Tase-erittely ja erittelykohteet

Erittelykohteet mahdollistavat erillisten kirjaussummien seurannan ohjelmassa, ja niiden tuonnin automaattisesti tase-erittelyille. Kirjanpidon rivin erittelykohdetietoja voi muokata myös lukituilla kirjanpidon kausilla.

Huom! Vastatilin käyttöön manuaalitositetta kirjatessa on syytä kiinnittää erityistä huomiota. Jos vientiriville on annettu erittelykohde, viedään myös vastakirjaustilin summa samalle erittelykohteelle. Täten on suositeltavaa tehdä erittelykohteelle kohdistetut kirjaukset ilman vastatili-toimintoa, ettei erittelykohteelle vahingossa tule kirjattua myös vastakirjauksen saldoa.
 

Kirjanpidon tositteen muokkaus näkymä

• Erittelyssä-valinta määrää huomioidaanko vientiriviä lainkaan tase-erittelyissä. Jos valinta poistetaan, vientiriviä ei tuoda tase-erittelyille, eikä vientirivillä kirjattua summaa huomioida erittelykohteen saldossa tase-erittelyllä.

• Napsauttamalla Erittelykohde-kenttää voidaan valita erittelykohde suoraan listasta tai hakea suoraan kirjoittamalla nimi kenttään ja napsauttamalla enteriä. Tämä toimii, mikäli kyseinen sana esiintyy vain yhden erittelykohteen nimessä, jolloin poiminta voidaan suorittaa suoraan.

  • Kenttä saadaan tyhjennettyä napsauttamalla näppäimistön Esc-painiketta tai kaksoisnapsauttamalla kenttää tai napsauttamalla poista -painiketta.

  • Erittelykohteiden Etsi-näkymään pääsee poiminta-painikkeesta

• Ryhmä-valinnalla, voi määritellä onko vientirivi esimerkiksi lisäystä, vähennystä tai poistoa. Kullakin ryhmällä tehdyt kirjaukset lasketaan tase-erittelyllä automaattisesti kirjanpidon tili ja erittelykohde-kohtaisesti yhteen tase-erittelyyn. Tällöin ryhmällä tehdyistä kirjauksista muodostuu tase-erittelyille vain yksi rivi.

  • Valikossa näytetään alkusaldoa lukuun ottamatta asetuksissa määritetyt ryhmät. Alkusaldo muodostuu automaattisesti vanhoilta tapahtumilta eikä sitä voida antaa erikseen käsin.

• Erittelyselite-kenttään voidaan antaa rivin vientiselitteestä poikkeava tieto. Erittelyselite tieto tuodaan tase-erittelylle vain jos vientiä ei ole samalla kohdistettu erittelykohteelle tai ryhmälle.

• Mikäli ”Erittele aina” valinta on päällä, niin kirjanpidon vientirivi tuodaan omana rivinään tase-erittelyille, vaikka vienti olisi kohdistettu Erittelykohteelle tai Ryhmälle. 

• Jos tositteella tallennettu vientirivi on kohdistettu erittelykohteelle tai ryhmälle, vientirivin vasemmassa laidassa näkyy vihreä tase-erittely -kuvake.

  • Jos vientiriville on annettu Erittelykohde tai Ryhmä -tieto, mutta Erittelyssä-valinta ei ole rivillä aktiivinen, on kuvake sininen.

Pikatoiminnot
•    Ctrl+F painaminen Erittelykohde-kentässä avaa erittelykohteiden Etsi-näkymän
•    Ctrl+M painaminen Erittelykohteiden Etsi-näkymässä avaa uuden erittelykohteen perustamisen
•    Ctrl+S painaminen uuden erittelykohteen perustamisnäkymässä tallentaa muutokset
 

Erittelykohteiden etsi-näkymä

• Uusia erittelykohteita voidaan perustaa Erittelykohteiden etsi-näkymässä Uusi-painikkeesta.

• Jo perustettua erittelykohdetta voi muokata kunkin erittelykohteen oikealla puolella olevasta muokkaus-painikkeesta.

