Toimet ennen kauden Alv-kirjausta, lukituksia ja viranomaisilmoitusten lähetystä

Huom! Kyseessä on yleisluontoinen ohje käyttäjien tueksi järjestelmässä tehtävien toimenpiteiden osalta. Ohjeessa käytetyt kirjanpidon tilit ovat esimerkkitilejä.

• Käyttäjän tulee ohjetta soveltaessaan huomioida yrityksen liiketoiminnan asettamat vaatimukset, oman kirjanpitäjän ja/tai tilintarkastajan antama ohjeistus sekä viranomaisohjeet, lait ja asetukset.

Käsittelemättömät tilitapahtumat

• Tarkistetaan, että Pankki > Tiliotteet ja Pankki > Viitemaksu -aineistoissa ei ole mitään suljettavalle kuukaudelle kohdistuvia tapahtumia, joiden osalta on vielä mahdollisesti vientejä viemättä kirjanpitoon tai suorituksia reskontriin.

• Tarkemmin tietoa ohjeesta: Pankki > Tiliotteet ja Pankki > Viitemaksut -ohjeista.

Tiliöintivirheet -raportit

• Tarkastetaan seuraavien raporttien osalta, ettei automatiikka löydä tiliöintivirheitä:

  • Talous – Myynti – Myyntilaskun tiliöintivirheet (nro 189)

  • Talous – Myyntisuoritus – Suoritusten tiliöintivirheet (nro 190)

  • Talous – Osto – Ostolaskun tiliöintivirheet (nro 188)

  • Talous – Ostosuoritus – Suoritusten tiliöintivirheet (nro 191)

  • Palkka – Palkka – Tiliöintivirheet (nro 1302)

  • Palkka – Palkkasuoritus – Tiliöintivirheet (1303)

• Raportit löytää kirjoittamalla Raportti-sovelluksessa Etsi-kenttään hakusanan: Virheet

Erottavat tositteet

• Erottavien tositteiden syntymisen ehkäisemiseksi suositellaan, että Talous-sovelluksen asetuksissa on myynti- ja ostolaskun asetuksissa valittuna Pakkotiliöinti -valinta (Asetukset > Sovellusasetukset >Talous > Myyntilasku ja Ostolasku > Asetukset -välilehti) ja Kirjanpidon asetuksissa valittuna Pakollinen tositetasapaino -valinta (Asetukset > Sovellusasetukset > Talous > Kirjanpito > Asetukset -välilehti).

• Ei lukituille erottaville tositteille voidaan siirtyä suoraan Talouden tehtävälistalta napsauttamalla Aktiiviset – Erottaa -linkkiä.

• Mikäli halutaan tarkastaa, että jo lukituista tositteista ei löydy erottavia tositteita, siirrytään Kirjanpidon Etsi -näkymään ja valitaan Kohde-kenttään arvoksi: Kaikki ja haetaan tositteet napsauttamalla Etsi-painiketta.

  • Erotus-sarakkeen otsikkoa napsauttamalla voidaan lajitella tietoja.

    • Kun otsikkoa napsautetaan kerran, nousevat (+) saldoisesti erottavat tositteet listauksessa ylimmäiseksi.

    • Toisen kerran napsautettaessa ylimmäiseksi nousevat (-) saldoisesti erottava tositteet.

  • Erottaville tositteille tehdään tarvittavat korjaukset erotuksen poistamiseksi ja tallennetaan korjatut tositteet.

  • Osto- ja myyntilaskujen osalta suositellaan, että korjaukset tehdään alkuperäisille laskuille, ei erillisillä manuaalitositteilla.

    • Alkuperäisen laskun kautta korjaamisen myötä järjestelmä säilyttää kirjanpitolain vaatiman Audit Trail'n, eikä Talouden tehtävälistan Avoimien täsmäytykseen tule manuaalikirjauksista johtuvaa erotusta.

Myynti- ja ostolaskujen osalta tarkastettavat

• Kaikki kyseiselle kuukaudelle kohdistuvat myyntilaskut on laskutettu ja ostolaskut on hyväksytty ja ne ovat muodostaneet tositteet kirjanpitoon.

• Myynti- ja ostolaskujen tiliöinnit on kohdistettu oikeille tileille.

• On suositeltavaa tarkastaa myös tulostamattomat myyntilaskut (Talouden tehtävälista: Myyntilaskut > Tulostamatta).

• Lähettämättömät verkkolaskut (> Talous > Pankki > E-laskut > Lähtevät  > Lähettämättä– ja Virheelliset -välilehdet).

• Tarkastettavat myynti- ja ostolaskut (Talouden tehtävälista > Myyntilaskut ja Ostolaskut > Tarkastettavat).

  • Laskujen osalta tehdään tarvittavat toimenpiteet ja poistetaan laskuilta virheilmoitus toimenpiteiden jälkeen tallentamalla laskut.

• Mahdolliset virheelliset saapuneet verkkolaskut (> Talous > Pankki > E-laskut > Tulevat > Käsittelemättä- ja Virheelliset -välilehdet).

• Lähettämättömät ja virheelliset maksuaineistot (> Talous > Pankki > Maksuaineisto > Lähettämättä- ja Virheelliset -välilehdet).

Miinus-saldot ja tarkastettavat

• Myynti- ja ostolaskujen Etsi-näkymässä haetaan kaikki tositteet.

