Erittelykohteiden avulla voit seurata yksittäisiä kirjaussummia tarkemmin ja muodostaa tase-erittelyt automaattisesti suoraan kirjanpidon viennistä. Tarvittaessa erittelykohdetietoja voidaan muokata myös lukituilla kirjanpidon kausilla, mikä helpottaa korjausten tekemistä tilinpäätösvaiheessa.
Huom! Kun käytät manuaalitositteella vastatili-toimintoa, huomioi sen vaikutus erittelykohteisiin. Jos vientiriville on annettu erittelykohde, sama erittelykohde kohdistuu automaattisesti myös vastakirjaukseen. Tämä voi johtaa siihen, että erittelykohteelle kertyy saldoa myös vastakirjauksesta.
Siksi erittelykohteille kohdistettavat kirjaukset kannattaa tehdä ilman vastatili-toimintoa, jotta tase-erittely pysyy oikeana.
Tase-erittelyyn vaikuttavat tiedot kirjanpidon vienneillä
Tässä osiossa kuvataan, missä näkymissä määritetään tase-erittelylle tuotavat tiedot kirjanpidon vienneillä.
Tase-erittelyyn vaikuttavat tiedot kirjanpidon tositteella
Kirjanpidon tositteen muokkausnäkymässä voit määrittää, miten vientirivi muodostuu tase-erittelylle. Erittelyssä-valinta, Erittelykohde, Ryhmä ja Erittele aina -asetus vaikuttavat siihen, tuodaanko rivi tase-erittelylle, yhdistetäänkö se muihin riveihin vai esitetäänkö se omana rivinään.
💡 Jos vientirivi ei näy tase-erittelyllä odotetusti, tarkista erityisesti Erittelyssä-valinnan tila sekä mahdollinen erittelykohde- tai ryhmäkohdistus.
Jos tositteelle tallennettu vientirivi on kohdistettu erittelykohteelle tai ryhmälle, vientirivin vasemmassa laidassa näkyy vihreä tase-erittely-kuvake.
Jos vientiriville on annettu Erittelykohde- tai Ryhmä-tieto, mutta Erittelyssä-valinta ei ole aktiivinen, kuvake on sininen.
Erittelykohteiden Etsi-näkymä
Erittelykohteiden Etsi-näkymässä voit hakea, lisätä ja muokata erittelykohteita.
Uuden erittelykohteen voit perustaa klikkaamalla Uusi-painiketta.
Jo olemassa olevaa erittelykohdetta voit muokata erittelykohteen oikealla puolella olevasta Muokkaa 
Jos muokattavana olevalle kirjanpidon viennille on annettu tilinumero, tämä tilinumero täyttyy automaattisesti hakuehdoksi Tili-kenttään.
Saldo-valinnalla voit rajata erittelykohteiden hakua seuraavasti:
-
(tyhjä) = näytetään kaikki erittelykohteet
-
Avoimet = näytetään vain erittelykohteet, joilla on saldoa
-
0.00 = näytetään vain erittelykohteet, joiden saldo on 0
Uuden erittelykohteen perustamisnäkymä/muokkausnäkymä
Erittelykohteen perustamis- ja muokkausnäkymässä määrität erittelykohteen nimen sekä asetukset, jotka vaikuttavat siihen, miten kohde näkyy kirjanpidon viennillä, tase-erittelyillä ja raporteilla. Osa tiedoista täydentyy automaattisesti vientiriville, kun erittelykohde valitaan käyttöön.
Tase-erittelyyn vaikuttavat tiedot laskuilla ja sähköisellä tiliotteella
Osto- ja myyntilaskun muokkausnäkymässä sekä sähköisellä tiliotteella voit määrittää tase-erittelyyn liittyvät tiedot suoraan laskurivikohtaisesti. Rivin oikeassa laidassa olevasta 💡 Tase-erittely-kuvakkeesta pääset tekemään samat erittelykohteeseen liittyvät valinnat kuin muistiotositteilla.
Jos rivi on jo kirjanpidossa, erittelytiedot päivittyvät sinne tallennuksen yhteydessä. Uudella rivillä erittelytiedot tallentuvat kirjanpitoon vasta, kun lasku, suoritus tai tiliote tallennetaan ja siirtyy kirjanpitoon.
