Finago Apix-verkkopalveluiden käyttöönotto ja sähköisen laskutuksen asetukset
Finago Apix on verkkolasku- ja sanomanvälityspalvelu, jonka avulla NetBaronissa voidaan lähettää ja vastaanottaa laskuja sähköisesti. Apix toimii operaattorina NetBaronin ja laskun vastaanottajien tai lähettäjien välillä. Apixin avulla verkkolaskutus voidaan hoitaa ilman erillisiä pankkikanavia ja se mahdollistaa sujuvan sähköisen laskunkäsittelyn osana NetBaronin integroitua taloushallintoa. Tämä tehostaa laskujen käsittelyä ja vähentää manuaalista työtä. Palkkalaskelmat voidaan myös lähettää Finago Apixin kautta palkansaajan verkkopankkiin.
Finago Apix-verkkopalveluiden käyttöönotto
Finago Apix otetaan käyttöön organisaatiokohtaisesti. Jos palvelu ei ole vielä käytössänne mutta haluatte ottaa sen käyttöön, ottakaa yhteyttä klikkaamalla NetBaronissa kirjekuorikuvaketta ja valitsemalla yhteydenoton tyypiksi Sopimusmuutos.
Sähköisen laskutuksen käyttö edellyttää, että käytössä on verkkolaskuja käsittelevät sovellukset. NetBaronissa verkkolaskujen lähettämiseen tarvitaan myyntireskontra ja vastaanottamiseen ostoreskontra. Näiden avulla hyödynnetään integroidun taloushallinnon edut ja tehostetaan laskujen käsittelyä.
Apixin kautta käytettävät palvelut NetBaronissa
NetBaronissa verkkolaskutus ja muu sähköinen aineistojen välitys voidaan toteuttaa pankkikanavien sijaan Finago Apix -verkkolaskuoperaattorin kautta. Palvelut valitaan organisaation tarpeiden mukaan, eikä kaikkia palveluita ole pakko ottaa käyttöön.
Saatavilla olevat Finago Apixin palvelut
Laskutus
Myyntiverkkolasku
Myyntilaskujen tulostuspalvelu
Myyntiverkkolasku sähköpostilla
Ostolaskujen käsittely
Ostoverkkolasku
Ostolaskujen skannauspalvelu
Palkat
Palkkalaskelmien tulostuspalvelu
Verkkopalkka (palkkalaskelma palkansaajan omaan verkkopankkiin)
Sopimus ja käyttöönotto
Finago Apix -palveluista tehdään sopimus NetBaron Solutions Oy:n kanssa. Palvelujen hinnat on määritelty erillisessä hinnastossa. Ennen käyttöönottoa organisaation tulee hyväksyä tarjous sekä Finago Apix -sopimusehdot. Kun sopimus on tehty, NetBaronin tuki huolehtii palvelujen avaamisesta ja ilmoittaa, kun valitut palvelut ovat käytettävissä.
Huom! Jos Finago Apix on ollut aiemmin käytössä jonkin muun ohjelmistotoimittajan kautta, asiasta tulee ilmoittaa NetBaronin tukeen. Tämä varmistaa, että verkkolaskujen ohjaus ja välitys toimivat oikein.
Laskujen toimitus
NetBaronissa laskut toimitetaan vastaanottajille ensisijaisesti verkkolaskuina. Jos verkkolaskua ei ole mahdollista toimittaa, lasku lähetetään automaattisesti kirjeenä tai sähköpostilla valitun palvelun mukaisesti.
Finago Apix käyttää lähtevissä laskuissa automaattireititystä. Tällöin järjestelmä pyrkii löytämään vastaanottajalle toimivan verkkolaskuosoitteen julkisista rekistereistä tai Finago Apixin omista osoitteistoista. Käyttäjän ei normaalitilanteessa tarvitse tehdä erillisiä määrityksiä.
Jos vastaanottajalle ei löydy toimivaa verkkolaskuosoitetta, lasku ohjataan automaattisesti tulostuspalveluun ja toimitetaan kirjeenä.
