Uuden ostolaskun luominen skannaamalla
Huom. Laskun skaannaaminen vaatii erillisen skannausohjelman, tarvittaessa ota yhteyttä myynti@netbaron.fi.
1. Laskun skannaaminen
1. Laskut skannataan napsauttamalla Scan all -painiketta, jolloin skannataan kaikki skannerissa olevat sivut.
Kaksipuolisista laskuista tulee muistaa skannata molemmat puolet.
Kuva 1. Skannauksen aloitusnäkymä
2. Jos skannatussa aineistossa on useita laskuja, jaetaan ne omiin dokumentteihinsa:
uusi dokumentti luodaan napsauttamalla New document - painiketta
laskut siirretään omaan dokumenttiinsa hiirellä vetämällä
Laskut tulevat siis samaan Batchiin, mutta kukin omaan dokumenttiinsa.
Kuva 2. Dokumentteihin jaetut laskut
2. Laskun indeksoiminen
Laskun indeksoiminen aloitetaan napsauttamalla ylävalikon Indexing -painiketta. Indeksoinnilla järjestelmään syötetään laskusta tarvittavat tiedot.
Organisaation määrittäminen on pakollista ja se valitaan pudotusvalikosta.
Kuva 3. Laskujen indeksointinäkymä
Mikäli laskussa on viivakoodi, järjestelmä lukee muut tarvittavat tiedot suoraan viivakoodista. Mikäli viivakoodia ei ole, voidaan
organisaation lisäksi valita toimittaja pudotusvalikosta ja syöttää laskun summa sekä eräpäivä (nämä eivät ole pakollisia tietoja).
Tiedot voi tarkistaa vieressä näkyvältä skannatulta laskulta.
Laskusta toiseen päästään siirtymään Indexing -ikkunan yläpuolella olevilla sinisillä nuolinäppäimillä.
3. Laskun julkaiseminen
Luotu Batch julkaistaan napsauttamalla Export batch -painiketta. Ohjelma kysyy varmistuksen, johon vastataan Yes.
Julkaistu Batch siirtyy ennalta määriteltyyn kansioon, josta järjestelmä siirtää ne automaattisesti indoksoinnissa valittuun organisaatioon.
Mikäli Batchejä on useampia, valitaan ne aktiiviseksi yksi kerrallaan ja julkaistaan yksitellen.
4. Laskun käsittely Netbaronissa
Laskut ovat siirron jälkeen asiakkaan ostoreskontrassa Kesken-tilassa olevina ostolaskuina. Ne voidaan hakea Tila-pudotusvalikosta valitsemalla tilaksi Kesken – Skannattu.
Järjestelmä on automaattisesti siirtänyt kustakin laskusta skannatun version PDF-tiedostona laskun liitteeksi.
Ostolaskujen jatkokäsittely tehdään samaan tapaan kuin muidenkin ostolaskujen käsittely.