FAQ - Tulorekisteri

Miten voin kuitata tulorekisteri-ilmoituksen lähetyksi, kun tiedot on jo ilmoitettu muuta kautta tulorekisteriin?

Tulorekisteri-ilmoituksen voi merkitä manuaalisesti lähetyksi. Tämä tehdään silloin kun tiedot on jo ilmoitettu tai korjattu jotakin muuta kautta tulorekisteriin.
Tämä tehdään seuraavasti:

1. Luo uusi ilmoitus

2. Hae tiedot ilmoitukselle-painikkeesta

3. Voi antaa lisätiedon ilmoitukselle Sisäistä tietoa -kenttään (tämä tieto ei mene tulorekisteriin)

4. Merkitse ilmoitus manuaalisesti lähetetyksi-painikkeesta

Missä/Miten hakemus Tulorekisterin teknisen rajapinnan käyttöönottamisesta tehdään?

• Hakemus teknisen rajapinnan käyttöönottamiseksi tehdään tulorekisterissä.

  • Pankkitunnuksilla linkistä: https://www.vero.fi/tulorekisteri

• Hakemuksen tekemisestä on julkaistu Verohallinnon toimesta video

• Hakemuksen täyttämisessä huomioitavaa:

  • Järjestelmä käyttää Viivästettyä Web Service -rajapintaa.

  • Mitä valitaan kohdassa Rajapinnan käyttötarkoitus?

    • Mikäli lähetetään vain asiakkaan aineistoja, valitaan: Organisaationi lähettää tietoja toisen tahon puolesta.

    • Mikäli lähetetään vain oman yrityksen palkkatietoja, valitaan:Organisaationi ilmoittaa tulorekisteriin tietoja omasta puolestaan.

    • Mikäli lähetetään sekä omia että asiakkaan aineistoja, valitaan molemmat valinnat.

Voiko samaa varmennetta käyttää eri palvelimilla?

• Tilitoimistot, joilla on organisaatio eri palvelimilla, voivat noutaa tulorekisterivarmenteen kahdella eri tavalla (alla plussat ja miinukset):

  1. Käytetään samaa varmennetta (sama varmenne voidaan ladata eri palvelimille)
     + Ei tarvitse kuin yhden kerran tilata tulorekisteristä siirtotunnus ja salasana.
     - Varmenteen uusiminen: Jos samaa varmennetta käyttää joka palvelimella, niin automatiikka uusii varmenteen yhdellä palvelimella, ja muille se pitää siirtää käsin.

  2. Haetaan joka palvelimelle oma varmenne
     + Varmenteen uusiminen on automaattista.
     - Siirtotunnus ja salasana pitää tilata monta kertaa tulorekisteristä.

Miten toimitaan, jos varmenne on ollut aikaisemmin käytössä toisessa palkkaohjelmassa, voiko käyttää samaa varmennetta uudessa palkkaohjelmassa?

• Ei voi käyttää, vaan tällöin tulee hakea uusi varmenne.

Jos teknisen rajapinnan käyttöönottohakemuksen tekemisen yhteydessä on virheellisesti valittu Reaaliaikainen lähetystapa, voidaanko aineisto kuitenkin lähettää käyttäen viivästettyä lähetystä?

• Rajapintasopimuksella valitaan, mitkä kanavat ovat tulorekisterin puolelta auki palkkaohjelmiston käytettävissä.

• Mikäli kanavavalinta on virheellinen, tulee tehdä uusi korvaava rajapintahakemus.

  • Mikäli varmenne on jo noudettu aiemmalla sopimuksella jompaan kumpaan WS-kanavaan ja vaihdetaan sopimuksella toiseen WS-kanavaan, vanhan varmenteen pitäisi vielä toimia siitäkin huolimatta, että kanavaa vaihdetaan.

Miten tehdään korvaava rajapintahakemus?

• Uuden korvaavan hakemuksen tekeminen tehdään tulorekisterin asiointi palvelussa, kuten ensimmäinenkin hakemus.

• Hakemuksen voi tehdä toimitusjohtaja, toimitusjohtajan sijainen, toimihenkilö jolla on yksinedustamisoikeus, Katso-pääkäyttäjä tai elinkeinonharjoittaja.

