Matka - Asetukset

Matkan asetuksissa voidaan muuttaa ajopäiväkirjan ja matkalaskun tiloja, asetuksia, ajoneuvojen tietoja, pakkokenttiä, oletushintoja jne.

Eri välilehdiltä löytyy sovelluksessa käytettyjä listauksia, joihin voi tehdä muutoksia.

Matkalaskun asetuksissa on kentät oletuskirjanpitotileille sekä palkkalajeille.

Käyttäjän oikeudet määritetään henkilöstörekisterissä (Rekisterit -> Henkilöstö, Oikeudet-välilehti).

• Lisää tietoa henkilöstörekisteristä.

• Uusi vaihtoehto lisätään napsauttamalla Uusi-painiketta

• Mikäli halutaan muokata olemassa olevaa vaihtoehtoa, valitaan se listalta, kirjoitetaan muutettu versio kenttään ja napsautetaan Tallenna-painiketta

• Mikäli halutaan poistaa vaihtoehto, valitaan se listalta ja napsautetaan Poista-painiketta 

Ajopäiväkirja, Asetukset-välilehti

• Asetukset kohdassa määritellään, missä tilassa ajopäiväkirjan on oltava ennen kuin se siirtyy eteenpäin.

  • Laskulle vientitila -kohdassa määritellään, missä tilassa olevat ajopäiväkirjat on poimittavissa laskulle.

  • Matkalaskulle vientitila -kohdassa määritellään, missä tilassa olevat matkalaskut voidaan siirtää matkalaskulle.

• Oletukset kohdassa voidaan määrittää, että kaikki on oletuksena laskutettavaa, lisäksi laskutuksen oletushinnat määritettävissä.

• Ajopäiväkirjalle pakkokentiksi määritellyt kentät on täytettävä ennen kuin ajo voidaan kuitata ajetuksi.

Ajontarkoitukset-välilehti

• Ajontarkoitukset välilehdelle voidaan tallentaa eri matkatyyppejä, jotka ovat sitten valittavissa luettelosta ajopäiväkirjaa täytettäessä.

  • Uuden Ajontarkoituksen voi luoda napsauttamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä tiedon Kuvaus-kenttään. Uusi Ajontarkoitus tulee listalle tallennuksen jälkeen.

  • Olemassa olevaa Ajontarkoitusta voi muuttaa valitsemalla se listalta ja tekemällä muutoksen Kuvaus-kenttään. Muutos astuu voimaan tallennuksen jälkeen.

  • Ajontarkoituksen voi poistaa valitsemalla poistettavan ja sen jälkeen napsauttamalla Poista-painiketta
    

Ajoreitit-välilehti

• Ajoreitit välilehdelle voidaan tallentaa usein toistuvien reittien tietoja. Reittitiedot kilometrimäärineen ovat tämän jälkeen valittavissa luettelosta ajopäiväkirjaa täytettäessä.

  • Uuden Ajoreitin voi luoda napsauttamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä tiedon Kuvaus- ja Km-kenttään. Uusi reitti tulee Ajoreitit-listaan tallennuksen jälkeen.

  • Olemassa olevaa Ajoreittiä voi muuttaa valitsemalla se listalta ja tekemällä muutoksen Kuvaus- ja Km-kenttään. Muutos astuu voimaan tallennuksen jälkeen.

  • Ajontarkoituksen voi poistaa valitsemalla poistettavan listalta ja sen jälkeen napsauttamalla Poista -painiketta 
    
     

Ajoneuvorekisteri-välilehti

• Ajoneuvorekisteri välilehdelle tulee tallentaa ajoneuvon tiedot, vasta sen jälkeen ajoneuvolle voidaan täyttää Ajopäiväkirjaa.

• Uuden Ajoneuvon voi luoda napsauttamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä lisättävän ajoneuvon ja omistajan tiedot.