Rivillä näkyvä Tase-erittely-kuvake ilmaisee värillään rivin käsittelyn tilan:
-
Musta = tase-erittelyitä ei ole määritelty
-
Vihreä = tase-erittely on määritelty (Erittelykohde, Ryhmä tai Erittele aina on valittuna) ja Erittelyssä-valinta on aktiivinen raportille vientiä varten
-
Sininen = määritykset ovat muuten samat kuin vihreässä, mutta Erittelyssä-valinta ei ole aktiivinen
Tase-erittelyn muodostaminen ja muokkaaminen
Kirjanpidon Etsi-näkymässä on käytettävissä erillinen Tase-erittely-alisovellus, jossa voit hakea, tarkastella ja muodostaa tase-erittelyjä valitulta aikajaksolta.
Tase-erittelyjen Etsi-näkymässä voit tehdä hakuja perusvalintojen mukaisesti esimerkiksi päivämäärän tai tilan perusteella.
Uuden tase-erittelyn voit luoda klikkaamalla Uusi-painiketta.
Tase-erittelyn tiedot voidaan hakea halutulta aikajaksolta. Oletuksena ohjelma ehdottaa koko tilikautta. Samalle aikajaksolle on mahdollista muodostaa useampi tase-erittely.
Tapahtumien tuonti tase-erittelylle
-
Avaa Kirjanpito → Etsi → Tase-erittely ja klikkaa Tase-erittelyn Etsi-näkymässä Uusi.
-
Anna tase-erittelylle kuvaus, jotta erittely on myöhemmin helpompi löytää ja yksilöidä.
-
Määritä tase-erittelyn alku- ja loppupäivämäärä.
-
Oletuksena tase-erittelylle tuodaan:
-
vain sellaiset kirjanpidon vientirivit, joilla Erittelyssä-valinta on aktiivinen
-
erittelykohteiden ja kirjanpidon tilien alkusaldot
-
erittelykohteiden ja kirjanpitotilien saldo tase-erittelyn loppupäivän mukaisesti, ryhmittäin eriteltynä
-
sellaiset erittelykohteet ja niiden loppusaldo, joilla on ollut tapahtumia tarkastelujakson aikana
-
-
Tarvittaessa valitse Tuo kohdistamattomat vientirivit, jos haluat tuoda tase-erittelylle myös sellaiset kirjanpidon vientirivit, joita ei ole kohdistettu erittelykohteille.
Huomioi lisäksi, että jos tilikartan asetuksissa kirjanpidon tilin tase-erittelyn tuontitavaksi on valittu Saldo, tase-erittelylle tuodaan kyseiseltä tililtä aina vain tilin loppusaldo.
Tase-erittelyn muokkausnäkymä
Tase-erittelyn muokkausnäkymässä voit päivittää kirjanpidosta tuotavia tietoja, lisätä ja poistaa rivejä, tarkistaa saldojen täsmäämisen kirjanpitoon sekä rajata näkymää hakuehdoilla. Lisäksi voit muokata yksittäisiä erittelyrivejä ja siirtyä suoraan kirjanpidon tositteille.
Tase-erittelyyn tehdyt muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeesta.
Tase-erittelyn tiedot voidaan hakea uudelleen Päivitys-painikkeesta. Päivitys poistaa tase-erittelyyn tehdyt muutokset niiden rivien osalta, jotka tuodaan uudelleen kirjanpidosta.
Käsin lisättyjä rivejä (summa-kenttä näkyy oranssilla) päivitystoiminto ei poista.
Tase-erittely voidaan poistaa Toiminnot-valikosta valitsemalla Poista tase-erittely.
Tase-erittelyä voidaan esikatsella Tulosta-painikkeesta.
Rivien lisääminen, poistaminen ja järjestäminen
Erittelyn rivejä voidaan poistaa valitsemalla rivit vasemmasta laidasta ja klikkaamalla roskakori-painiketta. Painike on näkyvissä vain, kun vähintään yksi rivi on valittuna.
Jos poistettavien rivien joukossa on kirjanpidon vientirivejä, joille ei ole annettu Erittelykohde- tai Ryhmä-tietoa, voidaan valita Älä tuo tositetta enää tase-erittelyyn. x kpl. Tällöin poistettavilta riveiltä poistetaan tositteella Erittelyssä-valinta, eikä rivejä enää tuoda uudelleen tase-erittelyyn.
💡 Jos poistetut rivit halutaan myöhemmin takaisin tase-erittelyyn, Erittelyssä-valinta tulee aktivoida uudelleen vientiriveille.
