Matka - Asetukset
Matka-sovelluksen asetuksissa voidaan muuttaa ajopäiväkirjan ja matkalaskun tiloja, asetuksia, ajoneuvojen tietoja, pakkokenttiä, oletushintoja sekä muita vastaavia määrityksiä.
Eri välilehdiltä löytyvät käytössä olevat listaukset, joihin voidaan tehdä tarvittavia muutoksia.
Matkalaskun asetuksissa määritellään lisäksi oletuskirjanpitotilit sekä matkalaskennassa käytettävät palkkalajit.
Käyttäjän oikeudet määritetään henkilöstörekisterissä: Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti
Lisätietoa löytyy henkilöstörekisterin ohjeesta.
KENTTÄ | SELITE |
Matka - Ajopäiväkirja - Tulostuspohjat | Oikeus saada käyttöön ajopäiväkirjan tulostuspohjat. |
Matka - Ajopäiväkirja - Hyväksyntä | Oikeus hyväksyä ajopäiväkirjoja. Oikeus tulee olla valittuna, jotta henkilö näkyy hyväksymislistalla asetuksissa. |
Matka - Matkalasku - Tulostuspohjat | Oikeus saada käyttöön matkalaskun tulostuspohjat. |
Matka - Matkalasku - Hyväksyntä | Oikeus hyväksyä matkalaskuja. Oikeus tulee olla valittuna, jotta henkilö näkyy hyväksymislistalla asetuksissa. |
Matka - Matkalasku - Maksettu | Oikeus siirtää matkalaskuja Maksettu-tilaan. |
Vaihtoehtojen lisääminen, muokkaaminen ja poistaminen
Uusi vaihtoehto lisätään klikkaamalla Uusi-painiketta.
Olemassa olevaa vaihtoehtoa muokataan valitsemalla se listalta, tekemällä muutokset kenttään ja klikkaamalla Tallenna-painiketta.
Vaihtoehto poistetaan valitsemalla se listalta ja klikkaamalla Poista-painiketta.
Ajopäiväkirja, Asetukset-välilehti
Asetukset-kohdassa määritellään, missä tilassa ajopäiväkirjan tulee olla ennen kuin se siirtyy eteenpäin.
Laskulle vientitila -kohdassa määritellään, missä tilassa olevat ajopäiväkirjat ovat poimittavissa laskulle.
Matkalaskulle vientitila -kohdassa määritellään, missä tilassa olevat matkalaskut voidaan siirtää matkalaskulle.
Oletukset-kohdassa voidaan määrittää, että kaikki on oletuksena laskutettavaa. Lisäksi määritellään laskutuksen oletushinnat.
Ajopäiväkirjalle pakkokentiksi määritellyt kentät on täytettävä ennen kuin ajo voidaan kuitata ajetuksi.
Ajontarkoitukset-välilehti
Ajontarkoitukset-välilehdelle tallennetaan eri matkatyyppejä, jotka ovat valittavissa luettelosta ajopäiväkirjaa täytettäessä.
Uusi ajontarkoitus luodaan klikkaamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä tieto Kuvaus-kenttään. Uusi ajontarkoitus tulee listalle tallennuksen jälkeen.
Olemassa olevaa ajontarkoitusta muutetaan valitsemalla se listalta ja muokkaamalla Kuvaus-kentän tietoa. Muutos astuu voimaan tallennuksen jälkeen.
Ajontarkoitus poistetaan valitsemalla poistettava ja klikkaamalla Poista-painiketta.
Ajoreitit-välilehti
Ajoreitit-välilehdelle tallennetaan usein toistuvien reittien tiedot. Reitit kilometrimäärineen ovat tämän jälkeen valittavissa luettelosta ajopäiväkirjaa täytettäessä.
Uusi ajoreitti luodaan klikkaamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä tiedot Kuvaus- ja Km-kenttiin. Uusi reitti tulee Ajoreitit-listaan tallennuksen jälkeen.
Olemassa olevaa ajoreittiä muutetaan valitsemalla se listalta ja muokkaamalla Kuvaus- ja Km-kenttien tietoja. Muutos astuu voimaan tallennuksen jälkeen.
Ajoreitti poistetaan valitsemalla poistettava listalta ja klikkaamalla Poista-painiketta.