• Ajopäiväkirjaan valitun ajoneuvon tulee olla ajoneuvorekisterissä liitettynä sille käyttäjätunnukselle, joka ajopäiväkirjaa täyttää, jotta ajopäiväkirja siirtyy henkilön matkalaskulle näkyviin (Tehokäyttäjä ja Käyttäjä -oikeuksilla olevat käyttäjät). Ylläpitäjän oikeuksilla matkalaskulle voidaan siirtää myös muita kuin tehokäyttäjän tunnuksille kiinnitettyjen ajoneuvojen ajopäiväkirjatapahtumia.

  • Olemassa olevaa Ajoneuvotietoa voi muuttaa avaamalla kyseisen ajoneuvon tiedot, tekemällä tarvittavat muutokset ja tallentamalla tiedot.

  • Ajoneuvon voi poistaa valitsemalla poistettavan ja napsauttamalla Poista -painiketta

Matkalasku, Asetukset-välilehti

• Kotimaanpäivärahat-kohdassa määritellään:

  • Päivärahojen á-hinnat sekä matka-ajan minimimäärät päivärahan maksamiseksi.

  • Päiväraha ja 1/2-päiväraha-kenttiin määritellyt aikarajat tarkoittavat, että matka-ajan tulee olla vähintään kenttään syötetty aika, että päiväraha maksetaan.

    • Kun matkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden

    • Esimerkki Mikäli 1-päiväkenttään on syötetty 10 h, täytyy matkan pituus olla kestoltaan 10 tuntia tai enemmän, että päiväraha maksetaan.

    • Ateriakorvauksen á-hinnat

    • Kilometrikorvausten á-hinnat

• Ulkomaanoletus-kohdassa määritellään:

  • Oletuksena käytettävän ulkomaanpäivärahan á-hinnat

  • Oletusmaan maatunnus

• Ostolaskulle vientitila -kohdassa määritetään, minkä tilaiset matkalaskut siirtyvät ostolaskulle laskutusjonoon poimittavaksi.

• Ostolaskusiirtotaso-kohdassa voidaan määrittää, viedäänkö matkalaskun rivit ostolaskulle yhteenvetona yhdeksi riviksi vai eriteltynä matkalaskun rivien mukaisesti.

• Palkanlaskentaan vientitila -kohdassa määritellään, minkä tilaiset matkalaskut voidaan siirtää palkanlaskentaan.

• Näytettävät kentät -kohdassa määritellään matkalaskun rivillä näytettävät kentät.

• Oletuskirjanpitotilit-kohdassa määritellään matkalaskulla oletuksena käytettävät kirjanpidon kulutilit.

• Tuntilajit-kohdassa määritellään matkalaskulla käsiteltävien matkakulujen tuntilajit.

  • Palkka-sovellukseen vietäessä tuntilajit siirtyvät palkkalajeiksi.

  • Viennin toiminta edellyttää, että asetuksissa määritettyä tuntilajia vastaava palkkalaji on myös Palkka-sovelluksen asetuksissa.

Numerot-välilehti

• Numerot-välilehden näkyminen edellyttää, että käyttäjälle on annettu oikeudet numerosarjojen ylläpitoon.

  • Oikeus annetaan Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehdellä, laajennetaan sovelluksen oikeudet ja valitaan aktiiviseksi Matkalasku-Numerosarjat.

• Numerosarjoja voidaan ylläpitää keskitetysti myös Asetukset > Yleiset > Numerosarjat -välilehdellä.

  • Numerosarjat voidaan luoda automaattisesti seuraavalle vuodelle Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset -välilehdellä.

• Matkalaskunumerot määritellään asetuksissa Asetukset | Sovellukset | Matka | Matkalasku-välilehti | Numerot-välilehti.

• Uuden numerosarjan voi luoda napsauttamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä tiedot Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin. Uusi numerosarja tulee Numerot-listalle tallennuksen jälkeen.

• Vanhaa numerosarjaa voi muuttaa napsauttamalla valittua numerosarjaa ja tekemällä muutokset Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin. Muutokset astuvat voimaan tallennuksen jälkeen.