Automaattireitityksen toimintaperiaate
Verkkolaskuosoitetta haetaan seuraavassa järjestyksessä:
Verkkolaskuosoite
OVT-tunnus
Y-tunnus
Yrityksen nimi
Jos vastaanottajan verkkolaskuosoite tai operaattori on muuttunut, Finago Apix pyrkii automaattisesti löytämään ajantasaisen osoitteen.
Laskun toimitustavan pakottaminen
Automaattireititys voidaan tarvittaessa ohittaa määrittämällä asiakkaalle toimitustapa asiakasrekisterissä:
Kirjeenä toimitettava lasku
Asiakkaan verkkolaskutunnukseksi määritellään TULOSTUS.
Sähköpostilla toimitettava lasku
Asiakkaan Operaattoritunnukseksi asetetaan EMAIL ja verkkolaskutunnukseksi asiakkaan sähköpostiosoite.
Lisäksi asiakkaan Oletukset-välilehdellä:
Tulostustapa: Operaattori
Tulostuspohja: Finvoice
⚠️ Huomioithan, että sähköpostiosoitteen enimmäispituus on 35 merkkiä.
Useat verkkolaskuosoitteet ja erityistilanteet
Jos vastaanottajalla on käytössä useita verkkolaskuosoitteita ja laskut halutaan ohjata tiettyyn osoitteeseen, kyseinen osoite tulee tallentaa vastaanottajan laskutusosoitteen tietoihin. Tällöin lasku reititetään tähän osoitteeseen, mikäli tiedot löytyvät verkkolaskuosoitteistoista tai Finago Apixin omasta osoitteistosta.
Tarvittaessa puuttuvan osoitteen voi ilmoittaa Finago Apixille.
Laskujen tulostaminen ja tulostuspohjat
Laskuja voidaan tulostaa operaattorille yksittäin tai kootusti myyntilaskujen Etsi-näkymästä. Laskujen lähetyksissä käytetään laskulle määriteltyä tulostuspohjaa.
Suositeltu tulostuspohja on PDF, jota käytetään sekä verkkolaskun liitteenä että kirjeenä toimitettavissa laskuissa.
Jos tulostuspohjaksi valitaan Verkkolasku, laskun PDF muodostetaan verkkolaskuaineiston perusteella.
Asetusten määrittäminen Apix-palveluille
Kun Finago Apix -palvelut on otettu käyttöön, NetBaronissa tulee määrittää palvelukohtaiset asetukset. Tarvittavat asetukset riippuvat siitä, mitä Apix-palveluita organisaatiossa käytetään (esimerkiksi myyntiverkkolaskutus, tulostuspalvelu tai sähköpostilaskutus).
Alla on kuvattu keskeisimmät asetukset ja mistä ne löytyvät NetBaronissa. Kaikkia asetuksia ei tarvitse ottaa käyttöön, vaan vain ne, jotka vastaavat organisaation toimintatapoja.
Toimipaikan asetukset
Toimipaikan perustiedot tulee määrittää ennen verkkolaskujen lähettämistä tai vastaanottamista.
Polku: Rekisterit > Toimipaikat > Yritystiedot
Yritystiedot-välilehdelle tallennetaan:
Verkkolaskuoperaattori
Verkkolaskutunnus
Y-tunnus
OVT-tunnus
Näitä tietoja käytetään myyntiverkkolaskujen lähetyksessä.
Myyntiverkkolaskutuksen oletusasetukset
Myyntilaskut voidaan määrittää oletuksena lähetettäväksi verkkolaskuina Finago Apixin kautta.
Polku: Asetukset > Talous > Myyntilasku > Asetukset
Valitse Lähetystapa-kenttään Operaattori ja tallenna asetukset.
Tämän jälkeen myyntilaskut ohjautuvat oletuksena Finago Apixille verkkolaskuina.
Asiakaskohtaiset verkkolaskuasetukset
Asiakaskohtaisesti voidaan määrittää, miten laskut toimitetaan ja mitä verkkolaskutietoja käytetään.
Luotettavimmat tiedot saadaan suoraan laskun vastaanottajalta.
Huomioitavaa:
Jos asiakkaalle tallennettu verkkolaskuosoite poikkeaa Finago Apixin automaattireitityksen käyttämästä osoitteesta, lasku voi ohjautua tulostuspalveluun.
