Uuden myyntieräajolaskun luominen
Uusi myyntieräajolasku luodaan napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi.
Laskulle tulevat oletukset
Toimittajan tiedot, maksuehto, huomautusaika, maksukehotusmaksu ja viivästyskorko on täytetty valmiiksi laskulle. Näihin oletuksena täytettäviin tietoihin voi tehdä muutoksia valitsemalla Sovellukset-valikko > Asetukset > Talous > Myyntilasku-välilehti > Asetukset-välilehti.
Tulostuspohja, tulostustapa, maksuehto yms. oletukset tulevat eräajolaskulle kun poimitaan asiakas.
Mikäli useampi asiakas on poimittuna, niin viimeisin poiminta on voimassa.
Mikäli jo poimittu asiakas poimitaan uudelleen, tulevat asetukset tämän takaa.
Eräajolaskujen laskutusvälejä ei voi määritellä automaattisesti laskutusväliksi vaan ko. yksittäinen eräajolasku pitää merkitä manuaalisesti laskutettavaksi kyseisinä laskutusajankohtina tai napsauttamalla Suorita-painiketta
Suorita-painikkeen takana on tarkistus, onko eräajolaskun tietoja muutettu. Jos muutoksia on, kysytään halutaanko tallentaa muutokset.
Laskunrivit
Mikäli laskulla halutaan käyttää tuotteen ostohintaa, se saadaan annettua tuplanapauttamalla tuoterivillä Veroton-kenttään.
Avautuvassa ikkunassa voidaan antaa ostohinta A ja/tai B. Ikkuna suljetaan ruksista.
Laskurivillä on B.Kate EUR- ja B.Kate % -kentät, jotka lasketaan brutto-ostohinnasta sekä koko laskun yhteensätiedoissa on B.Kate-kenttä eli kokonaistiedot.
Laskurivien tiedot näkyvät Lisätiedot-välilehdellä ja kokonaistiedot Yhteensä-tietojen vieressä laskurivien yläpuolella.
Katetiedot näkyvät, kun henkilöstörekisteristä on valittu Näytä kate -oikeus (Rekisterit > Organisaatio > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti).
Ylläpitäjälle kentät näkyvät ilman oikeuden määrittämistäkin.
Lisää tietoa henkilöstörekisteristä.
Kustannuspaikka
Mikäli eräajolaskun vastaanottajaksi määritellyn asiakastiedon takana Oletukset-välilehdellä on määritelty kustannuspaikka, käytetään kyseistä kustannuspaikkaa muodostuvan laskun laskunrivillä.
Mikäli asiakastiedon takana ei ole määritelty kustannuspaikkaa, muodostuvalle laskulle käytetään eräajolaskun rivillä annettua kustannuspaikkaa.
Kertasuoritteinen laskurivi
Kertasuoritteista laskuriviä voidaan hyödyntää esimerkiksi silloin, kun asiakkaalle muodostuu eräajolaskun kautta kuukausittain samana toistuva lasku ja jos jonakin kuukautena on tarvetta laskutta jotakin lisätuotetta/palvelua tai muuta maksua kertaluontoisesti. Tällöin voidaan eräajolaskulle lisätä kertasuoritteinen rivi, joka poistuu automaattisesti eräajolaskulta, kun eräajolasku seuraavan kerran suoritetaan.
Laskurivistä voidaan tehdä kerran suoritettavan, viemällä hiiren Laskutetaan-ruksin päälle, jolloin avautuvat valintaruudut, joista laitetaan Kertasuoritteiset-valinta aktiiviseksi.
Eräajolaskun kopioiminen
Mikäli otetaan kopio eräajolaskusta, tyhjennetään suorituspäivä, korjattu suorituspäivä ja laskutusjaksopäivä. Lisäksi tyhjennetään suoritusvälivalikot ja haetaan asetuksista oletusasetus Muuta suorituspäivä arkipäivälle -valintaan.