• Mikäli muokataan olemassaolevan numerosarjan kiinteää perusosaa, tehdään seuraavat tarkistukset:

  • Oliko vanha perusosa käytössä sovelluksissa

  • Onko uusi perusosa käytössä sovelluksissa

  • Onko uusi perusosa olemassa jollakin muulla numerosarjalla, mikäli näin on antaa järjestelmä virheilmoituksen: "Perusosa (XXXX) on jo olemassa".

  • Mikäli nämä tarkistukset eivät mene läpi, järjestelmä antaa virheilmoituksen: "Vanha perusosa (XXXX) on jo käytössä". Eli sellaista perusosaa, jota on jo käytetty sovelluksessa, ei saa muokattua jälkeenpäin toisenlaiseksi.

  • Jos halutaan ottaa käyttöön sellainen perusosa, jota on joskus käytetty, mutta myöhemmin poistettu, täytyy tehdä uusi numerosarja, jolla on kyseinen perusosa.

• Matkalaskunumeroiden voimassaoloaika on pakollinen.

  • Kaikille numerosarjoille tulee määrittää voimassaoloaika, vaikka käytössä olisikin vain yksi sarja.

  • Matkalaskuja ei voi kirjata järjestelmään, mikäli voimassa olevaa numerosarjaa ei ole määritelty.

  • Järjestelmä ilmoittaa numerosarjan voimassaolon puuttumisesta, mikäli matkalaskunumerosarjojen aikaväli ei ole voimassa.

• Mikäli asetuksiin on luotu kaksi numerosarjaa, joissa on sama voimassaoloaika, järjestelmä käyttää:

  • Numerosarjaa, jonka voimassaolopäivän alkupäivämäärä on aikaisempi.

  • Mikäli voimassaolopäivien alkupäivämäärä on sama, käytetään sitä numerosarjaa, jossa on Oletus-valinta aktiivinen

• Numerosarja on mahdollista laittaa ei-aktiivikseksi.

  • Valitaan haluttu numerosarja Numerot sarakkeesta, napsautetaan valinta Aktiivinen pois ja tallennetaan.

  • Numerosarjan eteen tulee -merkki kertomaan, että numerosarja ei ole aktiivinen.

  • Ei-aktiivinen numerosarja siirtyy listauksen loppuun.

  • Jos numerosarja määritetään ei-aktiiviseksi, mutta numerosarja on edelleen voimassa, on sovelluksissa mahdollista valita pudotusvalikosta myös ei-aktiivinen numerosarja ja luoda tapahtuman numero sille.

• Numerosarjojen järjestystä voidaan muuttaa haluttuun järjestykseen.

  • Tartutaan siirrettävään riviin hiiren vasen painike alhaalla, vedetään rivi haluttuun kohtaan ja päästetään hiiren painikkeesta irti.

  • Ei-aktiivisia numerosarjoja ei voi siirtää aktiivisten väliin eikä aktiivisia ei-aktiivisten väliin.

Huom. Tarkista muuttaessasi voimassaoloaikaa, etteivät numerosarjat vaihdu kesken laskutus-/tilikauden, ellei se ole tarkoituksen mukaista.
Tositteen numeroa ei voi enää jälkeenpäin muuttaa.

• Matkalaskut hakevat numerosarjansa voimassaolopäivän mukaan eli esim. maksusuoritukselle annetun kirjauspäivän mukaan.

  • Samaa numerosarjaa voi käyttää koko ajan, tällöin voimassaolon loppupäiväksi on annettava tarpeeksi kaukana tulevaisuudessa oleva päivämäärä, esim. 01.01.2014 - 31.12.2025.

• Järjestelmän oletukset: matkalaskun tunnistaa ML + vuosiluku -sarjan numeroista, esim. ML2014...

  • Matkalaskua luodessa ehdotetaan oletusvalinnan lisäksi kirjauspäivän mukaista numerosarjaa, joka sille kuuluisi voimassaolopäivän mukaan.

    • Käytettävän laskunumerosarjan voi vaihtaa laskua luodessa.