NetBaron Instructions
NetBaron Instructions
Breadcrumbs

Tapahtumien tuonti palkkalaskelmalle Matka- ja Kello-sovelluksesta

Matka- ja Kello-sovelluksissa kirjatut tapahtumat voidaan tuoda Palkka-sovellukseen palkansaajakohtaisesti palkkalaskelman rivitiedoiksi.

Työaikaleimausten, matkalaskujen ja työajan laskutuksen tuonti palkkalaskelmalle

Tapahtumien tuonti mahdollistaa Matka-, Kello- ja työajan laskutus -sovelluksiin kirjattujen tietojen siirtämisen suoraan palkkalaskelman riveiksi.

Tuonti-ikkunassa aineisto esitetään palkkalajeittain eriteltynä. Erittely määräytyy Matka- ja Kello-sovellusten asetuksissa määritettyjen tuntilajien perusteella. Esimerkiksi matkalaskuilta voidaan tuoda km-korvaus, kokopäiväraha ja osapäiväraha omina riveinään.

  1. Avaa olemassa oleva palkkalaskelma tai valitse palkansaaja uuden laskelman luomiseksi.
    💡 Tuonti-ikkuna avautuu vain, kun palkansaaja on valittuna.

  2. Klikkaa Tuonti image-20260413-081907.png .

  3. Rajaa tuotavaa aineistoa Kohde-valikosta:

    • Matka

    • Kello

    • Työajan laskutus

  4. Rajaa tapahtumia tarvittaessa päivämäärän perusteella.
    Oletuksena tuonti-ikkuna hakee tapahtumat kuuden kuukauden ajalta taaksepäin.

  5. Valitse Tuontitapa:

    • Eritelty → rivit tuodaan sellaisinaan

    • Yhteenveto → rivit yhdistetään palkkalajeittain, á-hinnoittain, kustannuspaikoittain ja työnumeroittain

    • Tuontitavan oletusasetus määritetään: Asetukset > Sovellusasetukset > Palkka > Yleiset

  6. Valitse tarvittaessa Säilytä rivijärjestys, jos haluat rivien pysyvän samassa järjestyksessä kuin tuonti-ikkunassa.
    Ilman valintaa rivit järjestetään palkkalajin numeron mukaiseen järjestykseen.

  7. Valitse tuotavat rivit:

    • yksitellen valintaruuduista tai

    • valitsemalla kaikki rivit sarakeotsikon valintapainikkeella

  8. Klikkaa Poimi image-20260413-082029.png .

Valitut rivit siirtyvät palkkalaskelmalle ja poistuvat tuontinäkymästä.

Tuonti-ikkunassa voidaan tarvittaessa muuttaa palkkalajia, á-hintaa, yksikköä ja tiliöintejä.

Huom!

  • Palkkalaji on pakollinen tieto. Riviä ei voida tuoda palkkalaskelmalle ilman palkkalajia.

  • Palkalle vienti ei muuta työajan laskutuksen tilaa.

Miksi tapahtumia ei näy tuonti-ikkunassa?

Jos tapahtumia ei näy tuonti-ikkunassa, syy liittyy yleensä tapahtuman tilaan, rajaukseen tai puuttuviin asetuksiin. Tarkista seuraavat kohdat.

Tapahtuman tilan asetukset Matka- ja Kello-sovelluksissa

Matka- ja Kello-sovellusten työajanseurannan ja laskutuksen asetuksissa voidaan määrittää, missä tilassa olevat tapahtumat siirtyvät palkanlaskentaan.

Palkkalajikohtainen esto

Tapahtumien siirto voidaan estää palkkalajikohtaisesti Palkan asetuksissa valinnalla Älä siirrä kellon leimauksia palkanlaskentaan tältä palkkalajilta.

Lisätietoja löytyy Palkan asetusten ohjeesta Palkkalajit-välilehti.

Kello-sovelluksen työryhmä

Kun tietoja tuodaan Kello-sovelluksesta, leimauksia tekevän käyttäjän asetuksiin tulee olla määritetty sopiva työryhmä:

Rekisterit > Henkilöstö > valittu käyttäjä > Työaika-välilehti > Työryhmä

Ilman työryhmän valintaa leimausten tuominen Palkka-sovellukseen ei ole mahdollista.

