Perustiedot 2 -välilehti

Asiakasnumero

Ohjelma muodostaa asiakasnumeron automaattisesti, kun uusi asiakastieto tallennetaan. Tähän kenttään ei voi syöttää tietoja.
Jos kyseessä on lisäosoite, kentän nimenä näkyy Pääasiakkaan nro.

Ulkoinen Nro

Tähän voi syöttää asiakkaan oman tunnisteen, kuten esimerkiksi aiemmassa järjestelmässä käytetyn asiakasnumeron tai muun yksilöivän koodin.
Kenttä voi sisältää kirjaimia ja/tai numeroita ja helpottaa asiakkaan tunnistamista hakutilanteissa.

Huom! Kuluttaja-asiakkailla ja muilla samannimisillä asiakkailla tulee olla yksilöllinen ulkoinen numero, jotta esimerkiksi CSV-tuonnissa vältetään tietojen korvautuminen väärälle asiakkaalle.

Tunnisteen tyyppi

Valitaan asiakkaan tai toimittajan tunnistetietoihin soveltuva tyyppi.

• Suomen verohallinto: valitaan, kun asiakas on suomalainen. Tällöin ohjelma tarkistaa Y-tunnuksen, ALV-tunnuksen ja OVT-tunnuksen oikeellisuuden ja mahdollistaa tunnusten automaattisen muodostamisen. Ostolaskuilla tarkistetaan lisäksi BBAN-kenttä.

• Muu maa: jos Maa-valintana on jokin muu kuin Suomi, tarkistuksia ei tehdä.

Valinta vaikuttaa suoraan Finvoice 3.0 -verkkolaskuaineistoon ja kertoo, minkä tyyppisestä tunnuksesta on kyse. (Ei vaikuta Finvoice 1.3 tai 2.0 -aineistoihin.)

Tätä tietoa tarvitaan lähetettäessä verkkolaskuja Suomen ulkopuolelle. Tietoa ei viedä, jos valittuna on Not assigned.

Oletusvalinta määräytyy käyttäjän toimipaikan maan mukaan ja siirtyy uuteen asiakkaaseen automaattisesti.

Kun asiakas luodaan laskun kautta, maa määräytyy laskun luoneen käyttäjän toimipaikan mukaan.

Maa-valinta tehdään sovelluksissa Ostolasku, Myyntitilaus, Ostotilaus, Huolto, Tuotanto ja Rahti. Valinta tallennetaan osaksi asiakasrekisterin tietoja.

Y-tunnus

Syötetään asiakkaan Y-tunnus.

• Jos Maa-asetus on Suomi, ohjelma tarkistaa tunnuksen oikeellisuuden.

• Jos Maa-asetus on None, kenttään voidaan syöttää ulkomaisen asiakkaan tai toimittajan VAT-tunnus.

Verkkolaskutuksessa tarkistetaan, löytyykö laskutusosoitteesta joko Y-tunnus tai OVT-tunnus. Jos molemmat puuttuvat, annetaan ilmoitus "Laskutusosoite: Y-tunnus, OVT-tunnus puuttuu." Tarkistus tehdään asiakkaille, joilla on Laskun käsittely -valintana Yritys (Rekisterit > Asiakas > Perustiedot-välilehti).

Kentän oikeassa reunassa on painike, josta voi hakea YTJ-tietoja annetun tunnuksen perusteella (www.ytj.fi).

ALV-tunnus

Syötetään asiakkaan ALV-tunnus. Jos maaksi on valittu Suomi, tunnus tarkistetaan ja se muodostetaan automaattisesti tallennettaessa Y-tunnuksen perusteella.

OVT-tunnus

Syötetään asiakkaan OVT-tunnus, jota tarvitaan verkkolaskutuksessa. OVT-tunnus on 12–17 merkkiä pitkä ja ohjelma tarkistaa sen muodon.

Finvoice-aineiston muodostuksessa tarkistetaan, onko laskutusosoitteessa joko Y-tunnus tai OVT-tunnus. Jos ei ole, annetaan ilmoitus "Laskutusosoite: Y-tunnus, OVT-tunnus puuttuu." Tarkistus tehdään asiakkaille, joilla on Laskun käsittely -valintana Yritys (Rekisterit > Asiakas > Perustiedot-välilehti).

Jos asiakas on suomalainen, sillä on 9-numeroinen Y-tunnus ja OVT-tunnusta ei ole syötetty, se muodostetaan automaattisesti.

Tunnukset kopioidaan keskenään seuraavin ehdoin:

• Jos OVT-tunnus alkaa 0037 ja verkkolaskutunnus-kenttä on tyhjä, OVT kopioituu verkkolaskutunnukseksi.

