Palkkalaskelmalle tapahtumien tuonti Matka- ja Kello-sovelluksesta
Matka- ja Kello-sovelluksilla kirjattuja tapahtumia on mahdollista tuoda Palkka-sovellukseen palkansaajakohtaisesti palkkalaskelman rivitiedoiksi.
Matka-sovelluksen sekä Kello-sovelluksen työajan seurannan ja laskutuksen asetuksissa voidaan määrittää, missä tilassa olevat tapahtumat tuodaan palkanlaskentaan.
Lisätietoa Matka-sovelluksen ja Kello-sovelluksen ohjeesta.
Tuonti on mahdollista estää palkkalajeittain Palkka-sovelluksen asetuksissa olevalla Älä siirrä kellon leimauksia palkanlaskentaan tältä palkkalajilta -valinnalla.
Lisätietoa Palkka-sovelluksen asetusten ohjeesta.
Tuotaessa tietoja Kello-sovelluksesta leimauksia tekevän käyttäjän asetuksiin, tulee olla määriteltynä tarkoitukseen sopiva työryhmä (Hallinta > Asetukset > Henkilöstö -> valittu käyttäjä, Työaika-välilehti, Työryhmä-valinta)
Ilman työryhmän valintaa leimausten tuominen Palkka-sovellukseen ei ole mahdollista.
Kello-sovelluksen työajan seurannassa (leimauksella) tehdään yhteenveto kustannuspaikoittain, työnumeroittain sekä edellisten eri yhdistelmittäin koottuna ja palkanlaskentaan tuodaan Kello-sovelluksesta tämä yhteenveto.
Työajan laskutuksen puolelle poimitut tuotteet, joiden takana on korvaus työntekijälle, saa tuotua palkanlaskentaan samalla tavalla kuin kellon leimaukset ja matkalaskut. Seuraavat seikat on kuitenkin hyvä huomioida:
Tulee olla perustettuna tuote, jolle on määritetty Korvaus työntekijälle-välilehdellä seuraavat tiedot:
Työntekijälle maksettava korvaus -valinta aktiivinen
Valittava tuntilaji
Mikäli valitaan palkkalaji, jonka takana on kaava, tuo korvattavan summan sen kautta, eikä tuotteelle määritettyä korvaussummaa. Tuonnissa a-hinnan muodostumiseen vaikuttavat palkkalajin asetukset ja kaavat.
Mikäli palkkalajin takana on a-hinnalle kaava, käytetään a-hinnan laskennassa aina kaavaa.
Mikäli kaavaa ei ole, niin käytetään henkilön vakiopalkoissa olevaa a-hintaa palkkalajille.
Mikäli halutaan, että korvaussummaksi tuo sen mikä tuotteen tietoihin on määritelty, luodaan oma palkkalaji, jolle ei määritellä kaavoja.
Työajan laskutuksen asetuksissa voidaan määrittää oletushinta tuoteriville. Tulee kuitenkin huomioida, että tuotaessa korvaustuote, sen takaa tulee myyntihinta riville. Korvaustuotteen myyntihinta kannattaa asettaa sellaiseksi, mikä halutaan laskuttaa asiakkaalta.
Annetaan korvaussumma, eli euromäärä / tunti joka tulee palkkalaskelmalle.
Mikäli Maksetaan kulutuksen mukaan -valinta on päällä, maksetaan palkansaajalle korvaus työajanlaskutuksella olevan määrän mukaan.
Mikäli Kerroin käytössä -valinta on aktiivinen käytetään korvaussuman laskennassa Kerroin-kenttään syötettyä kerrointa.
Työajan laskutuksen puolelta palkanlaskentaan tuodaan sellaiset rivit, joilla on tuote, joka on työntekijälle korvattava.
Työajan laskutuksessa tulee valita riviksi se tuote, jonka taakse on määritetty korvaus. Työajan laskutukseen tulee automaattisesti työrivi, kun napsautetaan Tunnit laskutetaan valinta päälle. Tämä ei siirry palkanlaskentaan, vain ne rivit, joille on valittu korvaustuote
Jotta työaika on tuotavissa palkalle, tulee Työajan laskutus olla Tarkastettu- ja Hyväksytty-tilassa. (Työajan laskutuksen asetuksissa voi määrittää palkalle viennin tilaksi Valmis tai hyväksytty, mutta ei tarkastettu).
Palkkalaskelmalla tapahtumien tuonti-ikkunassa valitaan Kohde-valikosta Aika-Työaika.
Tapahtumien tuonti
Avataan joko olemassa oleva palkkalaskelma tai valitaan palkansaaja luettelosta uuden laskelman luomiseksi. Tuonti-ikkuna avautuu vain palkansaajan ollessa valittuna.
