Tilaus - asetukset

Asetukset > Sovellukset > Tilaus

Käyttäjien oikeudet

Käyttäjien oikeudet määritellään henkilöstörekisterissä kohdassa Rekisterit > Organisaatio > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti.

Lisätietoa aiheesta löydät ohjeesta Henkilöstö.

Alla olevassa taulukossa on selitetty tilauksen oikeudet. Muista tallentaa tekemäsi muutokset.

Tilauksien numerosarjat

Tilausten numerosarjoja voidaan lisätä, muokata ja poistaa Numerot-välilehdellä.

Numerot-välilehti näkyy vain, jos käyttäjälle on annettu oikeus numerosarjojen ylläpitoon.
Oikeus määritetään kohdassa Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti. Laajenna sovelluksen Tilaus oikeudet ja aktivoi Numerosarjat haluttujen alisovellusten kohdalla.

Numerosarjojen ylläpito onnistuu myös keskitetysti kohdasta Asetukset > Yleiset > Numerosarjat-välilehti.
Seuraavan vuoden numerosarjat voidaan luoda automaattisesti Asetukset > Yleiset > Numerosarjat > Asetukset-välilehdellä.

Numerot-välilehdellä määritetään tilauksille annettavien numeroiden (kuten tilausnumeroiden) perusosa ja alkuluku.

Järjestelmään voi tallentaa useita erilaisia numerosarjoja.

Jokaiselle numerosarjalle annetaan nimi tai kuvaus, jotta ne on helpompi tunnistaa ja valita käyttöön.
Halutulle numerosarjalle asetetaan Oletus-valinta, jolloin se tulee automaattisesti käyttöön uusissa tapahtumissa.

Uuden numerosarjan lisääminen

Uusi numerosarja luodaan valitsemalla Uusi-painike tai Toiminnot-valikko > Uusi.
Syötä nimi Kuvaus-kenttään ja tallenna.

Numerosarjan muokkaaminen

Valitse olemassa oleva numerosarja listalta, tee tarvittavat muutokset kenttiin ja tallenna.

Jos muutat olemassa olevan numerosarjan kiinteää perusosaa, järjestelmä tekee seuraavat tarkistukset:

• Oliko vanha perusosa jo käytössä sovelluksissa

• Onko uusi perusosa jo käytössä sovelluksissa

• Onko uusi perusosa käytössä toisessa numerosarjassa. Jos uusi perusosa löytyy jo toisesta numerosarjasta, järjestelmä antaa virheilmoituksen "Perusosa (XXXX) on jo olemassa."

Jos vanha perusosa on jo käytetty sovelluksessa, sitä ei voi enää muokata. Tällöin virheilmoitus on "Vanha perusosa (XXXX) on jo käytössä."

Numerosarjan aktivointi ja deaktivointi

Numerosarja voidaan asettaa ei-aktiiviseksi, jolloin se ei ole enää oletusvalittavissa, mutta on silti käytettävissä tarvittaessa.

• Valitse haluttu numerosarja Numerot-sarakkeesta.

• Poista Aktiivinen-valinta.

• Tallenna muutokset.

Ei-aktiivinen numerosarja merkitään listassa (-)merkillä ja se siirtyy automaattisesti listan loppuun.
Jos ei-aktiivinen numerosarja on edelleen voimassa, sitä voidaan edelleen valita sovelluksissa tapahtumien yhteydessä pudotusvalikosta ja käyttää numerointiin.

Numerosarjan poistaminen

Poista numerosarja valitsemalla se listalta ja napsauttamalla Poista-painiketta tai Toiminnot-valikko > Poista.

Numerosarjojen järjestyksen muuttaminen

Numerosarjojen järjestystä voidaan muuttaa vetämällä rivejä haluttuun paikkaan:

1. Pidä hiiren vasen painike alhaalla siirrettävän rivin kohdalla.

2. Vedä rivi haluamaasi kohtaan.

3. Vapauta hiiren painike.

Huom! Ei-aktiivisia numerosarjoja ei voi siirtää aktiivisten väliin, eikä aktiivisia ei-aktiivisten väliin.

