FAQ - Tulorekisteri

Miten voin kuitata tulorekisteri-ilmoituksen lähetyksi, kun tiedot on jo ilmoitettu muuta kautta tulorekisteriin?

Tulorekisteri-ilmoituksen voi merkitä manuaalisesti lähetyksi. Tämä tehdään silloin kun tiedot on jo ilmoitettu tai korjattu jotakin muuta kautta tulorekisteriin.
Tämä tehdään seuraavasti:

1. Luo uusi ilmoitus

2. Tyhjällä ilmoituksella tulee ensin painaa Tallenna -painiketta.

3. Hae tiedot ilmoitukselle -painikkeesta

4. Voi antaa lisätiedon ilmoitukselle Sisäistä tietoa -kenttään (tämä tieto ei mene tulorekisteriin)

5. Merkitse ilmoitus manuaalisesti lähetetyksi -painikkeesta

1. Mene Palkan Etsi-näkymään ja valitse ko. ilmoitus

2. Sitten valitse Toiminnot-valikosta > Arkistoi

3. Sen jälkeen Tila-valikosta suodata näkyviin > Arkistoitu ja avaa ilmoitus

4. Ilmoituksen työkalupalkissa on näkyvissä painike, jolla virheen saa kuitattua pois:

Missä/Miten hakemus Tulorekisterin teknisen rajapinnan käyttöönottamisesta tehdään?

• Hakemus teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi tehdään tulorekisterissä.

  • Pankkitunnuksilla linkistä: https://www.vero.fi/tulorekisteri

• Hakemuksen tekemisestä on julkaistu Verohallinnon toimesta video

• Hakemuksen täyttämisessä huomioitavaa:

  • Järjestelmä käyttää Viivästettyä Web Service -rajapintaa.

  • Mitä valitaan kohdassa Rajapinnan käyttötarkoitus?

    • Mikäli lähetetään vain asiakkaan aineistoja, valitaan: Organisaationi lähettää tietoja toisen tahon puolesta.

    • Mikäli lähetetään vain oman yrityksen palkkatietoja, valitaan:Organisaationi ilmoittaa tulorekisteriin tietoja omasta puolestaan.

    • Mikäli lähetetään sekä omia että asiakkaan aineistoja, valitaan molemmat valinnat.

Voiko samaa varmennetta käyttää eri palvelimilla?

• Tilitoimistot, joilla on organisaatio eri palvelimilla, voivat noutaa tulorekisterivarmenteen kahdella eri tavalla (alla plussat ja miinukset):

  1. Käytetään samaa varmennetta (sama varmenne voidaan ladata eri palvelimille)
     + Ei tarvitse kuin yhden kerran tilata tulorekisteristä siirtotunnus ja salasana.
     - Varmenteen uusiminen: Jos samaa varmennetta käyttää joka palvelimella, niin automatiikka uusii varmenteen yhdellä palvelimella, ja muille se pitää siirtää käsin.

  2. Haetaan joka palvelimelle oma varmenne
     + Varmenteen uusiminen on automaattista.
     - Siirtotunnus ja salasana pitää tilata monta kertaa tulorekisteristä.

Miten toimitaan, jos varmenne on ollut aikaisemmin käytössä toisessa palkkaohjelmassa, voiko käyttää samaa varmennetta uudessa palkkaohjelmassa?

• Ei voi käyttää, vaan tällöin tulee hakea uusi varmenne.

Jos teknisen rajapinnan käyttöönottohakemuksen tekemisen yhteydessä on virheellisesti valittu Reaaliaikainen lähetystapa, voidaanko aineisto kuitenkin lähettää käyttäen viivästettyä lähetystä?

• Rajapintasopimuksella valitaan, mitkä kanavat ovat tulorekisterin puolelta auki palkkaohjelmiston käytettävissä.

• Mikäli kanavavalinta on virheellinen, tulee tehdä uusi korvaava rajapintahakemus.

