraavilla tavoilla.

Vaihtoehto A

1. Luodaan yleinen (kaikki toimittajia koskeva) käsittelysääntöprofiili

2.  Luodaan toinen käsittelysääntöprofiili, jolle poimitaan tietty toimittaja

3. Asetetaan kohdassa 2. luotu toimittajakohtainen profiili käsittelysääntöprofiilien listauksessa yleistä profiilia ylemmäs. (järjestys määrää ajojärjestyksen)
   Tällöin toimittajakohtaisen profiilin säännöt ajetaan ensin, eikä sen jälkeen tulevat yleiset säännöt enää aseta kustannuspaikkoja tai työnumeroita ostolaskulle, koska aikaisempi toimittajakohtainen profiili on jo syöttänyt tiedot riveille.

Vaihtoehto B.

1.  Luodaan yleinen (kaikki toimittajia koskeva) käsittelysääntöprofiili

2. Luodaan toinen käsittelysääntöprofiili, jolle poimitaan tietty toimittaja. Asetetaan profiilin säännöille valinta "Salli Ylikirjoitus"  (-valinta)

3.  Asetetaan kohdassa 2. luotu toimittajakohtainen profiili käsittelysääntöprofiilien listauksessa yleistä profiilia alemmas.  (järjestys määrää ajojärjestyksen)
   Tällöin toimittajakohtaisen profiilin säännöt ajetaan yleisen käsittelyprofiilin asettamien kustannuspaikkojen ja työnumeroiden päälle.

Vaihtoehto C
Jos kustannuspaikat ja työnumerot halutaan jättää kokonaan ajamatta tietyn toimittajan ostolaskuille, voidaan tehdä toimittajakohtainen käsittelysääntöprofiili, jonka säännöt ajavat kaikille riveille tyhjän tiedon.

1. Luodaan toimittajakohtainen käsittelysääntöprofiili, joka asettaa aina kustannuspaikka/työnumero -kentän tyhjäksi.

2.  Asetetaan kohdassa 1. luotu toimittajakohtainen profiili käsittelysääntöprofiilien listauksessa yleisiä profiileja ylemmäs.