Kopioitaessa ei kopioida laskutusjonosta poimittuja rivejä uudelle eräajolaskulle.
Ennakkotarkastus pakollinen -valinta, suorituskerrat ja eräajo-ohjeet kopioituvat uudelle eräajolaskulle.
Kopioidessa voidaan valita mitä, tietoja kopioidaan.
Myyjä-kentän voi tyhjentää kaksoisnapsauttamalla kenttää.
Lisätiedot-välilehti
Laskun Lisätiedot-välilehdellä löytyvät mm. Maksukehotusmaksu- ja Huomautusaika-kentät.
Tarjousnumero-kenttään voidaan antaa ulkoinen tarjousnumero, esimerkiksi julkishallinnon hansel-koodi.
Työmaanumero-kenttä on poimittavissa rekisteristä poimintaikkunan kautta tai listalta.
Mikäli Sopimusnumero-kenttä on tyhjä, poimitaan myös tämä tieto rekisteristä.
Kenttä menee verkkolaskuluontiin (Finvoice 1.3) BuyerReferenceIdentifier-kenttään.
Verkkolaskun luku lukee vastaavasti BuyerReferenceIdentifier-kentästä tätä tietoa ja jos se on muodoltaan työmaanumeron kaltainen TA-XX-Xn-X, tuodaan tieto sovelluksen Työmaanumero-kenttään ja jos numero puuttuu työmaarekisteristä, luodaan se sinne, jolloin se on käytettävissä raporteilla yms.
WS-Invoice-tieto tulee palautuviin kenttiin ja tuotavaan laskuun.
WS-Purchasebill-tieto tulee palautuviin kenttiin ja tuotavaan laskuun.
Tiedot tulevat xsd-tiedostoon.
Verkkolaskujen tuonti pankista tai manuaalisesti tiedostona.
Työmaanumero tulee tulostuspohjiin valittavaksi kentäksi myynti- ja ostolaskulle.
Työmaanumero tulee CSV-kenttänä vietäväksi.
Työmaanumero tulee myyntilaskun ja ostolaskun kopiontidialogiin. Laskun kohdistamiseen liittyvät tiedot ovat omana osanaan oikeassa laidassa.
Asiakkaan tiliöintitiedot
Asiakkaan tiliöintitiedoilla voidaan antaa laskun vastaanottajalle tiliöintiehdotus verkkolaskussa.
Finvoice-verkkolaskustandardin mukaan tilielementissä voi olla korkeintaan 4 merkkiä.
Finvoice-verkkolaskustandardin mukaan kustannuspaikkaelementissä voi olla korkeintaan 10 merkkiä.
Kentät on näkyvissä vain jos myyntilaskun asetuksissa on määritelty näkymään rivikohtaisina kenttinä Asiakkaan tiliöintitiedot.
Muuta tietoa -välilehti
Myyntilaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Myyntilasku-välilehti > Tiedonannot-välilehti) valittuna oleva oletustiedonanto tulee automaattisesti uusille eräajolaskuille Tiedonanto-kenttään Muuta tietoa -välilehdelle.
Muuta tietoa -välilehden Sisäistä tietoa -kentässä oleva tieto siirtyy suorituksessa luotaville laskuille.
Ohjeet-välilehti
Ohjeet-välilehdellä olevat Laskutus- Toimitus ja Kuljetusohjeet voidaan asetuksissa määritellä siirrettäväksi muodostettavalle laskulle.
Kuljetusohjeet -kentän tiedot välitetään rahtikirjoille rahdin kuljetusohjeeksi.
Koskee Transpointin ja muita käsin lisättyjä rahtikirjoja.
Tiliöintitietojen muuttaminen
Muuta kaikille riveille -valinnan toiminta.
Valitsemalla Muuta kaikille riveille -valinnan aktiiviseksi, muuttuvat valinnan yläpuolella olevat tiliöinnit, kustannuspaikat, työnumerot ja alv-% kaikille laskun riveille.