Avataan Tuonti-ikkuna napsauttamalla Tuonti-painiketta .
Tuonti-ikkunaan voidaan hakea valittuna olevan palkansaajan sellaiset matkalaskut, kellon leimaukset ja työajan laskutukset, joita ei ole vielä tuotu ja joiden tila on asetuksissa määritelty tai korkeampi. Tiedot tuodaan valittuna olevan palkansaajan palkkalaskelmalle.
Ikkunassa on mahdollisuus suodattaa tapahtumia päivämäärän perusteella. Suodatus kohdistuu tuotavilla matkalaskuilla matkalaskun loppupäivään, kuten myös työajan laskutuksella. Tuotavilla leimauksilla päivämäärä-suodatus kohdistuu leimauksen päivämäärään.
Oletuksena tuonti-ikkunaa avattaessa haetaan vain kuutta kuukautta aiemmista tapahtumista alkaen.
Palkanlaskentaan tuotava aineisto näkyy palkkalajeittain eriteltynä.
Esim. Matka-sovelluksesta tuotaessa Km-korvaus, Kokopäiväraha, Osapäiväraha.
Erittely tulee sen mukaan, kun tuntilajit on Matka- ja Kello-sovelluksen asetuksissa määritetty.
Kohde-pudotusvalikosta valitaan, mitä tuotavaa aineistoa Tuonti-ikkunassa halutaan näyttää poimittavaksi.
Tuontitapa-valikosta voidaan valita tuodaanko tapahtumat eriteltynä vai yhteenvetona.
Palkan yleisissä asetuksissa (Asetukset > Sovellukset Palkka > Yleiset) määritellään kumpi vaihtoehto on oletuksena valittuna.
Kun tuontitavaksi on valittu Yhteenveto, järjestelmä ryhmittelee tuotavat rivit palkkalajeittain, a-hinnoittain, kustannuspaikoittain ja työnumeroittain, ja lisää ne laskelmalle.
Kun valinta Säilytä rivijärjestys on aktiivinen, rivit säilytetään tuonnissa siinä järjestyksessä, missä ne ovat Tuonti-ikkunassa. Ilman valintaa rivit järjestetään palkkalajin numeron mukaiseen järjestykseen.
Palkanlaskenta-näkymässä valitun palkansaajan tuomattomat tiedot tuodaan Valittu palkansaaja -välilehdelle.
Palkansaajat-välilehdellä on listattuna kaikki palkansaajat ja heillä olevat tuomattomat tiedot yhteensä.
Välilehden avulla voidaan siirtyä suoraan henkilöstä toiselle riviä kaksoisnapsauttamalla.
Tuonti-näkymässä on tarkistus, joka tarkistaa onko palkkalaskelmalle tuotavia tapahtumia muista sovelluksista (tarkistus tehdään puoli vuotta taaksepäin). Kyseinen ilmoitus tulee tallennuksen yhteydessä siihen saakka kunnes laskelma on Hyväksytty-tilassa.
Tuonti-näkymässä on tarkistus, jossa tarkistetaan, onko mahdollisesti tuotava tietoja kyseiselle palkansaajalle jossakin toisessa kuin tuontitilassa. Esimerkiksi jos on Matka-sovelluksessa palkalle tuonti on käytössä ja on määritelty niin, että Hyväksytty-tilassa olevat matkalaskut tuodaan, niin järjestelmä tekee tarkistuksen, onko ko palkansaajalle sellaisia matkalaskuja, joita ei ole vielä Hyväksytty ja jotka mahdollisesti pitäisi hyväksyä ja ottaa mukaan palkan laskentaan.
Avautuvassa ikkunassa valitaan:
Kohde-pudotusvalikosta voidaan suodattaa näkymään tiedot sovelluskohtaisesti.
Esimerkiksi, jos halutaan näkyviin vain kaikki tuomattomat matkalaskut, valitaan pudotusvalikosta Matka.
Lisäksi kerralla näkyvää rivimäärää voi suodattaa Rivejä-valikosta.
Valitaan aktiiviseksi rivit, jotka halutaan siirtää palkkalaskelmalle.
Valinta tapahtuu joko yksitellen valitsemalla tai napsauttamalla valintalaatikkosarakkeen otsikossa olevaa painiketta, jolloin valitaan kaikki näkymässä olevat rivit.
Valitut rivit tuodaan palkkalaskelmalle napsauttamalla Poimi-painiketta
Poimitut rivit poistuvat tuontinäkymästä.
Rivien palkkalajia, a-hintaa, yksikköä ja tiliöintejä voidaan muuttaa tuontinäkymästä, mikäli huomataan, että tiedot ovat virheelliset tai puutteelliset.
Palkkalaji on pakollinen tieto, jota ilman riviä ei voida siirtää palkkalaskelmalle.