  • Jos parhaillaan muokattavana olevalle kirjanpidonviennille on annettu tilinumero, tulee tämä tilinumero automaattisesti hakuehdoksi Tili-kenttään.

• Saldo- valinnalla voidaan rajata erittelykohteiden hakua:

  • - (tyhjä) = kaikki

  • - Avoimet = haetaan vain sellaiset erittelykohteet, joilla on saldoa

  • - 0.00 = haetaan vain sellaiset erittelykohteet, joiden saldo on 0

Uuden erittelykohteen perustamisnäkymä/muokkausnäkymä

• Erittelykohde-kenttä on pakollinen. Siihen syötetään erittelykohteen nimi. Erittelykohde, ja sen saldo tuodaan tase-erittelyille näkyviin tässä kentässä olevalla nimellä.

• Nro-kenttä on valinnainen tieto. Tätä voidaan käyttää ylimääräiseen kohdistustiedon antamiseen. Tieto näkyy myös tase-erittelyillä, sekä raportilla 1946 – Erittelypäiväkirja. Kenttään voidaan syöttää vain numeroita.

• Erittelyselite-kenttään kirjoitettu tieto tulee automaattisesti vientiriville erittelyselitteeksi, kun erittelykohde poimitaan.

• "Erittelyssä valinta automaattisesti saldon perusteella" valinta

  • Kun valinta on aktiivinen, kaikki kohteelle kirjatut viennit muuttuvat automaattisesti "Erittelyssä" valinnan osalta, sen mukaan onko kohteen saldo nolla vai ei. Eli kun erittelykohteen saldo menee nollaksi, niin kaikki rivit poistuvat tase-erittelystä kyseisen kohteen osalta. Jos kohde muuttuu saldolliseksi menee valinta päälle kaikille vienneille.

  • Tämä automatiikka on aiemmin ollut oletuksena päällä ilman tätä valintamahdollisuutta.

  • Valinnan käytössä tulee huomioida, että erittelyyn tuonti tehdään aina erittelykohteen nykyisen saldon perusteella, ei laadittavan tase-erittelyn loppupäivän perusteella.

Osto- ja myyntilaskun muokkausnäkymät sekä sähköinen tiliote

• Osto- ja myyntilaskun muokkausnäkymässä sekä tiliotteella on kunkin laskurivin oikeaan laitaan lisätty Tase-erittely-kuvake, josta päästään tekemään rivikohtaisesti samat valinnat riviä koskeville kirjauksille, samalla tavoin kuin muistiotositteillakin.

• Erittelykohteiden muokkaus- ja etsi-näkymässä on samat toiminnot kuin muistiotositteillakin.

• Jos rivi on jo kirjanpidossa, tieto päivitetään sinne tallennettaessa erittelytiedot tallenna-painikkeesta.

• Uudella rivillä tallennus tehdään vasta, kun lasku/suoritus/tiliote tallennetaan sovellukselle ja siitä kirjanpitoon.

  • Rivillä näkyvä kuvake indikoi värillä rivin käsittelyn tilan

    • Musta = Tase-erittelyitä ei ole määriteltynä

    • Vihreä = Tase-erittelyitä on määritelty "Erittelykohde", "Ryhmä" tai "Erittele aina" valittuna sekä  "Erittelyssä" valinta aktiivisena raportille vientiä varten

    • Sininen = Muutoin samat määritykset kuin vihreässä, mutta "Erittelyssä" valinta ei ole aktiivinen.

Kirjanpidon etsi-näkymä

• Kirjanpidon etsi-näkymässä on uusi alisovellus Tase-erittely.

  • Tase-erittelyjen etsi-näkymässä voidaan tehdä hakuja perusvalintojen mukaisesti kuten päivämäärien tai tilan mukaan.

  • Uusi tase-erittely luodaan napsauttamalla Uusi-painiketta.

  • Tase-erittelyn tiedot voidaan hakea halutulta aikajaksolta, oletuksena ohjelma ehdottaa koko tilikautta. Samalle aikajaksolle on mahdollista aloittaa ja tehdä useampi tase-erittely.