Oletuksena valinta on aktiivinen.
Mikäli valinta otetaan pois päätä ja myyntilasku tallennetaan, valinta pysyy pois päältä.
Mikäli tehdään muutoksia, kun valinta ei ole aktiivisena, tehdään muutos vain uudelle riville.
Järjestelmä muistaa valinnan niin kauan kun ollaan laskun muokkausnäkymässä.
Ennen alv-% vaihtamista käyttäjälle huomautetaan, että rivien alv-prosentin vaihtaminen ei päivitä tiliöintejä, ja neuvotaan tarkistamaan ne jälkeenpäin. Käyttäjän pitää vielä erikseen hyväksyä muutos dialogissa. Vasta tämän jälkeen muutos varsinaisesti tehdään riveille.
Tarkistukset tallennuksen yhteydessä
Eräajolaskuilla tehdään seuraavat tarkistukset tallennuksen yhteydessä:
Mikäli jonkin valitun vastaanottajan oletustulostustapa on Verkkolasku tai Liitteenä sähköpostilla, tarkistetaan että tarvittavat tiedot ovat oikein.
Vastaavasti tiedot tarkistetaan asiakkaalta myös silloin, kun hänellä ei ole oletustulostustapaa, mutta eräajolaskun tulostustapa on Verkkolasku tai Liitteenä sähköpostilla.
Mikäli eräajolaskulla on käytössä varastokulutus ja riville valituilla tuotteilla ei ole sallittuna negatiivista kulutusta, tarkistetaan että tuotetta riittää jokaiselle asiakkaalle.
Tuotteet kulutetaan varastosta erää suoritettaessa.
Eräajotiedot-välilehti
Todelliset laskutuspäivät
Muuta suorituspäivä arkipäivälle -valinnalla siirretään juhlapäivälle tai viikonlopulle sattuva suorituspäivä.
Asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku) määritellään, onko valinta oletuksena aktiivinen vai ei.
Kun asetus valitaan, näytetään Laskentatapa-valikko, josta on valittavissa seuraavat:
Oletus
Mikäli suorituspäivä osuu lauantaille tai erikoispäivälle, muutetaan se edelliselle arkipäivälle.
Mikäli suorituspäivä osuu sunnuntaille tai erikoispäivälle, muutetaan se seuraavalle arkipäivälle.
Mikäli suorituspäivä osuu vuoden ensimmäiselle päivälle, muutetaan se aina seuraavalle arkipäivälle.
Aina edelliselle arkipäivälle
Mikäli suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, muutetaan se aina edelliselle arkipäivälle.
Poikkeuksena on vuoden ensimmäinen päivä, jolloin suorituspäivä muutetaan aina seuraavalle arkipäivälle
Aina seuraavalle arkipäivälle
Mikäli suorituspäivä osuu viikonlopulle tai erikoispäivälle, muutetaan se aina seuraavalle arkipäivälle.
Huom. Vuoden viimeinen päivä korjataan aina taaksepäin edelliseen arkipäivään riippumatta siitä, mikä laskentatapa on valittuna korjatun suorituspäivän laskennassa.
Korjattu suorituspäivä on päivämäärä, jolla erät lähtevät automaattiajoon. Tässä kentässä oleva päivä siis lasketaan automaattisesti suorituspäiväkentästä käyttäjän valitseman laskentatavan mukaisesti.
Laskutusjaksopäivä -kentän mukaan pidetään yllä laskutusrytmiä, ja huolehditaan, että laskutuspäivä ei ala jätättämään tai edistämään laskueriä luotaessa. Tätä päivää käytetään, kun suoritusautomatiikka laskee seuraavan erän päivämääriä.
Laskutusjakson alkupäivämäärä tulee laskutuspäivän mukaan, joka syötetään Lask.pvm-kenttään.
