Huolto - Asetukset-välilehti

Liitteet, työn käsittely ja laskutuksen oletukset

Uuteen työhön liitettävät liitetiedostot

Määrittää liitetiedostot, jotka liitetään automaattisesti jokaiseen uuteen huoltotyöhön.

Liitä tuotteiden liitetiedostot työhön

Jos huoltotyön Tuotetiedot-välilehdelle valitaan liitteitä sisältävä tuote, liitteet lisätään myös huoltotyölle. Sama pätee varaosariveihin.

Liitä valitut liitetiedostot laskuun

Kun asetus on valittu ja huoltotyö siirretään laskulle, käyttäjältä kysytään, halutaanko liitteet liittää mukaan.

Laskun liitteeksi lisättävä tulostuspohja

Valitaan huoltotyön tulostuspohja, joka liitetään laskuun.

Salli kustannusarvio ilman työntekijää

Mahdollistaa kustannusarvion tekemisen ilman työntekijän valintaa.

Salli työn käsittely ilman työntekijää

Työ voidaan siirtää tilasta Kesken tilaan Käsittelyssä ilman työntekijän valintaa.

Salli työn sulkeminen ilman työntekijää

(kirjautunut käyttäjä määritetään työntekijäksi)

Salli huoltotyön sulkeminen ilman työntekijän valintaa.

Salli työntekijän poiminta työlle ilman kohdistusta

Mahdollistaa työntekijän valinnan kesken-tilaiselle työlle ilman kohdistusta.

Hae työntekijän yhteystiedot työlle

Kun valinta on päällä, työntekijän yhteystiedot, kuten puhelinnumero ja sähköposti, siirtyvät automaattisesti huoltotyön yhteystietoihin työntekijää valittaessa.

Tarkistettava oletuksena päällä valmiissa työssä

Siirtää työn automaattisesti Tarkistettava-tilaan, kun työ kuitataan valmiiksi.

Kysy tarkistetaanko takuu sarjanumeron syötön jälkeen

Huoltotyöllä voidaan tarkistaa tuotteen takuu myyntilaskujen ja -tilausten perusteella.

Jos valinta on aktiivinen ja käyttäjä syöttää arvon Sarjanumero 1 kenttään, ohjelma kysyy:

"Haluatko tarkistaa takuun myyntihistoriasta?"

Lisätietoa takuutarkistuksesta huoltotyön ohjeessa.

Laskutetaan oletus päällä

Määrittää oletuksena tuoterivien laskutuksen huoltotyön Varaosat-välilehdeltä ja varmistaa asiakkaan luottotietojen hyväksynnän.

Laskutetaan nollahintaiset varaosarivit

Kun valinta on päällä, nollahintaiset varaosa- ja materiaalirivit näkyvät laskuttamattomissa laskuissa ja siirtyvät laskulle. Ei ole oletuksena aktiivinen.

Laskuta rakennetuotteesta vain näkyvät rivit

Jos valinta on päällä, huoltotyöltä laskulle siirtyvät vain ne rakennetuotteen alirivit, jotka ovat näkyvillä (rakenne avattuna) Varaosat-välilehdellä. Jos valinta ei ole päällä, kaikki alirivit siirtyvät riippumatta onko rakenne avattuna vai kiinni.

Oletusteksti 'Työnumero' laskun Viitteemme -kenttään

Jos asetus on aktiivinen, laskun Viitteemme-kenttään siirtyy automaattisesti teksti Työnumero ja kyseisen työn numero.

Tiedonannot ja tuotteen käsittely

Tiedonanto2-3

Tiedonanto2- ja Tiedonanto3-kentät ovat huoltolaskulle lisättäviä tietokenttiä. Ne näkyvät laskulla, jos ne on aktivoitu kohdassa Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku-välilehti > Asetukset.

Kentät eivät ole oletuksena näkyvissä laskulla, mutta ne voi aktivoida ja valita huollon asetuksissa näkyviin laskun pudotusvalikoihin. Pudotusvalikosta valitaan, mitkä selostekentät siirtyvät laskun tiedonantokenttiin (esim. korjausseloste). Jos valintaa ei tehdä, kenttiin ei siirry tietoja.

Ota tuotteiden oikeudet käyttöön

Aktivoimalla tämän asetuksen käyttäjän oikeudet tuotteisiin määräytyvät yleisten asetusten mukaan (Asetukset > Yleiset > Tuote > Tuoterekisteri). Asetus koskee tavallisia käyttäjiä; tehokäyttäjillä ja ylläpitäjillä on aina täydet oikeudet.