Tapahtumien tuonti tase-erittelylle

• Valitaan Tase-erittelyn etsi-näkymästä Uusi.

  • Tase-erittelyn kuvauksella erittely on helpommin etsittävissä ja yksilöitävissä

  • Annetaan tase-erittelyiden alku- ja loppupäivämäärä

• Oletuksena tase-erittelyille tuodaan:

  • tuonnissa huomioidaan vain sellaiset kirjanpidon vientirivit, joissa valinta ”Erittelyssä” on aktiivinen

  • erittelykohteiden ja kirjanpidon tilien alkusaldot 

  • tase-erittelyn loppupäivän mukainen saldo erittelykohteille ja kirjanpitotileittäin ja Ryhmittäin eriteltynä

  • Sellaiset erittelykohteet ja niiden loppusaldo, joilla on ollut tapahtumia kauden aikana

• ”Tuo kohdistamattomat vientirivit”

  • Kun valinta on päällä, tuodaan tase-erittelyille myös sellaiset kirjanpidon vientirivit, joita ei ole kohdistettu Erittelykohteille.

  • Jos tilikartan asetuksissa on valittu kirjanpidon tilin tase-erittelyn tuontitavaksi "Saldo", tuodaan tase-erittelylle aina vain tilin loppusaldo.

Tase-erittelyiden muokkausnäkymä:

• Tase-erittelyyn tehdyt muutokset voi tallentaa Tallenna-painikkeesta.

• Tase-erittelyn tiedot voidaan hakea uudelleen Päivitys-painikkeesta. Päivitys poistaa tase-erittelyyn tehdyt muutokset uudelleen tuotavien rivien osalta.

  • Käsin lisättyjä rivejä (summa kenttä oranssilla) toiminto ei poista.

• Tase-erittely voidaan poistaa Toiminnot-valikosta, napsauttamalla poimintapainiketta on valinta Poista tase-erittely.

• Tase-erittelyä voidaan esikatsella Tulosta-painikkeesta.

• Erittelyn rivejä voidaan poistaa valitsemalla rivit vasemmasta laidasta ja napsauttamalla sen jälkeen roskakori-painiketta (painike on näkyvillä vain silloin, kun vähintään yksi riveistä on valittuna).

  • Jos poistettavien rivien joukossa on kirjanpidonvientirivejä, joille ei annettu Erittelykohdetta tai Ryhmää, voidaan valita ”Älä tuo tositetta enää tase-erittelyyn. x Kpl”. Mikäli valinta tehdään, kaikista poistettavista riveistä poistetaan tositteilta valinta ”Erittelyssä”, jolloin niitä ei enää tuoda uudelleen tase-erittelyyn. Jos valintaa on käytetty rivien poiston yhteydessä ja poistetut rivit halutaan uudelleen tase-erittelyyn, tulee Erittelyssä valinnat käydä aktivoimassa vientirivien osalta.

• Kunkin erittelyrivin vasemmassa laidassa on toiminto-valikko, josta voidaan muokata rivin paikkaa tase-erittelyllä, kopioida rivi tai luoda kokonaan uusi tyhjä rivi tase-erittelylle.

  • Valikosta löytyvät toiminnot vaihtoehtoineen Siirrä rivi, Lisää rivi ja Kopioi rivi.

• Muokkausnäkymää voidaan rajata antamalla hakuehtoja tase-erittelyn sarakkeiden Otsikkokenttään. Näkymää voidaan rajata seuraavilla hakuehdoilla:

  • - Tilinumero

  • - Erittelykohde

  • - Ryhmä

  • - Erittelyselite

  • - Summa

    • Useampaa eri hakuvalintaa voidaan käyttää saman aikaisesti, jolloin näytetään vain sellaiset rivit, jotka täyttävät molemmat hakuehdot.

    • Mikäli halutaan hakea vain sellaisia rivejä, jotka vastaavat täsmälleen annettua hakusanaa tulee haun eteen antaa = merkki.