Tekstit

Valitse Tekstit-välilehden alta sopiva alavälilehti sen mukaan, mitä olet tekemässä:

• Tarjoustekstit

• Tarjousehdot

• Tarjouspyyntötekstit

• Tarjouspyyntöehdot

• Tiedonannot

Uuden tekstivaihtoehdon lisääminen

1. Valitse Uusi-painike tai avaa Toiminnot-valikko ja valitse Uusi.

2. Täytä Otsikko- ja Teksti-kenttien tiedot.

3. Jos haluat merkitä tekstin oletukseksi, ota käyttöön Oletus-valinta.

4. Tallenna muutokset.

Olemassa olevan tekstin muokkaaminen

1. Valitse muokattava rivi listalta.

2. Tee tarvittavat muutokset Otsikko- ja Teksti-kenttiin.

3. Tallenna muutokset.

Tekstin poistaminen

1. Valitse poistettava vaihtoehto listalta.

2. Käytä Poista-painiketta tai valitse Poista Toiminnot-valikosta.

Tiedonannot-välilehti

Jos Otsikko-kenttä jätetään tyhjäksi mutta Teksti on täytetty, järjestelmä muodostaa otsikoksi automaattisesti tekstin neljä ensimmäistä sanaa.
Kun tiedonantotekstejä poimitaan tilauksella, valintaikkuna avautuu poimintapainikkeen viereen ja siinä näytetään vain tekstien otsikot.

Sähköpostitekstit

Asetuksissa voidaan määrittää automaattisia sähköpostitekstejä eri tilanteisiin. Valitse Tekstit-välilehden alta sopiva alavälilehti sen mukaan, minkä tyyppisiä sähköpostitekstejä olet muokkaamassa:

• Osto

• Tarjouspyyntö

• Myynti

• Tarjous

Uuden sähköpostitekstin lisääminen

1. Valitse Uusi-painike tai käytä Toiminnot-valikkoa ja valitse Uusi.

2. Täytä Otsikko- ja Teksti-kenttien sisältö.

3. Tarvittaessa voit lisätä automaattisesti täyttyviä kenttiä valitsemalla halutun kentän vieressä olevan poimintapainikkeen.

4. Merkitse sähköpostiteksti aktiiviseksi valitsemalla Aktiivinen-asetus.

5. Tallenna tiedot.

Olemassa olevan sähköpostitekstin muokkaaminen

1. Valitse muokattava vaihtoehto listalta.

2. Tee tarvittavat muutokset Otsikko- ja Teksti-kenttiin.

3. Tallenna muutokset.

Sähköpostitekstin poistaminen

1. Valitse poistettava vaihtoehto listalta.

2. Poista teksti käyttämällä Poista-painiketta tai valitsemalla Poista Toiminnot-valikosta.

Kenttien oikeudet

Käyttäjien oikeudet tiettyihin kenttiin voidaan määrittää Oikeudet-välilehden kautta. Oikeudet asetetaan erikseen osto, myynti, tarjous, otto ja siirtokohtaisesti. Valitse välilehti sen mukaan, minkä osa-alueen oikeuksia haluat muuttaa.

Kenttien oikeuksien määrittely

1. Valitse listalta henkilö, jonka oikeuksia haluat muokata.

2. Aktivoi halutut kenttäoikeudet valitsemalla oikeutta vastaava valintaruutu.

3. Voit poistaa valinnan klikkaamalla valintaruutua uudelleen.

4. Tallenna muutokset.

Huom! Kenttien oikeudet koskevat ainoastaan Käyttäjä- ja Luku-tasoisiin käyttäjiin. Ylläpitäjillä ja sitä ylemmillä käyttöoikeustasoilla nämä asetukset eivät ole voimassa.

Näkymä-välilehti

Näkymä-välilehti sisältää omat välilehtensä myynti- ja ostotilaukselle, tarjouspyynnölle, tarjoukselle, sekä otto- ja siirtotapahtumille.

Voit muokata sovelluksessa näkyviä kenttiä aktivoimalla vain haluamasi kentät. Vain aktiiviset kentät näytetään käyttäjälle.

• Kaikki lohkon kentät saa näkyviin kerralla valitsemalla valintaruudun lohkon otsikon kohdalta.

• Kaikki lohkon kentät voi piilottaa poistamalla valinnan otsikon valintaruudusta.

Oletuksena kaikki kentät ovat näkyvissä sovelluksessa.

Kenttien määrittely varoitettaviksi tai vaadittaviksi

Jokainen näkyvä kenttä voidaan määrittää:

• Varoitettavaksi: kenttä merkitään oranssilla tähdellä. Jos tieto puuttuu, kenttä korostetaan oranssilla taustalla ja käyttäjää huomautetaan, mutta tieto ei ole pakollinen.

• Vaadittavaksi: kenttä merkitään punaisella tähdellä. Jos tieto puuttuu, kenttä korostetaan punaisella taustalla eikä tilausta voi toimittaa ennen kuin tieto on annettu.

Valinta tehdään suoraan kyseisen kentän kohdalta.

Rivikentät

Rivikentät-välilehdellä voidaan määrittää, mitkä kentät tapahtuman riveillä näytetään. Myös rivikentät voidaan merkitä joko varoitettaviksi tai vaadittaviksi samalla periaatteella kuin pääkentät.