Ohjelma olettaa, että laskutus tehdään etukäteen, joten Alkupäivä-kenttään tulee Lask.pvm-kentässä olevasta päivämäärästä laskettuna seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä.
Esim. Mikäli laskutettava päivämäärä on 28.4.2010, tulee Alkupäiväkenttään 1.5.2010.
Laskutusjakson Alku- ja Loppupäiväkenttiin lasketaan päivät siinä vaiheessa, kun Toistuvaissuoritteinen-valinta on aktiivinen ja Suoritusväli pvm. tai Suoritusväli kk. on annettuna.
Laskutusjakso-kohdassa on Ajalta-kenttä.
Mikäli asetuksissa laskutusjaksokohteeksi on määritetty Ajalta-kenttä, siirtyvät tähän kenttään eräajolaskun Alkupäivä-Loppupäivä kenttien tiedot myyntilaskulle. Mikäli Ajalta-kenttään on kirjattu muuta tietoa, tämä korvataan laskutusjakson päivämäärillä.
Jos viitteemme kenttään on kirjattu tietoa eräajolaskulla, se siirtyy myyntilaskulle eikä kenttä tyhjene myöskään eräajolaskulta, kun suoritus tehdään toistuvasuoritteiselle tai määräaikaiselle eräajolaskulle.
Mikäli asetuksissa laskutusjaksokohteeksi on määritetty Viitteemme-kenttä, siirtyvät tähän kenttään eräajolaskun Alkupäivä-Loppupäivä kenttien tiedot myyntilaskulle. Tässä tapauksessa Ajalta-kenttään kirjattu tieto siirtyy samaan kenttään myös myyntilaskulla.
Jos viitteemme kenttään on kirjattu tietoa eräajolaskulla, tieto ei siirry muodostettavalle myyntilaskulle ja suorituksen jälkeen kenttä tyhjenee myös eräajolaskulta.
Eräajo-ohjeet -kenttään tuodaan teksti joka on tallennettu Eräajo-ohjeet välilehdelle. Kentän tiedot eivät siirry muodostettaville laskuille.
Eräajolaskun päivämäärien luonti toimii samaan tapaan kuin laskulla:
Mikäli päivämäärät ovat tyhjät, käytetään laskutuspäivänä kuluvaa päivää ja muut päivämäärät lasketaan sen perusteella.
Mikäli laskutuspäivämäärä on tyhjä, lasketaan laskutuspäivämäärä ja eräpäivä kuluvan päivämäärän ja maksuehdon mukaan.
Mikäli Toimituspvm- ja Kirjauspvm-kentät eivät ole tyhjät, tietoja ei muuteta.
Päivämäärät tulevat erän ensimmäisen suorituskerran laskuille.
Eräajolaskunäkymään lasketaan suoraan seuraavan suorituskerran päivämäärät, mikäli erä pitää vielä suorittaa.
Mikäli suorituskertoja ei ole enää jäljellä, näkyvät kyseiset päivämäärät eräajolaskullakin.
Mikäli eräajon laskutusjakson päivämäärät jätetään tyhjäksi, lasketaan kenttiin päivämäärät automaattisesti erää suoritettaessa.
Alkupäiväksi lasketaan laskutuspäivää seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä ja loppupäiväksi alkupäivän päivämäärä lisättynä suoritusvälillä.
Mikäli suoritusväliä ei ole määritelty, loppupäiväksi asetetaan alkupäivä.
Eräajolaskun yhteensä tiedot
Seuraavissa laskun Yhteensä-kenttien elementeissä on muokkausmahdollisuus: Veroton, Verollinen, Kate ja Kate-%.
Muokkaus tehdään kaksoisnapsauttamalla kyseistä kenttää.
Muokkauksen jälkeen varmistetaan, mitä laskentatapaa seuraavista halutaan käyttää.
Lisää tasausrivi: lisää uuden rivin, johon muutos lisätään.