  • Mikäli varmenne on jo noudettu aiemmalla sopimuksella jompaan kumpaan WS-kanavaan ja vaihdetaan sopimuksella toiseen WS-kanavaan, vanhan varmenteen pitäisi vielä toimia siitäkin huolimatta, että kanavaa vaihdetaan.

Miten tehdään korvaava rajapintahakemus?

• Uuden korvaavan hakemuksen tekeminen tehdään tulorekisterin asiointi palvelussa, kuten ensimmäinenkin hakemus.

• Hakemuksen voi tehdä toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, toimihenkilö jolla on yksinedustamisoikeus, Katso-pääkäyttäjä tai elinkeinonharjoittaja.

• Kirjautuminen tapahtuu normaalisti tulorekisterin asiointipalveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai henkilökortilla osoitteessa https://www.vero.fi/tulorekisteri

Miten voi tarkistaa, onko valittu oikea rajapinta (Viivästetty Web Service)?

• Kirjaudutaan sisään sivustolla https://www.vero.fi/tulorekisteri

  • Henkilö, jolla on oikeus tehdä sopimus rajapinnan käyttämisestä, voi ko. sivustolla tarkistaa tilatun kanavan, tieto löytyy rajapinta ja varmenteet kohdassa.

Kuka on hakemuksen tekninen yhteyshenkilö?

•  Varmenteen tekniseksi yhteyshenkilöksi tulee antaa organisaation tai tilitoimiston sen henkilön tiedot, joka tekee varmennepyynnön tulorekisteriin tunnusten palauduttua.

•  Varmenteen tekniselle yhteyshenkilölle lähetetään turvasähköpostilla tarvittavat tiedot varmenteen muodostamista varten sekä matkapuhelinnumeroon tekstiviestillä PIN-koodi sähköpostiviestin avaamista varten.

Mitä tarkoittaa varmenteen noudon yhteydessä saamani virhekoodi: PKI020 - Invalid credentials?

• Jokin annetuista tunnisteista, asiakkaan tunniste (CustomerID), siirtotunnus (TransferId) tai kertakäyttösalasana (TransferPassword) on virheellinen. Tilanne voi johtua siitä, että jonkin tiedon perässä on esim. ylimääräinen Enter-painallus, joka ei näy käyttäjälle. Syötettyjen parametrien tarkistuksen ja korjaamisen jälkeen toimintoa voi yrittää uudelleen.

Pitääkö varmenne noutaa kaikkiin aliorganisaatioihin pääorganisaation lisäksi (esim. tilitoimistokäyttö)?

• Mikäli pääorganisaatiolla on valtuutukset moniyrityksen alla olevilta yrityksiltä, riittää, että varmenne on noudettu pääorganisaatioon ja asiakasorganisaatiossa määritellään, että käytetään pääorganisaation varmennetta.

• Mikäli aliorganisaatioiden valtuutusta palkka-aineistojen lähetykseen ei ole, tulee varmenteet noutaa suoraan aliorganisaatioihin.

Ilmoituksen tarkistaminen antaa jonkin palkkalajin osalta virheilmoituksen: Koodi puuttuu

Kyseisen palkkalajin asetuksissa on valinta: Siirrä tulorekisteri-ilmoituksille, mutta Tulolaji-valinta puuttuu. Tarkista, onko kyseinen tulolaji sellainen, joka tulee ilmoittaa tulorekisteriin. Mikäli näin ei ole, otataan valinta pois kohdasta: Siirrä tulorekisteri-ilmoituksille.

Pitääkö kaikille palkkalajeille määritellä Tulolaji (Siirrä tulorekisteri-ilmoituksille -valinta on oletuksena valittuna kaikille palkkalajeille)?

Sotumaksua ja työnantajan pakollisia eläke- ja vakuutusmaksuja ei siirretä palkkatietoilmoitukselle, joten näiden palkkalajien kohdalta asetus tulee poistaa.