• Jos verkkolaskutunnus syötetään ensin ja OVT-kenttä on tyhjä, tieto kopioituu OVT-kenttään.

• Jos verkkolaskuoperaattoria ei ole valittu, ohjelma huomauttaa sen puuttumisesta.

Kopiointi toimii myös seuraavissa tapauksissa:

• Asiakas luodaan WS-Lasku-rajapinnan tai myyntilaskujen CSV-tuonnin kautta

• Finvoice-ostolaskun luonnin yhteydessä

• WS-Asiakas-rajapinnan kautta

Henkilötunnus

Syötetään asiakkaan henkilötunnus. Henkilötunnukset näytetään tähdillä Etsi-näkymässä ja sovellusten poiminnoissa.

Lisätunnisteen kuvaus

Valitaan lisätunnisteelle kuvaus poimintapainikkeella.

Lisätunniste

Lisätunniste voidaan antaa asiakkaalle yksilöiväksi tunnisteeksi. Tunniste näkyy tarvittaessa Etsi-näkymässä ja toimii hakuehtona.

Tyyppi

Valitse asiakkaan tyyppi pudotusvalikosta. Tyyppiä käytetään asiakasrekisterin luokitteluun, esimerkiksi asiakkaisiin ja toimittajiin. Uusia tyyppejä voi lisätä kohdassa Asetukset > Yleiset > Asiakas > Asiakastyypit.

Toimiala

Asiakkaan toimiala valitaan pudotusvalikosta. Toimialoja voi lisätä kohdassa Asetukset > Yleiset > Asiakas > Toimialat.

Sukupuoli

Valitaan asiakkaan sukupuoli pudotusvalikosta.

Kieli

Asiakkaan kielikoodia voidaan hyödyntää esimerkiksi muissa järjestelmissä. CSV-viennissä ja -tuonnissa kielivalinta kulkee ”Kielikoodi”- ja WS-Asiakasrekisteri rajapinnassa ”LanguageCode”-kentässä. Koodia voi hyödyntää esimerkiksi indikoimaan asiakkaan toivoma asiointikieli.

Cash-In rajapintaintegroinneissa, esimerkiksi perintäintegraatiossa asetus määrittää millä kielellä materiaalit toimitetaan asiakkaalle.

Oletuskieli on suomi, FI - Finnish.

Verkkolasku

Operaattoritunnus (Välittäjätunnus)

Kirjoita kenttään verkkolaskuoperaattorin tunnus eli välittäjätunnus.
Voit hakea pankkien tulostuspalvelu-osoitteita käyttämällä pudotusvalikkoa kentän vieressä. Nuoli-painikkeella voit hakea verkkolaskuosoitteita uuteen välilehteen avautuvasta https://verkkolaskuosoite.fi/client/ -sivustosta.

Vinkki: Jos operaattorina toimii pankki, käytetään välittäjätunnuksena pankin BIC-koodia.

Huom! Jos vastaanottajan operaattori on Maventa, operaattoriksi merkitään DABAFIHH. OVT-muotoista tunnusta (esim. 003721291126) käytetään vain, jos oma operaattori ei ole pankki – poikkeuksena Nordea ja OP, joiden kohdalla OVT-tunnus voi olla käytössä.

Jos laskut toimitetaan Apixin kautta ja halutaan ohjata lasku verkkolaskun sijaan tulostuspalveluun, käytä seuraavia asetuksia:

• Verkkolaskuoperaattori (Välittäjätunnus): Tyhjä

• Verkkolaskutunnus (Verkkolaskuosoite): TULOSTUS

Tarkistukset tallennuksen yhteydessä:
Jos Oletukset-välilehdellä tulostustavaksi on valittu Pankki (Finvoice pankkiin), on Perustiedot 2 -välilehdellä kentät Operaattoritunnus ja Verkkolaskuosoite täytettävä.
Jos tiedot puuttuvat, ohjelma ilmoittaa puutteista punaisella taustalla, mutta tallennus onnistuu silti.

Katso kohta taulukon alta.

Tunnisteen tyyppi

Tunnisteen tyyppi määrittää verkkolaskutunnuksen muodon:

• S.W.I.F.T: käytetään IBAN-muotoisen tunnuksen yhteydessä

• Suomen verohallitus: käytetään OVT-muotoisen tunnuksen yhteydessä

Tyyppi valitaan automaattisesti asiakkaan tai toimittajan maan perusteella. Esimerkiksi, jos asiakas luodaan laskun kautta, maa määräytyy käyttäjän toimipaikan mukaan.

Useissa sovelluksissa (Ostolasku, Myyntitilaus, Ostotilaus, Huolto, Tuotanto, Rahti) asiakkaan maa tallennetaan samalla rekisteriin.