Muuta á-hintaa: muuttaa rivien á-hintaa muutoksen verran. Muutos suhteutetaan riviin.
Tämä valinta on valittuna oletuksena, mutta sen voi vaihtaa.
Muuta alennusprosenttia: muuttaa rivien alennusprosenttia muutoksen verran. Muutos suhteutetaan riviin.
Valittu laskentatapa tallennetaan kyseiselle laskulle.
Mikäli valitaan myös Älä näytä enää -kohta aktiiviseksi, ei tätä varmistusikkunaa näytetä toista kertaa tällä laskulla, vaikka Yhteensä-tietoja muutettaisiinkin.
Laskutusjono
Laskutusjonosta poiminta on käytössä vain silloin, kun vastaanottajia on yksi.
Mikäli laskutusjonosta on poimittu tapahtumia eräajolle, on vastaanottajia mahdollista valita vain yksi.
Kun vastaanottaja on valittu, uusia vastaanottajia ei voi valita ennen kuin poistaa entisen valinnan.
Vastaanottajia voi valita tai poistaa Vastaanottajat-välilehdellä, joka on Toimittaja-välilehden vieressä.
Mikäli valitaan useampi vastaanottaja ennen kuin poimitaan laskutusjonosta, piilotetaan poiminta.
Laskuttamatta-poimintapainike sijaitsee tuoterivien yläpuolella.
Valuuttalaskut
Valuuttalaskussa kurssi tulee laskutuspäivän mukaan. Mikäli päivää muutetaan, muuttuu myös kurssi.
Valuuttatiedot haetaan Euroopan keskuspankilta päivitettynä joka aamu.
Laskun yhteensätiedoissa näytetään summat sekä kyseisessä valuutassa että kotivaluutassa. Summat tallentuvat tietokantaan kummassakin valuutassa.
Summat, joita ei voi muokata, näytetään Etsi-näkymissä ja yhteensäsummissa yms. tuhaterottimilla ja pilkulla.
Oletustulostuspohjissa näkyy kyseinen valuutta.
Vastaanottajat-välilehti
Laskun vastaanottajia lisätään Vastaanottajat-välilehdeltä. Uusi vastaanottaja lisätään napsauttamalla Nro-otsikon vasemmalla puolella olevaa Lisää vastaanottaja painiketta
Näytölle avautuu asiakasrekisteri, josta laskun vastaanottajat valitaan napsauttamalla asiakastietoriviä, jolloin asiakaan tiedot siirtyvät suoraan Vastaanottaja-kenttään.
Useita asiakkaita voi poimia kerralla laittamalla asiakkaiden rivin alussa oleva valinta aktiiviseksi ja napsauttamalla sen jälkeen Poimi-painiketta.
Mikäli poimitaan hyvin suuri määrä (useita satoja) asiakastietoja kerralla, voi poiminta kestää hieman pidempään. Huomioitavaa, ettei ikkunaa saa sulkea kesken poiminnan. Poimintaikkunan voi siirtää sivuun tarttumalla yläreunan valkoisesta alueesta kiinni, jolloin nähdään, milloin asiakastiedot ovat poimiutuneet eräajolaskulle ja ikkunan voi sulkea.
Vastaanottaja-kentästä asiakastietorivin poistaminen tapahtuu napsauttamalla rivin edessä olevaa Poista-painiketta.
Vastaanottajan tietoja pääsee muokkaamaan napsauttamalla Muokkaa-painiketta.
Muokkauksen takaa voi lisätä asiakkaalle erillisen laskutusosoitteen lisäosoitteeksi.
Vastaanottajien määrä näkyy Vastaanottajat-välilehden otsakkeessa.
Saman viitenumeron käyttö asiakkaittain
Saman viitenumeron käyttö on mahdollista asiakkaittain. Viitenumero otetaan asiakasrekisterin Oletukset-välilehden Laskun viitenumero -kentästä.
Sovellukset-valikko > Rekisterit > Asiakkaat > Oletukset-välilehti.