Mikäli matkalaskun kilometrikorvaus-, päiväraha- tai majoitusvälilehdelle on syötetty tuntilaji, tuodaan se tuonnin yhteydessä automaattisesti palkkalajiksi.
Mikäli matkalaskun rivillä tuntilajia ei ole annettu, haetaan matkalaskun asetuksista oletustuntilajiksi syötetty tuntilaji.
Mikäli tuontia yrittää ilman palkkalajia, ohjelma ilmoittaa tästä ja indikoi puuttuvan tiedon taustavärin punaiseksi.
Oletuspalkkalajin hakeminen palkan tuonti-ikkunaan matkalaskujen osalta toimii seuraavasti:
Otetaan matkariviltä palkkalaji, jos sellainen on.
Mikäli palkkalajia ei matkarivillä ole, se otetaan matkalaskun asetuksista, jos sellainen on määritetty. Ellei ole, tuodaan tyhjänä.
Oletustilin hakemisessa hyödynnetään edellisessä kohdassa valittua palkkalajia. Tilin hakeminen palkan Tuonti-ikkunaan toimii seuraavasti:
Otetaan tili palkan asetuksista palkkalajin takaa.
Mikäli tiliä ei ole, otetaan tili matkalaskun asetuksista. Ellei sielläkään ole, tuodaan tyhjänä.
Otetaan tili matkalaskun riviltä.
Mikäli tiliä ei ole, vastatili tuonti-ikkunaan otetaan ensisijaisesti palkan asetuksista palkkalajin takaa. Ellei sitä siellä ole, otetaan vastatili tilikartalta.
Mikäli leimausrivillä on Laske työaika -valinta Ei, ja tuntilaji on valittuna, tuodaan rivi sellaisenaan palkanlaskentaan sekä vientitiedostoihin.
Muussa tapauksessa suoritetaan rivien käsittely laskentasääntöjen perusteella ja jaotellaan ne kustannuspaikoittain ja työnumeroittain.
Siirron yhteydessä tehdään tuotavien matkalaskun ja kellon tapahtumien tilamuutoksiin merkintä siirrosta.
Jo tuodut rivit voidaan palauttaa takaisin maksatusjonoon niin haluttaessa.
Palauttaminen tapahtuu joko poistamalla yksittäinen rivi tai koko laskelma.
Molemmissa tapauksessa kysytään vahvistus palautetaanko poistettavat rivit maksatusjonoon.
Kun vastataan kyllä, palautuvat rivit takaisin jonoon ja ne voidaan poimia uudelleen. Ei vastauksella rivit jäävät Siirretty- tilaisiksi, eikä niitä voida tuoda uudelleen.
Palkalle-vienti ei muuta työajan laskutuksen tilaa.
Matkakulujen arvonlisäverokäsittely muutostilanteessa
Tilanteessa, jossa arvonlisäveromuutokset tulee huomioida matkakulujen kirjaamisessa. Esimerkiksi matkalaskun hotellikulu, joka on muodostunut vuonna 2012, tuodaan palkanlaskentaan ja maksetaan vuonna 2013. (Alv. 9% vuonna 2012 j alv 10% vuonna 2013)
Kirjaus tehdään niin, että:
Hotellikulu kirjataan ensin selvittelytilille palkanlaskennassa
Tehdään erillinen tosite, jossa kulu kirjataan pois selvittelytililtä majoitustilille. Tässä tositteessa vaihdetaan alv:n pudotusvalikosta kulun syntymishetkellä voimassa ollut Alv-prosentti.
Matkaennakon käsittely
Jos matkalaskulla on ennakkomaksuja (Matkalaskulla Laskuta ennakko -valinta), joita ei ole vielä tuotu palkanlaskentaan eikä ostolaskulle, näkyy kyseisestä matkalaskusta tuonnissa ainoastaan matkaennakkorivi, joka voidaan poimia normaaliin tapaan palkkalaskelman riviksi.
Sen jälkeen, kun laskutettava ennakko on tuotu palkanlaskentaan tai ostolaskulle, tulee Tuonti-ikkunaan poimittavaksi matkaennakkona maksettu rivi miinusmerkkisenä sekä muut matkalaskun rivit sen mukaisena kun ne ovat matkalaskulla.
Matkalaskun rivien tuonti ei ole mahdollista sekä ostolaskulle että palkanlaskentaan.
Suositus on, että mikäli matkalaskuja maksetaan ostolaskun kautta, viedään ostolaskulle ainoastaan ennakko ja/tai kustannuksista syntyneet kulut.
Matkalaskun verovapaat kustannusten korvausrivit käsitellään palkanlaskennassa. Tämä mahdollistaa sen, että matkalaskulta tulevat erät siirtyvät tulorekisteri-ilmoitukselle.