Jos asiakkaan verkkolaskuosoitteena käytetään salaista tai tarkenteellista osoitetta, asiasta tulee ilmoittaa NetBaronin tukeen ennen laskun lähettämistä.
Jos asiakkaan verkkolaskuosoite jätetään tyhjäksi, lisää verkkolaskutusosoitteeksi TULOSTUSPALVELU ja verkkolaskuoperaattoriksi N/A. NetBaron käyttää automaattireititystä Y-tunnuksen perusteella ja toimittaa laskun verkkolaskuna tai kirjeenä sen mukaan, löytyykö toimiva reititys.
Asiakkaan oletusasetukset laskujen toimitukselle
Asiakkaalle voidaan määrittää oletuksena, että laskut lähetetään operaattorin kautta.
Valitse Tulostustapa-kenttään Operaattori ja tallenna asetukset.
Tämä asetus koskee normaalisti luotavia myyntilaskuja.
Eräajolaskutuksen asetukset
Jos käytössä on eräajolaskutus ja automaattilaskutus, tulee varmistaa, että myös eräajolaskut ohjautuvat Finago Apixille.
Polku: Asetukset > Talous > Myyntilasku > Asetukset > Eräajolaskut
Valitse Operaattori-kenttään APIX ja tallenna asetukset.
Tämän jälkeen eräajolaskut lähetetään automaattisesti operaattorin kautta.
Tulostus- ja sähköpostilaskutuksen asetukset
Lasku voidaan ohjata kirjeenä tai sähköpostilla toimitettavaksi Finago Apixin kautta.
Kirjeenä toimitettava lasku:
Asiakkaan verkkolaskutunnukseksi määritellään TULOSTUS.
Sähköpostilla toimitettava lasku:
Polku: Rekisterit > Asiakkaat > Perustiedot 2
Verkkolaskuoperaattori: EMAIL
Verkkolaskutunnus: asiakkaan sähköpostiosoite
Lisäksi asiakkaan Oletukset-välilehdellä:
Tulostustapa: Operaattori
Tulostuspohja: Finvoice
⚠️ Huomioithan, että sähköpostiosoitteen enimmäispituus on 35 merkkiä.
Tulostuspalvelussa laskut toimitetaan Finago Apixin kautta tulostus- ja postituspalveluun. Laskut tulostetaan mustavalkoisina, kaksipuoleisina. Mukana on Finago Apixin tuottama kansisivu, jossa on lähettäjän ja vastaanottajan osoitetiedot. Laskut toimitetaan valkoisessa ikkunallisessa kirjekuoressa.
Finago Apix voi käyttää kansisivua verkkolaskutusta edistävään tiedottamiseen.
Käytännön huomiot ja erityistilanteet Finago Apixin palveluissa
Alla on kuvattu Finago Apixin käyttöön liittyviä käytännön tilanteita ja erityispiirteitä, jotka on hyvä tuntea arjen laskutuksessa.
Tuplalaskujen tarkastus ja Duplikaatti-virheilmoitus
Lue lisää tuplalaskujen tarkastuksesta
Finago Apix tarkistaa lähetettyjen laskujen osalta, onko sama lasku lähetetty aiemmin. Tarkistus perustuu Finago Apix -tiliin, laskuttajan Y-tunnukseen ja laskunumeroon. Jos nämä tiedot ovat kahdessa laskussa samat, lasku palautuu Duplikaatti-virheilmoituksella.
Tarkistus on voimassa seitsemän vuorokauden ajan laskun lähettämisestä. Kahdeksantena vuorokautena alkuperäisen lähetyksen jälkeen lasku voidaan lähettää uudelleen.
💡 Tuplalaskujen tarkastus voidaan kytkeä yrityskohtaisesti pois päältä. Mikäli haluatte poistaa tarkistuksen käytöstä, ottakaa yhteyttä NetBaronin tukeen.
Ostoverkkolaskujen vastaanotto
Ostoverkkolaskut saapuvat NetBaroniin automaattisesti Kesken-tilaan. Vastaanotto ei edellytä erillisiä asetuksia. Käyttöönoton yhteydessä riittää, että laskuja lähettäviä tahoja tiedotetaan uusista laskutustavoista, jotta laskut ohjautuvat suoraan oikeaan kanavaan.