Verkkolaskuosoite

Jos asiakkaalle lähetetään verkkolaskuja, kirjoita tähän kenttään asiakkaalta saatu verkkolaskuosoite.
Osoitteen voi hakea myös Verkkolaskuosoitteistosta käyttäen kentän vieressä olevaa painiketta.

Vinkki: Jos operaattori on pankki, verkkolaskuosoitteena käytetään yleensä IBAN-tilinumeroa.

Kun syötät OVT-tunnuksen, se kopioidaan automaattisesti verkkolaskuosoitteeksi, jos verkkolaskuosoitekenttä on tyhjä ja OVT-tunnus alkaa numerolla 0037. Toiminto toimii myös toisin päin: kun syötät verkkolaskuosoitteen, se kopioituu OVT-tunnukseksi. Jos Verkkolaskuoperaattori-kenttä on tyhjä, ohjelma huomauttaa asiasta.

Tämä automatiikka toimii myös seuraavissa tapauksissa, kun asiakas luodaan:

• WS-Lasku-rajapinnasta

• Myyntilaskujen CSV-tuonnilla

• Ostolaskun luonnin yhteydessä Finvoicesta

• WS-Asiakas-rajapinnasta

Jos Oletukset-välilehdellä tulostustavaksi on valittu Pankki (Finvoice pankkiin), on Perustiedot 2 -välilehdellä kentät Operaattoritunnus ja Verkkolaskuosoite täytettävä.
Jos tiedot puuttuvat, ohjelma ilmoittaa puutteista punaisella taustalla, mutta tallennus onnistuu silti.

Katso kohta taulukon alta.

Ostolasku tuontitapa

Valitse, miten ostolaskun rivit muodostetaan tuodusta aineistosta:

• Purettu: jokaisesta aineistorivistä muodostuu oma rivi ostolaskulle

• Yhteenveto: luodaan yhteenvetorivit arvonlisäveroprosentin mukaan. Halutessa voi määritellä rivien otsikon Tuontinimike/Otsikko -kohtaan, joka siirtyy Tuotenumero-kenttään

• Laskun kokonaissumma: muodostetaan yksi kokonaissummarivi, jonka ALV-% otetaan asiakkaan oletusostotilin takaa

Käytä tuoterekisteriä

Määritä, hyödynnetäänkö tuoterekisteriä ostolaskun tiliöinnissä. Oletuksena on, että käytetään Ostolasku-Asetukset.

• Kyllä: tiedot haetaan tuotteen takaa

• Ei: tuoterekisteriä ei käytetä

Asetus määritetään kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Ostolasku > Asetukset > Ostolasku verkkolaskusta.

E-laskun vastaanottajailmoitus

Valitse, onko asiakkaalla oikeus lähettää kuluttajaverkkolaskuja (e-laskuja).
Tietoja voi muokata kohdassa Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Myyntilasku > E-laskun laskuttajailmoitus.

Perintäluokitus

Määritä asiakkaan perintäluokitus perintätoimiston automaattilähetystä varten. Oletuksena luokitus on 2.
Myyntilaskun asetuksissa määritetään, mitkä perintäluokitukset sallivat automaattisen lähetyksen perintään. Lisätietoa löytyy ohjeesta Maksukehotukset ja perintä.

Markkinointitavat

Voit estää asiakkaan markkinointia valitsemalla halutut estot:

• Puhelinmarkkinointi kielletty

• Sähköpostimarkkinointi kielletty

• Kirjemarkkinointi kielletty

• Tekstiviestimarkkinointi kielletty

Huom! Sähköpostimarkkinoinnin esto toimii vain jakelulistoja käytettäessä, ei suorilla sähköpostiosoitteilla. Jakelulistan käytön yhteydessä ohjelma tarkistaa asiakkaiden estot ennen viestin lähetystä.

Lisätieto

Tekstikenttä, johon voi vapaasti syöttää asiakkaaseen liittyviä lisätietoja. Kentässä ei ole merkkimäärärajoitusta.

Varakenttä 1-20

Varakentät voidaan määritellä asiakkaan asetuksissa kohdassa Asetukset > Yleiset > Asiakas > Asiakasrekisteri.
Kentille voi määrittää asetuksissa tyypin (teksti, päivämäärä, valikko). Tiedot näkyvät myös asiakasrekisterin Etsi-näkymässä, jos ne on määritelty hakukentiksi.

Huom! Jos aiemmin käytöstä poistettuja varakenttiä otetaan uudelleen käyttöön, tulee huomioida mahdolliset vanhat tiedot. Aikaisempi tieto saadaan tyhjennettyä esimerkiksi CSV-vienti/-tuonti-toiminnolla, jonka jälkeen kentän voi ottaa uudelleen käyttöön uusilla tiedoilla.