Asiakkaalle voi asettaa viitenumeron myös asiakasta poimittaessa Lisää vastaanottaja -painikkeen.
Kun asiakasrekisteri avautuu, valitaan asiakas napsauttamalla kerran valittua riviä ja napsautetaan Muokkaa-painiketta.
Valitaan Oletukset-välilehti ja kirjoitetaan kestoviitenumero Laskun viitenumero -kenttään.
Tiedot tallennetaan napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Tallenna.
Täytetään laskulle tarvittavat tiedot ja luodaan laskurivit laskulle.
Laskun numerosarja
Eräajolaskun asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Talous > Myyntilasku-välilehti) on Laskujen luonnissa käytettävä numerosarja-valinta.
Mikäli numerosarja on valittuna, käytetään eräajojen suorituksen aikana muodostettaville laskuille valittua numerosarjaa.
Mikäli valintaa ei ole, haetaan käytettävä numerosarja kirjauspäivän perusteella.
Laskun suorittaminen
Lasku suoritetaan napsauttamalla Suorita-painiketta tai valitsemalla Lasku-valikko > Suorita.
Suorituskerrat voidaan suorittaa kerralla. Tällöin käytetään laskutus- ja eräpäivien sekä laskutusjaksopäivien luontiin suoritusvälitietoja.
Suorittaessa laskua valitaan Suorita kaikki suorituskerrat -valinta aktiiviseksi ja napsautetaan Suorita-painiketta
Eräajolaskun suoritusväliksi on mahdollista valita joko päivä- tai kuukausiväli.
Suoritusväli pvä. -pudotusvalikosta voi myös valita suoritusväliksi 60 päivää.
Tulostettaessa eräajolaskua sovellus kysyy Tulosta kaikki tulostuskerrat?
Vastaamalla tähän OK, avautuu PDF-näkymään kaikkia suorituskertoja vastaava määrä tulosteita.
Vastaamalla Peruuta avautuu vain yksi tuloste.
Suorituskertojen mennessä nollaan eräajon tila muuttuu laskutetuksi.
Eräajolasku, jonka suorituskerrat on muutettu nollaan käsin, voidaan arkistoida.
Suoritukset-välilehdelle listataan tiedot suoritetuista eristä.
Ohjelma tekee eräajolaskun suoritusvaiheessa tarkistuksia; mikäli laskunumerosarja uupuu, eräajolaskua ei tehdä.
Tulostettaessa eräajolaskulta muodostuneita myyntilaskuja myyntilaskun Etsi-näkymän kautta tulostustapana ja -pohjana käytetään sillä hetkellä Etsi-näkymässä valittuna olevia, ei laskulla olevaa tulostustapaa, eikä -pohjaa.
Suoritukset-välilehdellä voi valita rivin napsauttamalla sitä, jolloin kyseisellä suorituskerralla tehdyt laskut voidaan tulostaa yhdellä kertaa.
Haluttaessa voidaan tulostaa kaikkien suorituskertojen laskut.
Viimeisin suoritettu erä on oletusvalintana, mutta sen voi vaihtaa.
Toistuvaissuoritteisille laskuille jää suorituskerroista tieto, oletuksena on yksi kerta.
Suoritetun eräajolaskun voi palauttaa suoritettavaksi valitsemalla Lasku-valikosta Palauta suoritukseen. Palauttaminen on mahdollista sellaisille eräajolaskuille, joita ei ole vielä arkistoitu.
Eräajon suoritustavat
Erän suorittaminen kerran
Luodaan uusi eräajolasku. Toistuvaissuoritteinen-valintaa ei aktivoida.
Täytetään tarpeelliset tiedot ja suoritetaan erä, jolloin erä muuttuu laskutetuksi.
Toistuvaissuoritteinen eräajolasku, manuaalinen suoritustapa
Luodaan uusi eräajolasku ja aktivoidaan Toistuvaissuoritteinen-valinta.
