Palkka - Tietojen vienti ja tuonti CSV-tiedostona

Huom. Tietojen CSV-vienti/tuonti on maksullinen lisäominaisuus, lisätietoa saa myynnistä.

Toiminnallisuus löytyy Palkanlaskennan Etsi-näkymässä Toiminnot > Vienti > CSV > CSV-tiedosto ja Tuonti > CSV-tiedosto.

Tuonnin ja viennit toimivat hyvin pitkälti kuten muissakin sovelluksissa.

• Viennissä on mahdollista viedä tiedot oletusprofiililla tai viedä tiliöintitiedot.

  • Oletus CSV-tiedosto -vientiprofiili vie oletuksena kaikki vietävissä olevat kentät.

• Viennin alla on kiinteä vientiprofiili NetBaron CSV.

  • Profiilia voidaan käyttää, kun halutaan siirtää laskelmat Netbaronin sisällä organisaatiosta toiseen.

• Omia profiileja voi luoda valitsemalla Toiminnot | Vienti | CSV | Profiilit, ja valitsemalla haluamansa kentät profiiliin.

•  Vietäessä palkkoja valitulta aikaväliltä CSV-vientinä, ainoastaan hyväksyttyjen palkkalaskelmien tiedot viedään CSV-tiedostoon.

  • Keskeneräisiä palkkoja voi viedä valitsemalla ne manuaalisesti.

• Tuonneissa ei ole mahdollista rakentaa kenttäkohtaisesti profiileja, vaan tuonti perustuu ennalta tehtyihin profiileihin.

  • Tällä hetkellä olemassa on NetBaron CSV ja JotBar CSV -profiilit.

• Kun tiedot viedään ohjelmasta käyttämällä NetBaron CSV -vientiprofiilia, on tiedot mahdollista tuoda järjestelmään käyttämällä NetBaron CSV -tuontiprofiilia.

  • NetBaron CSV -tuontiprofiilia varten on olemassa määritykset, jotka saa tarvittaessa pyytämällä tuesta.

• Tuontiprosessi alkaa profiilin valinnalla (Toiminnot > Tuonti > Valitaan käytettävä profiili)

• Seuraavaksi valitaan Lisää tiedosto -painikkeella paikalliselta koneelta tiedosto, joka sisältää tuotavat tiedot.

  • Tiedosto avautuu esikatselua varten Tuonti-ikkunaan.

  • Näkymässä rivejä voi halutessaan tarkistaa ja mm. poistaa ylimääräisiä rivejä.

  • Kun napsautetaan Tuo/päivitä rivit -painiketta, tuodaan tiedot järjestelmään ja muodostetaan niiden perusteella laskelmat.

    • Tuonnin edistyminen näytetään edistymispalkilla.

  • Suorita automaattinen laskenta csv-tuonnin yhteydessä -asetuksen ollessa valittuna lasketaan seuraavat tiedot automaattisesti (mikäli ne puuttuvat csv-tiedostosta):

    • Tili ja vastatili

    • Jos hinta sarake on tyhjä, tuodaan vakiopalkoista á-hinta

    • Työnantajan sivukulut

    • Jos kirjauspäivää, maksupäivää, palkkakauden työpäiviä ja veropäiviä ei ole määritelty csv tiedostoon, niin ne haetaan oletuksena palkkakausilta, jolle laskelma kohdistuu.

    •  Csv-tuonnissa voidaan tuoda myös lomapäivät. Lomapäiviä ei kuitenkaan päivitetä laskelmalle palkansaajan takaa, mikäli niitä ei tuoda csv-tiedostossa.

  • Tuonnin yhteydessä tarkistetaan, että henkilölle ei ole jo olemassa olevia laskelmia palkkakaudelle.

    • Mikäli laskelmia löytyy, laitetaan tuotava laskelma tarkistuslistalle selitteellä "Palkansaajalle on jo olemassa laskelmia palkkakaudelle. Laskelman automaattinen hyväksyminen ei ole mahdollista".

    • Laskelma jätetään Kesken-tilaan.

  • Tuonnin jälkeen tietoja on vielä mahdollista selailla. Mikäli tuonnin aikana tuli virheitä, niistä ilmoitetaan rivikohtaisesti rivin alun Viesti-kentässä.

    • Pelkät virheelliset rivit saa näkyviin napsauttamalla Näytä vain virheelliset rivit -valintaa.

  • Mikäli laskelmien luomisen ja tallentamisen aikana tapahtui virheitä, ne tallentuvat laskelmalle ja laskelma lisätään tarkistettaviin.

    • Tarkistettavat laskelmat saa näkyviin valitsemalla palkanlaskennan Etsi-näkymässä Tila-valikosta Tarkistettavat.

      • Laskelmat, joissa on tarkistettavaa, näkyvät Etsi-näkymässä punaisella taustavärillä.

      • Kun tarkistuslistalla olevan laskelman avaa, näytetään laskelmalla olevat virheet punaisessa virhepalkissa.

      • Virheet säilyvät tallessa siihen saakka, kunnes laskelma tallennetaan uudelleen.

Tietuekuvaus: Palkkalaskelmien CSV-tuonti - Netbaron (CSV-tiedosto)

• Tietue-erottimena puolipiste (;)

• Merkistönä ISO-8859-15

• Kenttien järjestyksen täytyy olla kuvauksen mukainen, jotta tiedot siirtyvät oikein.

• Kenttien muotoiluvaatimukset on kerrottu Huom!-kentässä.

• Kenttien arvojen ei tarvitse olla lainausmerkeissä, ellei haluta tuoda sellaisia sarakkeita, joiden sisällä on erikoismerkkejä, kuten lainausmerkki tai puolipiste.

• Tuotava tieto on vahvin. Mikäli tietoa ei tuoda, täydentää järjestelmä sen NetBaron®-asetusten mukaan. Lisäksi järjestelmä tuo laskelmalle palkansaajalla olevan käsittelemättömän palkkaennakon vähennykseksi.

• Mikäli palkansaajalle on kiinnitetty ammattiliitto, tuo järjestelmä automaattisesti kyseisen palkkalajin miinusriviksi laskelmalle.

• Laskelmalle ei päivitetä vakiopalkoista niiden palkkalajien tietoja, joita CSV:ssä ei tuoda. Esimerkiksi lisä, joka maksetaan, vaikka todellisten työpäivien mukaan. Palkkalajin tieto täytyy tuoda CSV:ssä, jolloin määrät ja hinnat päivitetään palkkalajin asetusten mukaan.

Esimerkki tiedoston tiedoista