  • Kaikki haettuna olevat rivit voidaan valita kerralla napsauttamalla Otsikkotasolla valinta-painiketta.

• Erittelyn rivien paikkaa voi vaihtaa rivin järjestysnumeron kohdalta, tartutaan hiirellä rivinumeroon ja raahataan rivi haluttuun kohtaan.

• Mikäli jonkin kirjanpidon tilin yhteenlasketut rivit erottavat kirjanpidon saldosta, ilmoitetaan käyttäjälle siitä näyttämällä Yhteensä sarakkeen saldo-punaisella. Viemällä hiiren osoitin saldon päälle, näytetään tilin kirjanpidon saldo.

• Yksittäisiä erittelykohteita voi poimia riville Erittelykohde sarakkeessa olevasta -painikkeesta. Erittelykohteen kohdistus riviltä voidaan poistaa -painikkeesta.

• Yksittäisiä tositteita voi poimia Tositenumero-sarakkeesta. Tätä voidaan käyttää manuaalisesti lisätyillä tase-erittelyn riveillä.

• Kirjanpidon tositteelle voi porautua Silmä -painikkeesta.

• Kirjauspäivä näytetään erittelyriveillä ainoastaan silloin kun rivi ei ole kohdistettu erittelykohteelle tai ryhmälle. Päivämäärä-kenttää voidaan muokata käsin.

Uuden tase-erittelyn käyttö tilinpäätösdokumenteilla

• Uuden tase-erittelyn voi asettaa tulostumaan tase-erittely dokumentille menemällä Kirjanpito etsi-näkymästä Dokumentit- alisovellukseen.

  • Tämän jälkeen valitaan tase-erittely-dokumentti, jolle uusi tase-erittely halutaan tulostuvan.

  • Korvataan [BalanceAnalysisReport] toiminto [BalanceAnalysis2Report] toiminnolla.

  • Tämän jälkeen tallennetaan dokumentti.

• Tämän jälkeen kun tulostetaan tilikauden osalta raportti 384 - tase-erittely, tulostuu raportit käyttäen uutta tase-erittelyä.

• Mikäli samalle ajalle on luotu useita tase-erittelyitä, tulostukseen otetaan oletuksena viimeisin tase-erittely. Tase-erittely -raportilla (384) voidaan Tase-erittely-valikosta valita haluttu tase-erittely. Dokumenttieditorin kautta tulostettaessa esikatselun ei käytettävää tase-erittelyä voi valita, vaan silloin se käyttää viimeisintä luotua tase-erittelyä.

Esimerkkejä tase-erittelyjen ja erittelykohteiden käytöstä

Huom! Alla olevat kirjaus- ja erittelytavat ovat esimerkkejä ja niiden lainmukaisuus tulee tarkistaa käyttäjän toimesta. Netbaron Solutions Oy ei vastaa välittömistä tai välillistä kuluista alla olevien kirjaus ja tase-erittelytapojen virheistä johtuen.

Ongelma 1.
Tapahtumien tuonti uudelleen kirjanpidosta hävittää tekemäni muokkaukset tase-erittelyllä, ja joudun tekemään muokkaukset uudelleen, jos kirjauksia joudutaan tekemään vielä erittelyiden aloittamisen jälkeen.

Ratkaisuehdotus:
Koska tapahtumien uudelleentuonti kirjanpidosta (Päivitys-toiminto) hävittää päivitettäviin riveihin käsin tehdyt muutokset, voit hyödyntää työssäsi seuraavia vinkkejä:
- Nimeä erittelykohteet mahdollisuuksien mukaan niin, ettei erittelyyn tarvitse lisätä tietoa käsin Erittelyselite-kenttään.
- Tarkasta tase-erittelyn automaattisesti tuotavat rivit ensin, ja muokkaa näiden vientirivien tietoja ja tuontitapoja haluamaksesi ensimmäisenä.
- Muokkaa tase-erittelyn rivin sijasta suoraan tositteella vientirivin erittelyselitettä, jolloin muokkaus tulee erittelylle myös tietojen uudelleen tuonnin jälkeen.
- Jos haluat poistaa 0-saldoisia tilejä, erittelykohteita tai Alkusaldo-tietoja erittelyltä, tee tämä vasta kun muut muokkaukset on tehty.
- Tase-erittelyllä voi tehdä käsin rivejä, ja näitä rivejä voidaan kohdistaa erittelykohteille ja tositteille käsin. Uudet, käsin lisätyt rivit säilyvät erittelyillä Päivitys-toimintoa käytettäessä.