Miten Ateriakorvaus määritellään?

 Ateriakorvaus voidaan ilmoittaa kahdella tavalla:

1. Jos ilmoitetaan verovapaiden päivärahojen ja ateriakorvausten yhteismäärä käytetään Tulolajia Päiväraha (331). Tällöin Tyyppi: päiväraha -kenttään annetaan tarkenne Ateriakorvaus.

2. Jos ateriakorvaukset ilmoitetaan omalla tulolajilla käytetään Tulolajia Ateriakorvaus, jolloin Tyyppi: päiväraha -kenttä jätetään tyhjäksi.

Miten Autoetu määritellään?

• Palkkalajille Autoetu tulee Tulolaji ja Ohjauskoodit -kenttiin valita: Autoetu

• Henkilön taakse Yleiset-välilehdelle määritellään autoedun tyyppi ja auton ikäryhmä.

Miten lähetän uuden ilmoituksen korjauksen jälkeen?

Kun tiedot on korjattu, avataan hylätty ilmoitus ja tuodaan tiedot ilmoitukselle uudelleen napsauttamalla Tuo uudestaan -kuvaketta. Tarkistetaan ilmoitus ja mikäli virheilmoituksia ei enää ilmoitukselle tule, lähetetään ilmoitus uudelleen. Lähettämiseen jälkeen odotetaan hetki (n. 1 min) ja noudetaan tulorekisterin palautesanoma.

Miten lähetän erillisilmoituksen tilanteessa, jossa palkkoja on maksettu myös muuta kautta, erillisilmoituksia voi antaa vain yhden kuukaudessa?

• Ilmoittamisen voi tehdä muodostamalla erillisilmoituksen normaalisti ja lisäämällä ilmoitukselle manuaalisesti muualla maksettujen palkkojen tiedot.

Palkkatietoilmoitus ilmoittaa, että puhelinnumero puuttuu.

• Jos yhteyshenkilön puhelinnumeroa ei ole lisätty Palkan asetuksissa Yleiset-välilehdellä, tuodaan puhelinnumero ilmoituksen luoneen käyttäjän tiedoista. Jos puhenlinnumero ei ole tallennettu kumpaakaan paikkaan, ei tietoa tuoda lainkaan ilmoitukselle. Tieto on pakollinen.

• Mikäli puhelinnumero lisätään suoraan ilmoitukselle, täytyy ilmoitus tarkistaa sen jälkeen.

Miten palkaton poissaolo merkitään, jos se on vähennetty negatiivisena kk-palkkana eikä tieto siirry tulorekisteriin?

• Kun Tulolaji on Palkkalajille tulorekisterissä sama, voi palkkalaskelmalla olla negatiivisia rivejä (kunhan tulorekisteri-ilmoituksella ei ole): laskee kaikki aikapalkat yhteen.

• Huom! Tulorekisteri huomioi aikajakson eli jos riville on merkitty eri aikajakso kuin ns. pääpalkkajakso, tekee omalle tulolajilleen ja tulee ongelma negatiivisen arvon kanssa eli älä laita riville alku- ja loppupäivämäärää, joka poikkeaa palkanmaksukaudesta.

• Ilmoita poissaolot ja palkattomat vapaat henkilön taakse tulevilla tiedoilla, jos olet niitä alkanut käyttämään (on joko tai).

• Esim:

  • kk-palkka 1500

  • lomapalkka 500

  • palkaton -700

  • = tulorekisteri-ilmoituksella aikapalkka 1300 kun vain kaikilla on sama aikajakso ja Tulolaji Palkkalajin takana on sama.

• Yhteenvetona: kk-palkka, lomapalkka, sairausajan palkka, lomautus ovat kaikki aikapalkkaa ja lasketaan tulorekisteri-ilmoituksella yhteen, kun vain aikajakso on sama (oletuksena käyttää palkkalaskelman alku- ja loppupäivänmääriä, rivikohtaisesti ilmoitetut menevät omakseen, jos poikkeavat).