Työajan laskutuksen tuotteiden korvaus-asetus

Vain tuotteet, joille on määritetty työntekijälle maksettava korvaus, siirtyvät palkanlaskentaan.

Työajan laskutuksen tila

Varmista ennen tuontia, että työajan laskutus on tilassa: Tarkastettu ja Hyväksytty
Tarvittaessa asetuksissa voidaan sallia tuonti jo tilassa Valmis tai Hyväksytty, mutta ei pelkästään tilassa Tarkastettu.

Lisätietoja tapahtumien muodostumisesta palkkalaskelmalle

Tuomattomien tapahtumien tarkastelu tuonti-ikkunassa

Valittu palkansaaja -välilehdellä näkyvät valitun henkilön tuomattomat tapahtumat.

image-20260413-091449.png

Palkansaajat-välilehdellä näkyvät kaikkien palkansaajien tuomattomat tapahtumat yhteensä.

image-20260413-091601.png

Voit siirtyä suoraan henkilön tietoihin kaksoisklikkaamalla riviä.

Automaattiset tarkistukset tuonti-ikkunassa

Tuonti-ikkuna tarkistaa automaattisesti:

  • onko palkkalaskelmalle tuotavia tapahtumia muista sovelluksista viimeisen kuuden kuukauden ajalta

  • onko palkansaajalla tapahtumia, jotka eivät vielä ole asetuksissa määritetyssä tuontitilassa

Jos esimerkiksi asetuksissa on määritetty, että Hyväksytty-tilaiset matkalaskut tuodaan palkalle, järjestelmä ilmoittaa matkalaskuista, joita ei vielä ole hyväksytty mutta jotka voivat vaikuttaa palkanlaskentaan.

Ilmoitus näytetään tallennuksen yhteydessä siihen asti, kunnes laskelma on Hyväksytty-tilassa.

Palkkalajin muodostuminen matkalaskuilta

Palkkalaji muodostuu seuraavasti:

  1. käytetään matkalaskun riville määritettyä palkkalajia

  2. jos sitä ei ole → käytetään matkalaskun asetuksissa määritettyä oletustuntilajia

  3. jos sitä ei ole → palkkalaji jää tyhjäksi

Jos palkkalaji puuttuu, ohjelma ilmoittaa siitä ja merkitsee kentän punaisella taustavärillä.

Tilin ja vastatilin muodostuminen tuonnissa

Tilin muodostuminen:

  1. käytetään palkkalajin asetuksiin määritettyä oletustiliä

  2. jos sitä ei ole → käytetään matkalaskun asetuksissa määritettyä tiliä

  3. jos sitä ei ole → kenttä jää tyhjäksi

Vastatili muodostuu:

  1. matkalaskun riviltä

  2. jos sitä ei ole → palkkalajin asetuksista

  3. jos sitä ei ole -> tilikartalta

Kellon leimausrivien siirtyminen palkkalaskelmalle

Kello-sovelluksen työajanseurannasta muodostetaan yhteenveto kustannuspaikoittain, työnumeroittain ja näiden yhdistelmien mukaisesti. Palkanlaskentaan siirtyy tämä yhteenvetotieto.

Jos leimausrivillä Laske työaika = Ei ja tuntilaji on valittuna, rivi siirtyy sellaisenaan palkanlaskentaan ja vientitiedostoihin.

Muussa tapauksessa rivit käsitellään laskentasääntöjen perusteella ja jaotellaan:

  • kustannuspaikoittain

  • työnumeroittain

Tuotujen rivien palauttaminen maksatusjonoon

Siirron yhteydessä matkalaskun ja kellon tapahtumiin tehdään merkintä siirrosta palkanlaskentaan.

Jo tuodut rivit voidaan tarvittaessa palauttaa takaisin maksatusjonoon poistamalla yksittäinen rivi palkkalaskelmalta tai koko palkkalaskelma.

Poiston yhteydessä järjestelmä kysyy, palautetaanko rivit maksatusjonoon.