Ongelma 2.
Pysyvien vastaavien erään tehdään tilikauden lopussa yhdellä kirjauksella poisto koko tilikaudelta. Poisto halutaan eritellä tällä tilikaudella, mutta ei enää seuraavilla.

Ratkaisuehdotus:
Tase-erä kohdistetaan erittelykohteelle. Kohdistetaan poiston osuus samalle erittelykohteelle ja käytetään poistorivillä valintaa ”Erittele aina”. Tällöin poiston osuus näytetään erittelykohteelle vain kirjausvuonna, mutta ei seuraavina vuosina.

Ongelma 3.
Pysyvien vastaavien erään tehdään tilikauden aikana poistoja kuukausittain. Poistot halutaan eritellä tällä tilikaudella yhtenä rivinä, mutta ei enää seuraavilla tilikausilla laisinkaan.

Ratkaisuehdotus:
Tase-erä kohdistetaan erittelykohteelle. Kohdistetaan poiston osuus samalle erittelykohteelle ja käytetään poistorivillä Ryhmää "Poisto". Tällöin poistojen osuus näytetään erittelykohteelle yhtenä rivinä vain kirjausvuonna, mutta ei seuraavina vuosina.

Ongelma 4.
Taseen pysyviin vastaaviin kuuluva erä ja siihen tehty arvonkorotus halutaan eritellä vuodesta toiseen tase-erittelyllä.

Ratkaisuehdotus:
Pysyvien vastaavien erä ja siihen kohdistuva arvonkorotus kirjataan omille erittelykohteilleen. Tällöin kumpikin erä haetaan erikseen automaattisesti vuodesta toiseen tase-erittelyille.

Ongelma 5.
Kirjanpidon tilistä halutaan näyttää tase-erittelyssä vain loppusaldo.

Ratkaisuehdotus:
Merkitään tilikartan asetuksissa tilin kohtaan valinta 7. Saldo. Tase-erittelyllä olevaa rivin tekstiä voidaan halutessa muokata käsin.

Ongelma 6.
Kaikkia kirjanpidon vientejä ei ole kohdistettu erittelykohteille. Tileille tehtyjä vientejä halutaan silti käyttää tase-erittelyn tekoon.

Ratkaisuehdotus:
Tase-erittelyn luonnin yhteydessä valitaan ”Tuo kohdistamattomat vientirivit”. Tällöin tuodaan erittelyille kaikki kirjanpidon vientirivit.

Ongelma 7.
Tase-erittelyillä on paljon 0-saldoisia erittelykohteita, jotka halutaan poistaa erittelyltä.

Ratkaisuehdotus:
Erittelyn summa sarakkeella voidaan suodattaa näkymää. Kun kenttään kirjoitetaan =0.00 näytetään näkymässä vain 0-saldoiset rivit.

Ongelma 8.
Haluaisin, että pysyvien vastaavien erän hankintapäivä/käyttöönottopäivä tai muu tieto näkyisi vuodesta toiseen tase-erittelyillä automaattisesti.

Ratkaisuehdotus:
Kaikki tieto mikä erittelykohteen nimeen ja numeroon annetaan tulee näkyviin myös tase-erittelyille.

Ongelma 9.
Kirjanpidon tilien tai erittelykohteiden alkusaldot eivät tule oikein tase-erittelylle.

Ratkaisuehdotus:
Varmista, että olet laskenut tilikausien alkusaldot ja summataulut muutoksien jälkeen.