NetBaron Instructions
NetBaron Instructions
Breadcrumbs

Asiakkaiden CSV-tuonti ja vienti

Asiakastietojen CSV-tuonti

CSV-tuonnilla voidaan päivittää asiakasrekisterin tietoja tai luoda uusia asiakkaita CSV-tiedoston sarakkeiden sisältämien tietojen perusteella.

Mitä ovat tuonti- ja vientiprofiilit?

Tuonti- ja vientiprofiilit määrittävät,

  • mitä tietoja CSV-tiedostosta luetaan

  • mihin asiakasrekisterin kenttiin tiedot kohdistetaan

  • miten tietoja tulkitaan (esim. kyllä/ei-arvot, osoitetiedot)

Profiilin avulla varmistetaan, että CSV-tuonti toimii yhtenäisesti ja turvallisesti myös silloin, kun tuonti toistetaan useita kertoja.
Useimmissa tapauksissa riittää valmiin asiakastuontiprofiilin käyttö ilman muutoksia.

Lisää tietoa tuonti- ja vientiprofiileista.

image-20250715-124054.png

CSV-tuonnin perusperiaatteet

Kyllä / ei -kentät

Kentän arvona tulee olla jokin seuraavista:

  • Y / K = kyllä

  • N / E = ei

Tuonnissa:

  • rekisteriin päivitetään CSV-tiedoston mukainen arvo

  • jos kenttä on tyhjä tai sisältää virheellisen arvon (esim. ”lintu”), rekisterissä oleva tieto ei muutu

  • tyhjät kentät tallentuvat rekisteriin tyhjinä, jos ne ovat mukana tiedostossa

CSV-tiedostossa tulee olla mukana vähintään seuraavat kentät:

  • Nro

  • Tulostustapa

  • Tulostustapa: Aineisto – kertoo, onko kyseessä PDF vai verkkolasku

  • Tulostustapa: käytetään vain, jos Tulostustapa: Aineisto -tieto on mukana

💡 Vinkki:
Jätä CSV-tiedostoon vain ne kentät, joita haluat muuttaa. Muiden kenttien sisältö kannattaa poistaa maalaamalla ne ja painamalla Delete.

Uuden asiakkaan luominen CSV:n avulla

Kun tuot uusia asiakkaita CSV-tiedostolla, järjestelmä tunnistaa asiakkaan luontitarpeen sarakkeen sisällön perusteella:

  • Jos kentässä on merkintä Y, asiakas lisätään rekisteriin ja kentän arvoksi tallentuu Y (kyllä).

  • Jos kenttä on tyhjä tai sisältää jonkin muun arvon (esimerkiksi N), asiakasta ei lisätä uutena, ja kentän arvoksi tallentuu N (ei).

image-20250715-130308.png

Tietojen kohdistaminen asiakasrekisteriin CSV-tuonnissa

Kohdistaminen edellyttää tehokäyttäjän tai ylläpitäjän oikeuksia.

CSV-tuonnissa asiakkaat kohdistetaan rekisteriin seuraavassa järjestyksessä:

  1. Asiakasnumero (Nro):
    Jos CSV-tiedostossa on sarake Nro, kohdistus tehdään asiakasnumeron perusteella.

  2. Ulkoiset tunnisteet tai nimi:
    Mikäli asiakasnumero puuttuu, kohdistus tehdään kenttien Asiakas, Asiakas2 ja Yhteyshenkilö yhdistelmän perusteella.

Jos tiedostossa esimerkiksi muutetaan Asiakas2-kenttää eikä asiakasnumeroa ole mukana, järjestelmä tulkitsee rivin uudeksi asiakkaaksi ja perustaa sen asiakasrekisteriin. Tämä mahdollistaa myös ulkoisten tunnisteiden (esim. ulkoinen numero) päivittämisen asiakkaalle.

💡 Jos tuotavat asiakkaat löytyvät jo rekisteristä, voit kohdistaa rivit olemassa oleviin asiakkaisiin klikkaamalla Kohdista rivit -painiketta.

Lisäosoitteiden hallinnointi CSV-tuonnissa

Asiakasrekisterissä lisäosoitteelliset asiakastiedot on jaettu omiin sarakkeisiinsa.