Täytetään tarpeelliset tiedot.
Valitaan Suoritustapa-pudotusvalikosta suoritustavaksi manuaalinen.
Valitaan pudotusvalikoista suoritusväli joko päivinä tai kuukausina.
Suoritetaan erä.
Erä voidaan suorittaa niin usein kuin halutaan.
Sovellus laskee suoritusvälin perusteella laskulle uudet päivämäärät.
Toistuvaissuoritteinen eräajolasku, manuaalinen suoritustapa, määräaikainen
Luodaan uusi eräajolasku ja aktivoidaan Toistuvaissuoritteinen-valinta.
Täytetään tarpeelliset tiedot.
Valitaan Suoritustapa-pudotusvalikosta suoritustavaksi manuaalinen ja laitetaan Määräaikainen-valinta aktiiviseksi.
Syötetään suorituskertojen lukumäärä.
Mikäli lukumäärä on suurempi kuin yksi, valitaan myös suoritusväli joko päivinä tai kuukausina.
Suoritetaan erä.
Suorituskertojen lukumäärä pienenee yhdellä.
Erä voidaan suorittaa, kunnes suorituskerrat menevät nollaan, jolloin erä muuttuu laskutetuksi.
Sovellus laskee suoritusvälin perusteella laskulle uudet päivämäärät.
Suorituskerrat voidaan haluttaessa muuttaa nollaksi myös käsin.
Tällöin erän voi arkistoida.
Tila ei kuitenkaan näin tehdessä muutu laskutetuksi.
Toistuvaissuoritteinen eräajolasku, automaattinen suoritustapa
Automaatti tarkistaa päivittäin kello 8:00, 11:00, 14:00, 17:00, 20:00 ja 23:00 onko kyseiselle päivälle suorittamattomia eräajolaskuja.
Luodaan uusi eräajolasku ja aktivoidaan Toistuvaissuoritteinen-valinta.
Täytetään tarpeelliset tiedot.
Valitaan Suoritustapa-pudotusvalikosta suoritustavaksi automaattinen.
Eräajotiedot-välilehden taustaväri vaihtuu vihreäksi, kun suoritustavaksi valitaan automaattinen, jotta automaattisuoritteiset eräajolaskut on helpompi havaita selattaessa. Mikäli automaattinen-valinta vaihdetaan manuaaliseksi valinnaksi tai toistuvaissuoritteinen-valinta poistetaan, muuttuu taustaväri takaisin valkoiseksi.
Valitaan suoritusväli joko päivinä tai kuukausina.
Syötetään suorituspäivä.
Oletuksena sovellus ehdottaa erän laskutuspäivää.
Mikäli syötetty suorituspäivä on menneisyydessä, järjestelmä antaa ilmoituksen siitä.
Mikäli halutaan, että erää ei suoriteta automaattisesti ennen tarkistusta, laitetaan Ennakkotarkastus pakollinen -valinta aktiiviseksi.
Tällöin erä täytyy tarkistaa ennen kuin ajastus ottaa sen mukaan.
Tarkastuksen jälkeen laitetaan Erä tarkastettu -valinta aktiiviseksi, jolloin erä menee mukaan ajastukseen.
Tarkastuksen tila osoitetaan taustavärillä.
Mikäli erää ei ole tarkastettu, välilehden taustaväri on punainen.
Laittamalla Erä tarkastettu -valinnan aktiiviseksi väri muuttuu vihreäksi .
Ajastus etsii päivittäin laskut, joissa suorituspäivä on kuluva päivä, ja luo ja lähettää erästä laskut.
Mikäli erän ennakkotarkastus on määritetty pakolliseksi, ajastus tarkistaa, että erä on tarkastettu.
Ajastus myös laskee uuden suorituspäivän valitun suoritusvälin perusteella.
Mikäli erä on määritetty määräaikaiseksi, pienennetään suorituskertoja yhdellä.