• Kirjautuminen tapahtuu normaalisti tulorekisterin asiointipalveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai henkilökortilla osoitteessa https://www.vero.fi/tulorekisteri

Miten voi tarkistaa, onko valittu oikea rajapinta (Viivästetty Web Service)?

• Kirjaudutaan sisään sivustolla https://www.vero.fi/tulorekisteri

  • Henkilö, jolla on oikeus tehdä sopimus rajapinnan käyttämisestä, voi ko. sivustolla tarkistaa tilatun kanavan, tieto löytyy rajapinta ja varmenteet kohdassa.

Kuka on hakemuksen tekninen yhteyshenkilö?

•  Varmenteen tekniseksi yhteyshenkilöksi tulee antaa organisaation tai tilitoimiston sen henkilön tiedot, joka tekee varmennepyynnön tulorekisteriin tunnusten palauduttua.

•  Varmenteen tekniselle yhteyshenkilölle lähetetään turvasähköpostilla tarvittavat tiedot varmenteen muodostamista varten sekä matkapuhelinnumeroon tekstiviestillä PIN-koodi sähköpostiviestin avaamista varten.

Mitä tarkoittaa varmenteen noudon yhteydessä saamani virhekoodi: PKI020 - Invalid credentials?

• Jokin annetuista tunnisteista, asiakkaan tunniste (CustomerID), siirtotunnus (TransferId) tai kertakäyttösalasana (TransferPassword) on virheellinen. Tilanne voi johtua siitä, että jonkin tiedon perässä on esim. ylimääräinen Enter-painallus, joka ei näy käyttäjälle. Syötettyjen parametrien tarkistuksen ja korjaamisen jälkeen toimintoa voi yrittää uudelleen.

Pitääkö varmenne noutaa kaikkiin aliorganisaatioihin pääorganisaation lisäksi (esim. tilitoimistokäyttö)?

• Mikäli pääorganisaatiolla on valtuutukset moniyrityksen alla olevilta yrityksiltä, riittää, että varmenne on noudettu pääorganisaatioon ja asiakasorganisaatiossa määritellään, että käytetään pääorganisaation varmennetta.

• Mikäli aliorganisaatioiden valtuutusta palkka-aineistojen lähetykseen ei ole, tulee varmenteet noutaa suoraan aliorganisaatioihin.

Ilmoituksen tarkistaminen antaa jonkin palkkalajin osalta virheilmoituksen: Koodi puuttuu

• Kyseisen palkkalajin asetuksissa on valinta: Siirrä tulorekisteri-ilmoituksille, mutta Tulolaji-valinta puuttuu. Tarkista, onko kyseinen tulolaji sellainen, joka tulee ilmoittaa tulorekisteriin. Mikäli näin ei ole, otataan valinta pois kohdasta: Siirrä tulorekisteri-ilmoituksille.

Pitääkö kaikille palkkalajeille määritellä Tulolaji (Siirrä tulorekisteri-ilmoituksille -valinta on oletuksena valittuna kaikille palkkalajeille)?

• Sotumaksua ja työnantajan pakollisia eläke- ja vakuutusmaksuja ei siirretä palkkatietoilmoitukselle, joten näiden palkkalajien kohdalta asetus tulee poistaa.

Miten Ateriakorvaus määritellään?

•  Ateriakorvaus voidaan ilmoittaa kahdella tavalla:

  • 1. Jos ilmoitetaan verovapaiden päivärahojen ja ateriakorvausten yhteismäärä käytetään Tulolajia Päiväraha (331). Tällöin Tyyppi: päiväraha -kenttään annetaan tarkenne Ateriakorvaus.

  • 2. Jos ateriakorvaukset ilmoitetaan omalla tulolajilla käytetään Tulolajia Ateriakorvaus, jolloin Tyyppi: päiväraha -kenttä jätetään tyhjäksi.

Miten Autoetu määritellään?

• Palkkalajille Autoetu tulee Tulolaji ja Ohjauskoodit -kenttiin valita: Autoetu

• Henkilön taakse Yleiset-välilehdelle määritellään autoedun tyyppi ja auton ikäryhmä.

Miten lähetän uuden ilmoituksen korjauksen jälkeen?