Jos haluat CSV-tuonnissa liittää asiakkaan toisen asiakkaan lisäosoitteeksi, täytä Pääasiakkaan nro -sarakkeeseen sen asiakkaan numero, jonka alle osoite liitetään.

Esimerkki:
Asiakas 7711 halutaan liittää asiakkaan 5753 lisäosoitteeksi. Tällöin asiakkaan 7711 rivillä Pääasiakkaan nro -sarakkeeseen merkitään arvo 5753. Tuonnin jälkeen asiakas 7711 näkyy järjestelmässä asiakkaan 5753 lisäosoitteena.

Lisäosoitteen poistaminen

Jos haluat poistaa lisäosoitteen liitoksen pääasiakkaaseen, merkitse Lisäosoitetyyppi poistettu -sarakkeeseen arvo Y.
(Oletusarvona on arvo N, jolloin poistoa ei tehdä.)

image-20250617-054220.png
Lisäys/Päivitys (Kohdistamatta)

CSV-Tuonnissa voidaan tuoda myös kohdistamattomia asiakkaita. Kohdistamattomat rivit voidaan hakea näkyviin ja kohdistaminen määrittää, käsitelläänkö asiakasta uutena vai päivitettävänä.

Kun asiakas kohdistetaan olemassa olevaan rekisteriin, sen rivin tila muuttuu lisäykseksi tai päivitykseksi automaattisesti.

Postinumero- ja toimipaikkakenttien käyttö

Asiakasrekisterin CSV-tuonnissa postinumero ja -toimipaikka voidaan ilmoittaa kahdella eri tavalla:

  1. Eri kentissä: Postinumero- ja Postitoimipaikka-sarakkeissa

  2. Yhdessä kentässä: Postinumero/Postitoimipaikka-sarakkeessa

Huom! Valitse vain toinen tapa. Poista käyttämätön vaihtoehto CSV-tiedostosta, jotta tietojen tulkinta ei mene sekaisin.

Jos molemmat muodot ovat kuitenkin mukana samassa tiedostossa, jälkimmäinen sarake korvaa aiemmat tiedot. Esimerkiksi, jos yhdistetty kenttä (Postinumero/Postitoimipaikka) on tyhjä, se tyhjentää myös aiemmin täytetyt Postinumero- ja Postitoimipaikka-kentät.

Asiakasnumero ja kohdistus

Jos CSV-tiedostossa on Nro-sarakkeessa asiakasnumero, mutta riviä ei voida kohdistaa asiakasrekisteriin, järjestelmä luo asiakkaalle uuden numeron automaattisesti, eikä alkuperäistä asiakasnumeroa tuoda.

Maa-asetukset ja tuoterekisterin käyttö

Maa-asetukset (Asiakkaan takaa Lisätiedot-välilehti):

  • CSV-tiedoston arvo voi olla:

    • FI = Suomi

    • XX = Ei maavalintaa (None)

Tuoterekisterin käyttö (Asiakkaan takaa Lisätiedot-välilehti):

  • CSV-tiedoston arvo voi olla:

    • Y = Käytä tuoterekisteriä

    • N = Älä käytä tuoterekisteriä

    • Tyhjä = Määritellään Ostolasku-asetuksissa

Toimitustapojen ja -ehtojen luonti

Jos CSV-tiedostossa ilmoitetaan toimitustapa tai toimitusehto, jota ei löydy järjestelmästä, ne lisätään automaattisesti tuonnin yhteydessä.

 Tuonnin esikatselu ja vahvistus

image-20250715-131357.png

Tuonnin yhteydessä järjestelmä ilmoittaa:

  • Kuinka monta asiakasta ollaan lisäämässä

  • Kuinka monta asiakasta ollaan päivittämässä

Tiedot näkyvät vahvistusikkunassa ennen tuonnin suorittamista.

Tuotujen asiakastietojen poistaminen

Asiakasrekisteriin tuotu CSV-tiedosto voidaan poistaa tuontipäivänä sekä kolmen (3) seuraavan päivän ajan.

Tiedosto poistetaan Poista-painikkeella. Kun poisto ei ole enää mahdollista, Poista-painike ei näy.