Ostolaskujen skannauspalvelu – käyttöönotto ja osoitetiedot
Skannauspalveluun lähetettävät laskut tulee toimittaa siten, että jokainen lasku on omassa kirjekuoressaan.
Skannauspalvelun osoite on muotoa:
Yrityksen nimi
@KÄYTTÖOSOITE@... (Finago Apixin ilmoittama skannauspalvelun käyttöosoite)
PL 1000
00781 HELSINKI
Käyttöosoite on pakollinen, sillä sen perusteella laskut kohdistuvat oikealle yritykselle. Vastaanottajan postiosoitteen tulee näkyä myös itse laskulla, ei pelkästään kirjekuoressa. Jos osoite puuttuu laskulta, laskua ei voida käsitellä.
Maksukehotuslaskuja ei tule lähettää skannauspalveluun, sillä ne voidaan tulkita kirjeiksi eikä laskuiksi. Maksukehotukset tulee pyytää toimittamaan suoraan postiosoitteeseen.
Mitä tietoja skannauspalvelu lukee laskulta
Skannauspalvelu lukee laskuaineistosta seuraavat tiedot:
Yrityksen nimi tai sähköpostiosoite (yksilöi vastaanottavan yrityksen, tiedon avulla lasku kohdistetaan oikealle yritykselle)
Laskun numero
Laskun päivä
Eräpäivä
Valuutta
Loppusumma
Viitenumero
Tilinumero (IBAN)
BIC (vain IBANin yhteydessä)
Lähettäjän nimi
Lähettäjän Y-tunnus (suomalainen)
Lähettäjän ALV-tunnus
Laskun tyyppi (veloitus/hyvitys)
Rivitietoja ei skannata erikseen, vaan ne tulevat laskulle yhtenä rivinä.
Jos laskulla olevat tiedot poikkeavat YTJ:n tiedoista, Finago Apix ei täydennä niitä automaattisesti. Alkuperäiset tiedot ovat kuitenkin nähtävissä laskun kuvassa Alkuperäinen-välilehdellä.
Toimittajien ja kumppaneiden tiedottaminen uusista laskutustavoista
Ostolaskujen sujuvan vastaanoton varmistamiseksi toimittajille ja muille laskuja lähettäville tahoille on hyvä lähettää tiedote verkkolaskutuksen ja/tai skannauspalvelun käyttöönotosta.
Tiedotteessa on suositeltavaa ilmoittaa:
yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot
verkkolaskuosoite
välittäjätunnus
OVT-tunnus
yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
skannauspalvelun osoite paperilaskuja varten
Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus muodostuvat maatunnuksesta (Suomessa 0037) ja Y-tunnuksesta ilman väliviivaa.
⚠️ Jos toimittajat käyttävät pankkien e-laskupalveluita, käytettävä verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus tulee tarkistaa Apixin ohjeista: http://www.apix.fi/ohje.html
Laskujen vastaanottaminen sähköpostiskannauksen kautta
Finago Apix vastaanottaa sähköpostitse lähetetyt laskut PDF-tiedostona. Yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi lasku, mutta sähköposti voi sisältää myös muita liitteitä. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetyksestä.
Kun olet tehnyt sopimuksen Noja Rahoitus Oy:n kanssa, edetään seuraavasti:
NetBaron tekee pyynnön Finago Apixille laskujen ohjaamisesta rahoitusyhtiölle
Finago Apix huolehtii rahoitusyhtiön tilitietojen ja siirtolausekkeen lisäämisestä laskuille
NetBaronin asetuksiin ei tarvitse lisätä rahoitusyhtiön tietoja
Laskujen lähetys tapahtuu normaalisti operaattorin kautta.
Laskut yrityksille (B2B)
Asiakkaan tiedoissa tulee olla vähintään Y-tunnus. Verkkolaskutiedot eivät ole pakollisia, sillä Finago Apix reitittää laskut Y-tunnuksen perusteella ja toimittaa ne tarvittaessa tulostuspalvelun kautta kirjeenä.