Salli viittauksen poistaminen tuoterekisteriin

Sallii tuoterekisteriviittauksen poistamisen varaosariveiltä, riville ilmestyy Poista viittaus tuoterekisteriin -painike.

Toiminnon vaikutukset:

• Poistaa tuotteen linkityksen tuoterekisteriin.

• Tuotetiedot jäävät riville sellaisinaan, kuten käsin lisättyinä.

• Tuotetiedot eivät enää päivity tuoterekisteristä.

• Varastosaldo ei muutu – tuotetta ei vähennetä varastosta.

Huom! Käytä toimintoa harkiten, erityisesti jos varastoseuranta on käytössä.
Jos tuotteen viittaus poistetaan tuoterekisteristä, varastosaldot eivät enää päivity, mikä voi johtaa siihen, että varastotiedot eivät vastaa todellista tilannetta

Luottotiedot ja niiden tarkistaminen

Luottotiedot pakolliset

Kun "Luottotiedot pakolliset" -asetus on käytössä, järjestelmä tarkistaa asiakasrekisterin Sertifiointi-välilehdeltä, onko asiakas merkitty Hyväksytyksi ja onko luottotiedot kunnossa.

Jos Hyväksytty-kentässä on valittuna "Ei", työn kuittaaminen valmiiksi estetään. Käyttäjälle näytetään tällöin ilmoitus puutteellisista luottotiedoista.

Yhden kaupan luottorajan tarkistus pois käytöstä

Jos ei ole valittuna (eli luottorajan tarkistus on käytössä):

• Tarkistetaan, onko asiakkaalle määritetty yhden kaupan luottoraja ja sallitaanko sen ylittäminen.

• Jos valinta on käytössä, tarkistusta ei tehdä, vaikka raja olisi määritetty.

Kokonaisluottorajan tarkistus pois käytöstä

Jos ei ole valittuna (eli luottorajan tarkistus on käytössä):

• Tarkistetaan, onko asiakkaalle asetettu kokonaisluottoraja ja sallitaanko sen ylittäminen.

• Jos raja ylittyy eikä ylitystä ole sallittu, tilauksen toimittaminen / työn valmiiksi laittaminen estetään ja käyttäjälle näytetään tästä ilmoitus.

• Jos valinta on käytössä, tarkistusta ei tehdä, vaikka raja olisi määritetty.

Luottotietojen tarkistuskohde

Valitse, minkä asiakasosoitteen mukaan luottotiedot tarkistetaan:

• Tilaajan osoite

• Asiakkaan osoite

• Toimitusosoite

• Laskutusosoite (suositus)

Lisätietoa Luottotietotarkistusten käyttöönotto -ohjeesta.

Hälytysrajat ja mittarilukemat

Hälytysrajat

Jos hälytysrajat on määritelty, työt korostetaan värikoodeilla Etsi-näkymässä. Hälytysrajan yksikkö on päivä.

Hälytys-sarake

Näyttää, kuinka monta päivää on jäljellä työn valmistumiseen. Arvo lasketaan näin:

Hälytys = (Vastaanottopäivä + arvioitu läpimenoaika) − työn lopetuspäivä (Jos lopetuspäivää ei ole, käytetään nykyistä päivää.)

• Arvioitu läpimenoaika haetaan ensisijaisesti tuoteryhmästä, toissijaisesti asetuksista (riippuen käytössä olevasta sovelluksesta: huolto tai tuotanto).

Värikoodit

• Keltainen: esim. arvo 2 → työ näkyy keltaisena 2 päivää ennen määräaikaa.

• Punainen: esim. arvo -1 → työ näkyy punaisena 1 päivä määräajan jälkeen.

Väri määräytyy vertaamalla laskettua Hälytys-arvoa määriteltyihin rajoihin.

Huomioitavaa: Vain työt, joita ei ole kuitattu valmiiksi (esim. tilat: Kohdistettu, Korjattu, Ei vikaa, Ei korjattu, Tuotannossa), otetaan mukaan vertailuun. Jos hälytysrajat jätetään tyhjiksi, työt eivät näy korostettuina eivätkä sisälly hälytyslistoihin.

Mittarilukemat-välilehden otsikko

Mittarilukemat-välilehdelle voidaan antaa haluttu otsikko. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, oletusnimi pysyy ennallaan.

Oletusyksikkö

Tässä määritetään oletusyksikkö, jota käytetään työn mittarilukemissa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, yksikkönä käytetään oletuksena kappaletta (kpl). Yksiköt määritellään yleisissä asetuksissa kohdassa Asetukset > Yleiset > Tuote > Yksiköt.