Mikäli suorituskerrat menevät nollaan, ajastus päivittää erän laskutetuksi eikä se lähde enää ajastukseen.
Mikäli erän ennakkotarkastus on merkitty pakolliseksi laittamalla Ennakkotarkastus pakollinen -valinnan aktiiviseksi, täytyy erä tarkastaa uudelleen jokaisen automaattisen suorituksen jälkeen.
Automaattisesta eräajolaskunsuorituksesta lähetetään sähköpostiin logi lähetyksen jälkeen.
Sähköposti lähetetään siihen osoitteeseen, mikä on tallennettu eräajolaskun asetuksiin Lähetä eräajoajastuksen logi sähköpostiosoitteeseen -kohtaan
Mikäli automaattisuoritteinen eräajolasku suoritetaan manuaalisesti käyttäjän toimesta, laskut luodaan mutta niitä ei lähetetä järjestelmän toimesta.
Manuaalisen suorittamisen myötä laskun suoritustapa-valinnaksi muuttuu Manuaalinen.
Eräajolaskun suorituksessa uuden kirjauspäivän laskentalogiikka toimii seuraavalla tavalla:
Mikäli laskutuspäivä ja kirjauspäivä ovat samat, uusi kirjauspäivä = laskutuspäivä.
Mikäli eräpäivä ja kirjauspäivä ovat samat, uusi kirjauspäivä = eräpäivä.
Muussa tapauksessa uusi kirjauspäivä lasketaan eräajolaskun suoritusvälin mukaan.
Virheluettelo-välilehti
Eräajolaskulle tulee Virheluettelo-välilehti, mikäli automaattisen suorituksen aikana tapahtuu virheitä.
Välilehdelle tulostuvat eräajon automaattisen suorituksen aikana mahdollisesti tapahtuneet virheet.
Luettelo tyhjentyy erää tallennettaessa.
Välilehti piilotetaan, kun virheluettelo on tyhjä.
Eräajo-ohjeet välilehti
Voidaan kirjata tietoja eräajolaskulle. Tiedot näytetään myös Eräajotiedot-välilehdellä olevassa Eräajo-ohjeet kentässä.
Tietojen muokkaus tehdään Eräajo-ohjeet välilehdellä.
Tekstiä on mahdollista muotoilla kuten lihavoida, kursivoida, alleviivata. Muuttaa tekstin muotoilua esim. Normaali tai Otsikko-muotoon. Myös tekstin väriä voidaan muuttaa tai asettaa korostusväri.
Sopimustiedot välilehti
Tämän välilehden tiedot ovat ensisijaisesti tarkoitettu ohjeellisiksi, eli niillä ei ole suoraa vaikutusta eräajolaskun käyttäytymiseen tai laskujen muodostumiseen.
Tietoja voidaan hyödyntää eräajolaskutus-rajapinnan yli esimerkiksi ulkoisissa liiketoiminnan analysointijärjestelmissä laskutusennusteen muodostamiseen.
Sopimuskauden alku- ja loppupvm.
Tauotus alku- ja loppupvm.
Sopimuksen tarkistuspvm.
Tällä tiedolla voidaan määrittää päivämäärä, jonka jälkeen eräajolasku on tarkistettava seuraavan tallennuksen yhteydessä.
Jos tarkistuspäivämäärä on vanhentunut, hälytetään eräajolaskun seuraavassa tallennuksessa “Tarkistuspäivä ei voi olla menneisyydessä”. Tarkistuspäivämäärä tulee siirtää tulevaan, haluttuun ajankohtaan.
Tarkistuspvm. ei pysäytä automaattista laskutusta.
Arkistointi
Eräajolasku voidaan arkistoida valitsemalla Lasku > Arkistoi.
Eräajolaskun muokkausnäkymässä Arkistoitu-tilateksti tulee punaisella, jolloin käyttäjä huomaa paremmin arkistoidun eräajolaskun.