• Kun tiedot on korjattu, avataan hylätty ilmoitus ja tuodaan tiedot ilmoitukselle uudelleen napsauttamalla Tuo uudestaan -kuvaketta. Tarkistetaan ilmoitus ja mikäli virheilmoituksia ei enää ilmoitukselle tule, lähetetään ilmoitus uudelleen. Lähettämiseen jälkeen odotetaan hetki (n. 1 min) ja noudetaan tulorekisterin palautesanoma.

Ilmoituksen tarkistaminen antaa virhepalautteen Poissaolojakson Summa-tiedon puuttumisesta, mistä tilanne johtuu?

• Mikäli palkkatietoilmoituksella annetaan palkallinen poissaolojakso, sen summa-tieto on pakollinen. Tieto lisätään henkilön taakse poissaolojaksot -välilehdelle. Laajassa palkkatietoilmoitusprofiilissa on muuttuja [PAID_ABSENCE_PERIOD:PAYMENT_AMOUNT], joka noutaa tiedon poissaolojakso välilehdeltä henkilön takaa. Summa voidaan lisätä myös suoraan ilmoitukselle.

Miten lähetän erillisilmoituksen tilanteessa, jossa palkkoja on maksettu myös muuta kautta, erillisilmoituksia voi antaa vain yhden kuukaudessa?

• Ilmoittamisen voi tehdä muodostamalla erillisilmoituksen normaalisti ja lisäämällä ilmoitukselle manuaalisesti muualla maksettujen palkkojen tiedot.

Miten pitkään voi lähettää jo lähetetyn aineiston osalta korvaavan ilmoituksen? Onko sille jokin ajallinen takaraja?

• Tulorekisteriin annetut tiedot säilytetään tulotietojärjestelmässä 10 vuotta tietojen tallentamisvuotta seuraavan vuoden alusta lukien, mikä vastaa sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa. Tulorekisteriin toimitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata niin kauan kuin niitä tulorekisterissä säilytetään. Kuitenkin, mikäli lähetetyssä aineistossa ilmenee korjattavaa, korjaukset tulisi tehdä korvaavalla menettelyllä ilman aiheetonta viivytystä.

Palkkatietoilmoitus ilmoittaa, että puhelinnumero puuttuu.

• Jos yhteyshenkilön puhelinnumeroa ei ole lisätty Palkan asetuksissa Yleiset-välilehdellä, tuodaan puhelinnumero ilmoituksen luoneen käyttäjän tiedoista. Jos puhenlinnumero ei ole tallennettu kumpaakaan paikkaan, ei tietoa tuoda lainkaan ilmoitukselle. Tieto on pakollinen.

• Mikäli puhelinnumero lisätään suoraan ilmoitukselle, täytyy ilmoitus tarkistaa sen jälkeen.

Palkansaajalla on palkaton poissaolo, olen merkannut sen negatiivisena kk-palkkana palkkalaskelmalla. Tämä tieto ei menkään läpi tulorekisteriin. Kuinka tämä on merkattava, kun kuitenkin aikapalkat yhteensä on positiivinen luku?

• Kun Tulolaji on Palkkalajille tulorekisterissä sama, voi palkkalaskelmalla olla negatiivisia rivejä (kunhan tulorekisteri-ilmoituksella ei ole): laskee kaikki aikapalkat yhteen.

• Huom! Tulorekisteri huomioi aikajakson eli jos riville on merkitty eri aikajakso kuin ns. pääpalkkajakso, tekee omalle tulolajilleen ja tulee ongelma negatiivisen arvon kanssa eli älä laita riville alku- ja loppupäivämäärää, joka poikkeaa palkanmaksukaudesta.

• Ilmoita poissaolot ja palkattomat vapaat henkilön taakse tulevilla tiedoilla, jos olet niitä alkanut käyttämään (on joko tai).

• Esim:

  • kk-palkka 1500

  • lomapalkka 500

  • palkaton -700

  • = tulorekisteri-ilmoituksella aikapalkka 1300 kun vain kaikilla on sama aikajakso ja Tulolaji Palkkalajin takana on sama.

• Yhteenvetona: kk-palkka, lomapalkka, sairausajan palkka, lomautus ovat kaikki aikapalkkaa ja lasketaan tulorekisteri-ilmoituksella yhteen, kun vain aikajakso on sama (oletuksena käyttää palkkalaskelman alku- ja loppupäivänmääriä, rivikohtaisesti ilmoitetut menevät omakseen, jos poikkeavat).