Kunkin erittelyrivin vasemmassa laidassa on Toiminnot-valikko, josta voidaan siirtää riviä tase-erittelyllä, lisätä uusi rivi ja kopioida rivi.
💡 Rivin paikkaa voidaan muuttaa myös tarttumalla rivin järjestysnumeroon hiirellä ja raahaamalla rivi haluttuun kohtaan.
Muokkausnäkymän rivikohtaiset lisätoiminnot
Jos jonkin kirjanpidon tilin yhteenlasketut rivit poikkeavat kirjanpidon saldosta, näytetään tieto käyttäjälle Yhteensä-sarakkeen saldo punaisella. Viemällä hiiren osoitin saldon päälle näytetään tilin kirjanpidon saldo.
Yksittäisiä erittelykohteita voidaan kohdistaa riville Erittelykohde-sarakkeen painikkeesta. Kohdistus voidaan poistaa 
Yksittäisiä tositteita voidaan poimia Tositenumero-sarakkeesta. Tätä voidaan käyttää manuaalisesti lisätyillä tase-erittelyn riveillä.
Kirjanpidon tositteelle voidaan siirtyä 
Kirjauspäivä näytetään erittelyriveillä vain silloin, kun riviä ei ole kohdistettu erittelykohteelle tai ryhmälle. Päivämääräkenttää voidaan muokata käsin.
Uuden tase-erittelyn käyttö tilinpäätösdokumenteilla
Uuden tase-erittelyn saat käyttöön tilinpäätösdokumenteilla vaihtamalla dokumenttipohjaan uuden tase-erittelyraportin.
-
Avaa Kirjanpito → Etsi-näkymä → Dokumentit.
-
Valitse tase-erittely-dokumentti, jolle uusi tase-erittely halutaan tulostuvan.
-
Korvaa dokumentissa toiminto [BalanceAnalysisReport] toiminnolla [BalanceAnalysis2Report].
-
Tallenna dokumentti.
Kun tämän jälkeen tulostat raportin 384 – Tase-erittely tilikaudelta, raportti muodostuu uuden tase-erittelyn mukaisesti.
Jos samalle aikajaksolle on muodostettu useita tase-erittelyitä, tulostukseen valitaan oletuksena viimeisin luotu tase-erittely.
Raportilla 384 – Tase-erittely voit valita käytettävän erittelyn Tase-erittely-valikosta.
Jos raportti tulostetaan dokumenttieditorin esikatselun kautta, käytettävää tase-erittelyä ei voi valita erikseen. Tällöin tulostuksessa käytetään aina viimeisintä luotua tase-erittelyä.
Tyypillisiä tilanteita tase-erittelyjen ja erittelykohteiden käytössä
Alla on esimerkkejä tase-erittelyjen ja erittelykohteiden käytön tyypillisistä tilanteista sekä ratkaisuehdotuksia niiden käsittelyyn.
Huom! Alla olevat kirjaus- ja erittelytavat ovat esimerkkejä. Niiden lainmukaisuus tulee tarkistaa käyttäjän toimesta. Netbaron Solutions Oy ei vastaa välittömistä tai välillisistä kuluista alla olevien kirjaus- ja tase-erittelytapojen virheistä johtuen.
Kun haluat muuttaa, mitä rivejä tase-erittelylle tuodaan
Tilanne: Kirjanpidon tilistä halutaan näyttää tase-erittelyssä vain loppusaldo.
Ratkaisuehdotus:
Valitse tilikartan asetuksissa tilin kohtaan valinta 7. Saldo. Tarvittaessa rivin tekstiä voidaan muokata käsin tase-erittelyllä.
Asetukset → Sovellusasetukset → Talous → Tilikartat-välilehti
Tilanne: Kaikkia kirjanpidon vientejä ei ole kohdistettu erittelykohteille, mutta ne halutaan mukaan tase-erittelylle.
Ratkaisuehdotus:
Valitse tase-erittelyn luonnin yhteydessä Tuo kohdistamattomat vientirivit. Tällöin kaikki kirjanpidon vientirivit tuodaan erittelylle.
Tilanne: Tase-erittelyllä on paljon 0-saldoisia erittelykohteita, jotka halutaan poistaa erittelyltä.
Ratkaisuehdotus:
Suodata näkymää Summa-sarakkeen avulla. Kirjoita kenttään =0.00, jolloin näkyviin tulevat vain 0-saldoiset rivit poistettavaksi.