Ajoneuvorekisteri-välilehti
Ajoneuvorekisteri-välilehdelle tallennetaan ajoneuvojen tiedot. Ajopäiväkirjaa voidaan täyttää ajoneuvolle vasta sen jälkeen, kun ajoneuvo on tallennettu rekisteriin.
Uusi ajoneuvo lisätään klikkaamalla Uusi-painiketta ja syöttämällä ajoneuvon sekä omistajan tiedot.
Olemassa olevaa ajoneuvotietoa muutetaan avaamalla ajoneuvon tiedot, tekemällä tarvittavat muutokset ja tallentamalla tiedot.
Ajoneuvo poistetaan valitsemalla poistettava ja klikkaamalla Poista-painiketta.
Ajopäiväkirjaan valitun ajoneuvon tulee olla ajoneuvorekisterissä liitettynä sille käyttäjätunnukselle, joka ajopäiväkirjaa täyttää, jotta ajopäiväkirja siirtyy henkilön matkalaskulle näkyviin (Käyttäjä- ja Tehokäyttäjäoikeudet).
Ylläpitäjän oikeuksilla matkalaskulle voidaan siirtää myös sellaisten ajoneuvojen ajopäiväkirjatapahtumia, joita ei ole liitetty kyseisen käyttäjän tunnukseen.
Matkalasku, Asetukset-välilehti
Kotimaanpäivärahat-kohdassa määritellään päivärahoihin ja korvauksiin liittyvät asetukset:
Päivärahojen á-hinnat sekä matka-ajan minimimäärät päivärahan maksamiseksi.
Päiväraha- ja 1/2-päiväraha-kenttiin määritellyt aikarajat tarkoittavat, että matka-ajan tulee olla vähintään kenttään syötetty aika, jotta päiväraha maksetaan täysimääräisenä.
Päivärahan maksaminen perustuu siihen, kun matkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden.
💡 Esimerkki: Mikäli 1-päiväraha-kenttään on syötetty 10 h, matkan keston tulee olla vähintään 10 tuntia, jotta päiväraha maksetaan.
Lisäksi samassa kohdassa määritellään:
Ateriakorvauksen á-hinnat
Kilometrikorvausten á-hinnat
Ulkomaanoletus-kohdassa määritellään:
Oletuksena käytettävän ulkomaanpäivärahan á-hinnat
Oletusmaan maatunnus
Ostolaskulle vientitila -kohdassa määritellään, minkä tilaiset matkalaskut siirtyvät ostolaskulle laskutusjonoon poimittavaksi.
Ostolaskusiirtotaso -kohdassa määritellään, viedäänkö matkalaskun rivit ostolaskulle
yhteenvetona yhtenä rivinä tai
eriteltynä matkalaskun rivien mukaisesti
Palkanlaskentaan vientitila -kohdassa määritellään, minkä tilaiset matkalaskut voidaan siirtää palkanlaskentaan.
Näytettävät kentät -kohdassa määritellään, mitkä kentät näytetään matkalaskun riveillä.
Oletuskirjanpitotilit -kohdassa määritellään matkalaskulla oletuksena käytettävät kirjanpidon kulutilit.
Tuntilajit-kohdassa määritellään matkalaskulla käsiteltävien matkakulujen tuntilajit. Kun tiedot viedään Palkka-sovellukseen, tuntilajit siirtyvät palkkalajeiksi.
Viennin toiminta edellyttää, että asetuksissa määritettyä tuntilajia vastaava palkkalaji on myös määriteltynä Palkka-sovelluksen asetuksissa.
Numerot-välilehti
Numerot-välilehden näkyminen edellyttää, että käyttäjälle on annettu oikeus numerosarjojen ylläpitoon.
Oikeus annetaan kohdassa Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti.
Laajenna sovelluksen oikeudet.
Valitse aktiiviseksi Matkalasku – Numerosarjat.
Numerosarjoja voidaan ylläpitää keskitetysti myös kohdassa Asetukset > Yleiset > Numerosarjat.
Numerosarjat voidaan luoda automaattisesti seuraavalle vuodelle kohdassa Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset-välilehti.
Matkalaskunumerot määritellään kohdassa Asetukset > Sovellukset > Matka > Matkalasku-välilehti > Numerot-välilehti
Uuden numerosarjan luonti
Klikkaa Uusi-painiketta.