Mistä tiedän mitä tarkoittavat virhepalautteissa olevat virhekoodit?

Mikäli Tulorekisterin palautteen mukana tulleesta virhekoodista ja sen kuvauksesta ei saa selville mikä ilmoituksessa oleva virhe on, tulee lisätietoja kysyä tulorekisterin asiakaspalvelusta.

Kuinka toimitaan, jos yrityksellä ei ole eläkevakuutettavia työntekijöitä, eikä eläkevakuutusnumeroa?

• Henkilön taakse Ilmoitettava eläkevakuutus -kohtaan valitaan Ei ilmoiteta. 

• Henkilön taakse Vakuuttamisen poikkeustilanteet -kohtaan valitaan seuraavat kohdat:

  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työeläkevakuutus) (3)

  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työttömyysvakuutus) (5)

  • Ei vakuuttamisvelvollisuutta (työtapaturma- ja ammattitautivakuutus) (4)

• Yllä olevat kentät löytyvät Asetukset > Sovellukset > Palkka > Henkilöstö > Tulorekisteri > Yleiset -välilehdeltä

• Tulorekisterin ohje asiaan liittyen.

Kuinka toimitaan, jos on tilapäinen työnantaja, eikä ole eläkevakuutusta?

Tällöin käytetään eläkevakuutusyhtiön tilapäistä vakuutusnumeroa ja maksajan tyypiksi on annettava tilapäinen työnantaja. Maksajan tyyppitiedon voi antaa Palkan asetuksissa Yleiset-välilehdellä kohdassa "Maksaja: Tyyppi". Tieto voidaan antaa myös suoraan ilmoituksella Maksaja-välilehdellä Muut tiedot -kohdassa.

Kuinka ilmoitetaan vapaaehtoisen yksilöllisen eläkevakuutuksen maksu tulorekisteriin?

Ennen ilmoittamista, tehdään seuraavat asetusmuutokset:

Palkan asetuksissa Palkkalajityypit-välilehdellä tulee olla määriteltynä alla kuvatun kaltainen palkkalajityyppi:

• Palkkalajityyppi-kohtaan valitaan LA - Laskennallinen.

• Laitetaan valinta kaikkiin kohtiin:

  • Ei ennakonpidätystä

  • Ei sairausvakuutusmaksua

  • Ei eläkevakuutusmaksua

  • Ei työttömyysvakuutusmaksua

  • Ei ammattiyhdistysmaksua

  • Ei tapaturma- ja ryhmähenkivakuutusmaksua

• Jokaiseen Tulorekisteri-kohtaan valitaan Tulorekisteri:oletus

Palkan asetuksissa Palkkalajit-välilehdellä tehdään alla kuvatun kaltainen palkkalaji

• 418 Vapaaehtoinen eläkevakuutusmaksu

• Tyyppi: LA - Laskennallinen

• Siirrä tulorekisteri-ilmoitukselle -valinta aktiiviseksi

• Tulolaji: (418) Vapaaehtoinen eläkevakuutusmaksu

Palkkalaskelmalle syöttäessä palkkalajin 418 ja summa pitää syöttää miinusmerkkisenä, niin tieto siirtyy Sivukulut-välilehdelle.

Tulorekisteri-ilmoituksella yhteenveto-kohdassa summa-kohdassa luku pitää olla plus-merkkinen. Palkkalaskelma-kohdassa on miinusmerkkinen.
 

Miten voidaan ilmoittaa kilometrikorvaus pelkällä summalla (kilometrejä ei ilmoiteta ollenkaan), kuten esimerkiksi säätiöiden kilometrikorvauksia tulee ilmoittaa?

• Palkkalajin asetuksissa (Asetukset > Sovellukset > Palkka > Palkkalajit) kyseinen palkkalaji määritellään niin, ettei Tulorekisteri-kohdan Ohjauskoodit-kohdasta valita mitään (valikossa lukee silloin Ei valittu). 

• Tällöin tulolajina on Yleishyödyllisen yhteisön maksama kilometrikorvaus (357)

Kuinka ilmoitetaan tulorekisteriin yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha (esimerkiksi urheiluseura)?

• Tulolajina käytetään Yleishyödyllisen yhteisön maksama päiväraha (358).

• Päivärahan tyyppiä (Tyyppi: Päiväraha) ei ilmoiteta ollenkaan.