Oletussyöttötavat, á-hinta

Tällä asetuksella määritellään, syötetäänkö tuotteen varaosat-välilehdellä:

Bruttona – hinta sisältää arvonlisäveron

Nettona – hinta ei sisällä arvonlisäveroa 

Tuotenumero

Syöttötapa vaikuttaa siihen, miten tuotteet lisätään varaosariveille:

• Normaali: Kun tuotenumero on syötetty ja Enter-painiketta painetaan, tuote poimitaan riville ja kursori siirtyy seuraavan rivin tuotenumero-kenttään.

• Viivakoodi: Tuotenumero syötetään ja Enter siirtää kursorin Määrä-kenttään (jos tuote löytyy rekisteristä). Kun määrän syöttämisen jälkeen painetaan uudelleen Enteriä, siirrytään uudelle tuoteriville.

Huom: A-hinta ja syöttötapa ovat oletuksia, valintoja voidaan muuttaa sovelluksessa tapahtumaa luotaessa. Syöttötapa valinta on käytössä myös siirryttäessä tuoteriviltä tuotteiden hakunäkymään.

Varaa varaosa tällä tilalla - Tila

Määritetään, missä tilassa Varaosat-välilehdelle lisätyt tuotteet varataan varastosta:

• Aina: Varaus tapahtuu heti, kun tuote lisätään ja työ tallennetaan.

• Ei koskaan: Varausta ei tehdä, kulutus kirjautuu vasta työn valmistuessa.

• Tai tietty tila: Kesken, Kohdistettu, Käsittelyssä

Oletustoimittaja

Jos organisaatiolle on perustettu useita toimipaikkoja, voidaan määrittää oletustoimittaja, joka asetetaan automaattisesti kaikille uusille perustettaville töille. Mikäli oletustoimittajaa ei ole määritelty, käytetään  toimittajana työn luoneen käyttäjän käyttäjätunnukseen liitettyä toimipaikkaa.

Sähköpostiosoite

Voidaan määrittää oletussähköpostiosoite, joka näkyy työn yhteystiedoissa automaattisesti. Jos oletussähköpostiosoitetta ei ole määritelty, järjestelmä käyttää toimittajana toimivan toimipaikan sähköpostiosoitetta.

Vinkki: Määrittämällä oletussähköpostin varmistat, että yhteydenotot ohjautuvat oikealle vastaanottajalle myös silloin, kun työ perustetaan nopeasti ilman erillisiä asetuksia.

Maksuehto

Pudotusvalikosta valitaan uuden huoltotyön oletusmaksuehto. Maksuehdot määritellään yleisissä talouden asetuksissa. Jos huoltotyön tilaajalle on asiakasrekisterissä määritetty maksuehto, sitä käytetään työllä.

Arvioitu läpikulkuaika

Määrittää arvioidun ajan huoltotyön vastaanotosta sen luovutukseen. Arvo syötetään numeroilla, yksikkönä on päivä. Läpikulkuajan voi määrittää myös huoltotuoteryhmäkohtaisesti yleisissä asetuksissa.

Tätä arviota käytetään mm. Etsi-näkymässä hälytysten määrittelyssä. Katso lisätiedot Hälytysrajat.

Työpistetuoteryhmä

Huoltotyölle voidaan määrittää työpiste, kuten kone, jolla työ tehdään. Työpisteet tallennetaan tuoterekisteriin tuotteina. Käyttäjä luo ensin tuoteryhmän, johon työpisteet lisätään samalla tavoin kuin muut tuotteet.

Jotta Työpiste-kenttä näkyy huoltotyöllä, tulee asetuksista valita käyttöön Huollon kentät -välilehdellä kohta Työpiste (Asetukset > Sovellukset > Huolto > Näkymä > Huollon kentät).

Työpistetuoteryhmä valitaan pudotusvalikosta. Lisätietoja työpisteiden käytöstä löytyy ohjeesta Huoltotyön käsittely.

Oletus vikakoodi

Tähän voidaan valita huoltotyölle automaattisesti lisättävä oletusvikakoodi. Valinta tehdään pudotusvalikosta. Vikakoodit määritellään asetusten Vikakoodit-välilehdellä.

Vikakoodisto voidaan määrittää myös tuoteryhmäkohtaisesti kohdassa: Asetukset > Yleiset > Tuote > Huollon tuoteryhmät. Tällöin työ käyttää sen tuoteryhmän vikakoodistoa, johon se kuuluu.

Huom! Huolto ja Tuotanto käyttävät samaa vikakoodistoa ja työkoodistoa. Siksi huollolle määritellyt vikakoodit näkyvät myös tuotannon työkoodeissa ja toisin päin.