Syötä tiedot Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin.
Tallenna. Uusi numerosarja ilmestyy Numerot-listalle tallennuksen jälkeen.
Olemassa olevan numerosarjan muokkaaminen
Valitse muokattava numerosarja Numerot-sarakkeesta.
Tee muutokset Numerot-listan vieressä oleviin kenttiin.
Tallenna muutokset.
Kiinteän perusosan muokkausta koskevat tarkistukset
Jos olemassa olevan numerosarjan kiinteää perusosaa muutetaan, järjestelmä tarkistaa:
Onko vanha perusosa ollut käytössä sovelluksissa.
Onko uusi perusosa jo käytössä sovelluksissa.
Onko uusi perusosa olemassa toisella numerosarjalla.
Jos uusi perusosa on jo olemassa, järjestelmä antaa virheilmoituksen: "Perusosa (XXXX) on jo olemassa"
Jos vanhaa, jo käytettyä perusosaa yritetään muuttaa, järjestelmä antaa virheilmoituksen: "Vanha perusosa (XXXX) on jo käytössä"
Jo käytettyä perusosaa ei voi muuttaa jälkeenpäin toisenlaiseksi.
💡 Jos halutaan ottaa käyttöön perusosa, jota on joskus käytetty mutta myöhemmin poistettu, täytyy luoda uusi numerosarja, jolla on kyseinen perusosa.
Numerosarjan voimassaoloaika
Matkalaskunumeroiden voimassaoloaika on pakollinen.
Kaikille numerosarjoille tulee määrittää voimassaoloaika, vaikka käytössä olisi vain yksi sarja. Matkalaskuja ei voi kirjata järjestelmään, mikäli voimassa olevaa numerosarjaa ei ole määritelty. Järjestelmä ilmoittaa numerosarjan voimassaolon puuttumisesta, jos aikaväli ei ole voimassa.
Useampi numerosarja samalla voimassaoloajalla
Jos asetuksiin on luotu kaksi numerosarjaa samalla voimassaoloajalla, järjestelmä käyttää:
Sitä numerosarjaa, jonka voimassaolon alkupäivämäärä on aikaisempi.
Jos alkupäivämäärä on sama, käytetään sitä numerosarjaa, jossa Oletus-valinta on aktiivinen.
Numerosarjan asettaminen ei-aktiiviseksi
Valitse haluttu numerosarja Numerot-sarakkeesta.
Poista Aktiivinen-valinta.
Tallenna.
Numerosarjan eteen tulee –-merkki, joka kertoo, että numerosarja ei ole aktiivinen. Ei-aktiivinen numerosarja siirtyy listauksen loppuun.
Jos numerosarja on ei-aktiivinen mutta sen voimassaoloaika on edelleen voimassa, on sovelluksissa mahdollista valita myös ei-aktiivinen numerosarja pudotusvalikosta ja luoda tapahtuman numero sille.
Numerosarjojen järjestyksen muuttaminen
Tartu siirrettävään riviin hiiren vasen painike pohjassa.
Vedä rivi haluttuun kohtaan.
Vapauta hiiren painike.
Ei-aktiivisia numerosarjoja ei voi siirtää aktiivisten väliin eikä aktiivisia ei-aktiivisten väliin.
Tärkeitä huomioita numerosarjoista
Tarkista voimassaoloaikaa muuttaessasi, etteivät numerosarjat vaihdu kesken laskutus- tai tilikauden, ellei se ole tarkoituksenmukaista. Tositteen numeroa ei voi muuttaa jälkeenpäin.
Matkalaskut hakevat numerosarjansa voimassaolopäivän mukaan, esimerkiksi maksusuoritukselle annetun kirjauspäivän perusteella. Samaa numerosarjaa voi käyttää jatkuvasti, kunhan voimassaolon loppupäiväksi asetetaan riittävän kaukana tulevaisuudessa oleva päivämäärä (esim. 01.01.2024–31.12.2035).
Järjestelmän oletuksena matkalasku tunnistetaan muodosta ML + vuosiluku, esimerkiksi ML2026…
Matkalaskua luodessa järjestelmä ehdottaa kirjauspäivän mukaista voimassa olevaa numerosarjaa oletusvalinnan lisäksi. Käytettävän matkalaskunumerosarjan voi vaihtaa laskua luotaessa.