Mitä tarkoittavat tulorekisterin virhepalautteiden virhekoodit?

Tulorekisterin virhepalautteissa olevat virhekoodit ja niiden kuvaukset kertovat, mikä ilmoituksessa on aiheuttanut virheen.

Jos virhekoodin ja sen kuvauksen perusteella ei ole mahdollista tunnistaa tarkkaa virhettä tai sen korjaustapaa, lisäohjeita tulee pyytää suoraan tulorekisterin asiakaspalvelusta.

Kuinka ilmoitan tulorekisteriin, jos yrityksellä ei ole eläkevakuutettavia työntekijöitä eikä eläkevakuutusnumeroa?

Jos yrityksellä ei ole eläkevakuutettavia työntekijöitä eikä eläkevakuutusnumeroa, työntekijöiden vakuuttamistiedot tulee merkitä tulorekisteriin vakuuttamisen poikkeustilanteina.

Seuraavat asetukset löytyvät kohdasta Asetukset > Sovellukset > Palkka > Henkilöstö > Tulorekisteri > Yleiset

1. Henkilön tiedoissa kohdassa Ilmoitettava eläkevakuutus valitaan Ei ilmoiteta.

2. Henkilön taakse kohdassa Vakuuttamisen poikkeustilanteet valitaan seuraavat vaihtoehdot:

   • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) (3)

   • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus) (5)

   • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) (4)

Miten toimitaan tulorekisteri-ilmoituksessa, jos kyseessä on tilapäinen työnantaja eikä eläkevakuutusta ole?

Jos työnantajalla ei ole omaa eläkevakuutusta ja hän toimii tilapäisenä työnantajana, ilmoituksessa käytetään eläkevakuutusyhtiön tilapäistä vakuutusnumeroa.
Lisäksi maksajan tyypiksi tulee määrittää tilapäinen työnantaja.

Maksajan tyyppi voidaan ilmoittaa kahdella tavalla:

• Palkan asetuksissa:
  Siirry Palkan asetukset > Yleiset ja valitse kohdassa Maksaja: Tyyppi arvoksi Tilapäinen työnantaja (ei TyEL vakuutussopimusta).

• Ilmoituskohtaisesti:
  Tieto voidaan antaa myös suoraan tulorekisteri-ilmoituksella Maksaja-välilehden Muut tiedot -osiossa.

Kuinka vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu ilmoitetaan tulorekisteriin?

Vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksun ilmoittaminen tulorekisteriin edellyttää oikeiden palkkalajiasetusten määrittelyä ennen käyttöä.

Miten ilmoitan tulorekisteriin kilometrikorvauksen pelkällä summalla ilman kilometrimäärää?

Jos kilometrikorvaus halutaan ilmoittaa tulorekisteriin pelkkänä euromääränä ilman kilometrimäärää (esimerkiksi säätiöiden tai muiden yleishyödyllisten yhteisöjen maksamat kilometrikorvaukset), määritä palkkalaji siten, ettei sille valita Tulorekisterin ohjauskoodia.

Siirry kohtaan Asetukset > Sovellukset > Palkka > Palkkalajit ja varmista, että palkkalajin Tulorekisteri > Ohjauskoodit -kentässä on valittuna Ei valittu.

Tällöin korvaus ilmoitetaan tulorekisteriin tulolajilla Yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus (357), eikä kilometrimäärää ilmoiteta erikseen.

Kuinka ilmoitan yleishyödyllisen yhteisön maksaman päivärahan tulorekisteriin?

Kun yleishyödyllinen yhteisö, kuten urheiluseura, maksaa päivärahaa, ilmoita se tulorekisteriin tulolajilla Yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha (358).

Päivärahan tyyppiä (Tyyppi: Päiväraha) ei ilmoiteta erikseen, vaan pelkkä tulolaji 358 riittää.