  • Kyllä → rivit palautuvat jonoon ja ne voidaan tuoda uudelleen

  • Ei → rivit jäävät Siirretty-tilaan eikä niitä voi tuoda uudelleen

Matkakulujen arvonlisäverokäsittely muutostilanteessa

Jos matkakulun arvonlisäverokanta on muuttunut kulun syntymishetken ja maksuvuoden välillä, muutos tulee huomioida kirjanpidossa erillisellä kirjauksella. Esimerkiksi tilanteessa, jossa matkalaskun hotellikulu on syntynyt vuonna 2025 (ALV 14 %) mutta maksetaan vuonna 2026 (ALV 13,5 %), toimitaan seuraavasti:

  1. Kirjaa hotellikulu palkanlaskennassa ensin selvittelytilille.

  2. Laadi tämän jälkeen erillinen tosite, jossa kulu siirretään selvittelytililtä majoitustilille.

  3. Valitse tositteella arvonlisäveroksi kulun syntymishetkellä voimassa ollut ALV-prosentti.

Näin arvonlisävero kohdistuu oikein kulun syntymisajankohdan mukaisesti.

Matkaennakon käsittely palkanlaskennassa

Jos matkalaskulla on ennakkomaksuja (valinta Laskuta ennakko), joita ei ole vielä tuotu palkanlaskentaan eikä ostolaskulle, tuonti-ikkunassa näkyy kyseisestä matkalaskusta ainoastaan matkaennakkorivi. Tämä voidaan poimia normaalisti palkkalaskelman riviksi.

Kun laskutettava ennakko on tuotu palkanlaskentaan tai ostolaskulle:

  • tuonti-ikkunaan tulee poimittavaksi matkaennakkorivi miinusmerkkisenä

  • lisäksi näkyviin tulevat muut matkalaskun rivit matkalaskun mukaisina

Huomaa, että matkalaskun rivejä ei voi tuoda samanaikaisesti sekä ostolaskulle että palkanlaskentaan.

Suositus on:

  • jos matkalaskuja käsitellään ostolaskun kautta, siirrä ostolaskulle vain ennakko ja/tai kustannuksista syntyneet kulut

  • käsittele verovapaat kustannusten korvausrivit palkanlaskennassa

Tällöin matkalaskulta tulevat erät siirtyvät oikein myös tulorekisteri-ilmoitukselle.

Työajan laskutuksen tuotteiden tuonti palkanlaskentaan

Vain tuotteet, joille on määritetty työntekijälle maksettava korvaus, siirtyvät palkanlaskentaan.

  1. Varmista, että työajan laskutuksessa käytettävälle tuotteelle on määritetty tiedot Korvaus työntekijälle -välilehdellä:

    • aktivoi Työntekijälle maksettava korvaus

    • valitse sopiva tuntilaji

  2. Määritä tuotteelle tarvittaessa korvaussumma euroina per tunti. Tämä summa siirtyy palkkalaskelmalle, jos palkkalajin asetukset eivät ohjaa laskentaa toisin.

  3. Huomioi palkkalajin kaavan mahdollinen vaikutus korvaussummaan:

    • jos palkkalajilla on á-hinnan kaava → käytetään aina kaavaa

    • jos kaavaa ei ole → käytetään henkilön vakiopalkoissa olevaa á-hintaa

    • jos haluat käyttää tuotteen korvaussummaa sellaisenaan → luo erillinen palkkalaji ilman kaavoja

  4. Määritä tarvittaessa lisäasetukset:

    • Maksetaan kulutuksen mukaan → korvaus maksetaan työajan laskutuksella olevan määrän mukaan

    • Kerroin käytössä → korvaus lasketaan Kerroin-kenttään syötetyn kertoimen perusteella

  5. Huomioi tuoterivin hinnan muodostuminen:

    • työajan laskutuksen asetuksissa voidaan määrittää tuoteriville oletushinta

    • korvaustuotetta tuotaessa riville siirtyy kuitenkin tuotteen myyntihinta

    • määritä myyntihinta vastaamaan asiakkaalta laskutettavaa hintaa

  6. Lisää työajan laskutukseen rivit tuotteilla, joille on määritetty korvaus työntekijälle. Vain nämä rivit siirtyvät palkanlaskentaan.

  7. Huomioi, että Tunnit laskutetaan -valinta luo työajan laskutukseen automaattisen työrivin, mutta tämä rivi ei siirry palkanlaskentaan.

  8. Klikkaa palkkalaskelmalla Tuonti image-20260413-081907.png -painiketta ja valitse tapahtumien tuonti-ikkunassa Kohde > Aika – Työaika

  9. Tuo työajan laskutuksen rivit palkkalaskelmalle Poimi image-20260413-082029.png -painikkeella.