Tulostustapojen valinta

Uusi työ - Oletustulostuspohja

Määrittää uuden huoltotyön oletustulostuspohjan. Pohja valitaan pudotusvalikosta.

Tulostusvaihtoehdot pudotusvalikkoon määritellään kohdassa Asetukset > Tulostuspohjat,

Kohde: Huolto > Toiminnot-valikko > Tulostuspohjat.

Uusi työ - Tulostustapa

Määrittää, mihin uuden huoltotyön oletustulostuspohja tulostetaan. Valinta tehdään pudotusvalikosta (Näyttö, tulostin, tiedosto, sähköposti).

Valmis työ - Oletustulostuspohja

Valmis työ - Tulostustapa

Vastaavat valinnat kuin edellä uuden työn osalta.

Tilat joista viesti lähetetään

Tilat

Voidaan valita millä työn tiloilla sähköposti lähetetään automaattisesti asiakkaalle. Eli kun työn tila muuttuu valittuun tilaan, avautuu sähköpostinlähetysikkuna automaattisesti, josta viesti voidaan lähettää.

Sovellusasetuksissa Sähköpostitekstit ja Tekstiviestit-välilehdillä voidaan määritellä lähtevään viestiin vakioteksti.

Valitut

Tiloista valitaan tuplaklikkaamalla tai siirtämällä nuolipainikkeella Valitut-kenttään ne työn tilat joista viesti halutaan automaattisesti lähettää.

Automaattisuus tarkoittaa, että viestin lähettämisen ikkuna avautuu automaattisesti. Voit muokata viestin sisältöä tai peruuttaa lähetyksen.

Tästä viesti-ikkunasta lähetät sekä sähköpostin että tekstiviestin omilta välilehdiltään.

Päämiestakuut ja Huollon takuut

Nämä takuut eivät siirry laskutukseen

Tässä kentässä näytetään kaikki perustetut takuutyypit. Takuut määritellään kohdassa Asetukset -> Yleiset -> Tuote -> Takuut-välilehti.

Valitaan ne takuut, joita ei haluta laskuttaa, ja siirretään ne oikeanpuoleiseen Nämä takuut siirtyvät laskutukseen -laatikkoon joko tuplaklikkaamalla takuuta tai klikkaamalla ->painiketta. Oletuksena laskutettaviin takuisiin on valittuna Ei takuu.

Nämä takuut siirtyvät laskutukseen

Tässä näkyvät takuut, jotka on valittu vasemmanpuoleisesta listasta siirrettäväksi laskutukseen. Oletuksena listalla on Ei takuu.

Valitun takuun voi poistaa valitsemalla kyseisen takuun ja klikkaamalla <- painiketta.

Käyttöliittymä

Kiireellisyysluokat, väri ja teksti

Työtehtäville voidaan määrittää kiireellisyysluokka, joka auttaa priorisoimaan tehtäviä. Oletuksena käytetään luokkaa Normaali.

Kiireellisyysluokan määrittely

• Kiireellisyys-valikko näkyy sovelluksen muokkausnäkymän otsikkotiedoissa.

• Käyttäjä voi valita sopivan kiireellisyysluokan työn luonteen mukaan.

• Vain ne luokat näytetään sovelluksessa joille on valittu väri ja / tai annettu kuvaus. Jokaiselle kiireellisyysluokalle voidaan lisätä vapaamuotoinen kuvausteksti, joka näkyy valikossa valittavana kiireellisyysluokkana. Jos kuvausta ei määritetä, näytetään ainoastaan luokan numero ja sille valittu väri.

• Esimerkiksi jos 1. kohtaan valitaan punainen väri, näytetään se myös sovelluksessa vain numerolla 1 ja valitulla värillä. Jos kuvaukseen kirjoitetaan Nopeasti, näytetään valikossa tämä teksti sekä sille määritetty väri. 

Näkyvyys sovelluksen Etsi-näkymässä

• Kun työtehtävälle on asetettu kiireellisyysluokka, se näkyy Etsi-näkymässä luokan mukaisella värillä.

• Etsi-näkymään voidaan lisätä myös Kiireellisyys-sarake, jolloin valittu luokka näytetään tekstinä kunkin työn kohdalla jos luokalle on asetuksissa annettu kuvaus (Näkymä - Kentät valikosta valitaan halutut näytettävät kentät).

Tuotenumerokentän leveys

Voidaan määrittää, kuinka leveinä huollon Varaosat-välilehdellä tuotenumero- ja tuotenimike-kentät näytetään. Valinta annetaan pikseleinä (100–400 px).

Tuotenimikekentän leveys