Laskut kuluttajille (B2C)
Kuluttajalaskuja voidaan lähettää rahoitukseen joko:
tulostuspalvelun kautta kirjeenä
tai e-laskuna, mikäli kuluttajille tarkoitettu e-laskutus on otettu käyttöön (edellyttää erillistä sopimusta Apixin kanssa)
Rahoitukseen menevien laskujen tulostus
Kohde: Operaattori
Tulostuspohja: PDF tai Verkkolasku (Finvoice)
Myyntilaskujen lähettäminen Finago Apixin kautta kuluttajille (B2C)
Finago Apixin kautta voidaan lähettää laskuja kuluttajille pankkiverkkoon (e-lasku ja suoramaksu) ns. avaimet käteen -ratkaisuna.
Kuluttajalaskutus (B2C): e-lasku ja suoramaksu
Jos kuluttaja-e-laskutus ei ole aiemmin ollut käytössä, käyttöönotto on suoraviivaista. Jos e-laskutus on ollut käytössä aiemmin, vanha sopimus tulee päättää tai tehdä laskuttajailmoitukselle muutosilmoitus Finago Apixin hallintaan.
Tarvittavat liitteet saa tekemällä NetBaronissa yhteydenoton kirjekuorikuvakkeesta. Yhteydenottolomakkeelle tulee kirjata, että kyseessä on Myyntilaskujen lähettäminen Finago Apixin kautta kuluttajille (B2C) ja sitä varten tarvittavat liitteet.
Käyttöönottoa varten:
Täytetään valtakirja ja asiakassuhteen perustamissopimus
Jotta kuluttaja voi tilata e-laskun verkkopankissaan, hän tarvitsee Finago Apix -tunnisteen. Tunnisteen muodostuu automaattisesti ja se on laskun vastaanottajakohtainen..
Finago Apix lisää tunnisteen automaattisesti laskun kansilehdelle, kun lasku lähetetään tulostuspalvelun kautta tai sähköpostilla Finago Apixin kautta.
Kun kuluttaja tilaa e-laskun verkkopankissa:
tieto tallentuu Finago Apixin e-laskurekisteriin
seuraavat laskut toimitetaan automaattisesti e-laskuna
Laskun lähettäjän ei tarvitse muuttaa lähetystapaa. Laskut voidaan jatkossakin lähettää tulostuspalveluna tai sähköpostilla – Finago Apix hoitaa reitityksen.
Nimen tai osoitetietojen muuttuminen kuluttajan e-laskutuksessa
Jos kuluttajan nimi tai osoite muuttuu, e-laskun toimitus voi katketa ja lasku toimitetaan tilapäisesti paperilla tai sähköpostilla.
Tällöin:
kuluttaja voi tilata e-laskun uudelleen verkkopankissa
tai tiedot voidaan päivittää Finago Apixin e-laskurekisteriin
Tarvittaessa ole yhteydessä NetBaronin tukeen ja ilmoita asiakkaan vanhat ja uudet tiedot.
PEPPOL-laskutus (julkinen sektori ja EU)
PEPPOL on Euroopassa käytetty verkkolaskuverkosto erityisesti julkiselle sektorille. Finago Apix muuntaa Finvoice-sanomat automaattisesti PEPPOL-muotoon, kun vastaanottajan tiedoista käy ilmi, että lasku toimitetaan PEPPOL-verkkoon.
💡 Finago Apixin tuesta voi varmistaa välittääkö Finago Apix verkkolaskuja johonkin tiettyyn eurooppalaiseen verkkolaskuoperaattoriin.
Laskujen lähettäminen PEPPOL-osoitteeseen
Erillistä PEPPOL-rekisteröitymistä ei tarvita laskujen lähettämiseen.
Laskun vastaanottajan tietoihin tallennetaan:
Operaattoritunnuskentän voi jättää tyhjäksi, tai siihen kirjoittaa PEPPOL.
Tunnisteen tyypin tulee vastata vastaanottajan osoitetta. PEPPOL-hakemistossa tunnisteen tyyppi on osoitteen jälkeen suluissa.
Verkkolaskuosoitekenttään PEPPOL-osoite. PEPPOL-osoitteen rakenne (esimerkki): 0216:003712345678ABCDE
PEPPOL-osoite rekisteröidään Finago Apixin kautta. Ota yhteyttä NetBaronin tukeen, niin osoite rekisteröidään ja laskujen vastaanotto voidaan aloittaa.