• Lajitellaan rivit Saldo-sarakkeen mukaan niin, että pienimmät saldot tulevat listauksessa ylimmäksi.

• Mikäli listalla on miinussaldoisia laskuja (ei hyvityksiä), tarkoittaa tämä sitä, että kyseiselle laskulle on kirjattu suorituksia enemmän kuin mitä laskun loppusumma on.

  • Asian voi tarkastaa siirtymällä laskulle ja napsauttamalla laskulla Maksusuoritukset -painiketta.

  • Mikäli maksettu ylisuoritus (esim. Myynti tili 2949 Muut lyhytaikaiset velat ja Osto tili 1779 Muut lyhytaikaiset saatavat) on palautettu tai kohdistettu toiseen avoimeen laskuun, tulee vielä kirjata ylisuoritusten synnyttämä liikasaldo pois reskontrasta.

  • Ylisuoritus saadaan kirjattua reskontrasta pois avaamalla lasku, jolla on ylisuoritus. Napsautetaan laskulla Maksusuoritukset -kuvaketta ja valitaan maksusuorituksista se, jossa näkyy suorituslajina Ylisuoritus. Avautuvalle maksutositteelle lisätään Nollaa jäljellä oleva negatiivinen saldo -valinta ja tallennetaan suoritustosite.

Ylisuorituksen kohdistaminen asiakkaan avoimelle laskulle

• Avataan avoimena oleva lasku ja luodaan laskulle manuaalisesti maksusuoritus napsauttamalla Maksusuoritukset -painiketta.

• Avautuvassa Maksusuoritukset-ikkunassa napsautetaan Uusi -painiketta

• Maksu- ja kirjauspäiväksi täydennetään sama päivä kuin ylisuorituksella on ollut.

• Syötetään 2949 (oletus) tilille kirjautunut ylisuorituksen summa.

  • Mikäli laskun avoin saldo on pienempi kuin ylisuoritus, annetaan suorituksen summaksi laskun avoin saldo ja mahdolliset korot ja kehotusmaksut, ja selitteeksi esim. Ylisuoritus laskulle 3018****

• Muodostetaan suorituksen rivi napsauttamalla Laske Rivit -painiketta.

• Korjataan suoritukselle pankkitilin kirjanpitotilin tilalle ylisuorituksen kirjaustili 2949 (oletus).

• Mikäli osa suorituksesta halutaan kohdistaa maksukehotusmaksulle tai viivästyskoroille, vaihdetaan seuraavalle tyhjälle riville suorituksen lajiksi Huomautuskulut tai Korko ja annetaan niihin kohdistettava summa miinus merkkisenä.

• Tallennetaan lopuksi suoritustosite napsauttamalla Tallenna-painiketta

Ylisuorituksen palauttaminen asiakkaalle

• Mikäli ylisuoritus palautetaan asiakkaalle rahana, voidaan se tehdä muodostamalla ostolasku tai maksamalla suoritus Pankki-sovelluksen kautta.

1. Ostolaskulla palauttaminen

• Luodaan uusi ostolasku jolle lisätään toimittajatietoihin asiakkaan tiedot.

• Lisätään laskun Viesti -kenttään esimerkiksi teksti: Ylisuoritus laskuun 3018XXX

• Valitaan laskulle maksuehto.

• Annetaan laskunpäivä, toimituspäivä, kirjauspäivä ja tarvittaessa haluttu eräpäivä.

• Ostolaskulle lisätään rivitietoihin esimerkiksi tuotenimikekenttään teksti: Ylisuoritus xx.xx.2018 laskuun 3018xxx.

• Rivin tiliksi annetaan tili, mihin ylisuoritus on kirjattu esim. 2949 ja vastatiliksi lisätään ostojen vastatili 2871. Vastatili saadaan lisättyä tuplanapsauttamalla laskurivin Tili -kenttää.

• Ylisuoritus ja sen palautus ei sisällä arvonlisäveroa.

• Ostolasku tarkastetaan/hyväksytään ja maksetaan normaalin ostolaskun tavoin.

2. SEPA-tilisiirtona palauttaminen

• Siirrytään Talous > Pankki > Maksuaineisto Etsi -näkymään ja valitaan Toiminnot -valikosta > Uusi (tai suoraan Etsi -näkymän Uusi SEPA-siirto -painikkeesta  ).

• Valitaan Yritys -kentän poimintapainiketta napsauttamalla haluttu Toimipaikka ja pankkitili -yhdistelmä, josta ylisuoritus halutaan asiakkaalle palauttaa.

• Poimitaan Toimittaja Nimi -kenttään asiakas, jolle ylisuoritus palautetaan, tai vaihtoehtoisesti syötetään asiakkaan tiedot maksuaineistolle käsin. Tietoina on annettava vähintään: Nimi, BIC ja IBAN.

• Maksun tiedot saajalle: Viesti -kenttään annetaan esimerkiksi teksti: Ylisuoritus xx.xx.2018 laskuun 3018xxx.

• Maksun tiedot: Maksupäivä -kenttään järjestelmä ehdottaa kuluvaa päivää. Haluttaessa päivämäärää voidaan siirtää eteenpäin.

• Summa-kenttään annetaan asiakkaalle palautettava summa.

• Aineisto tarkastetaan napsauttamalla Tarkasta -painiketta , minkä jälkeen aineisto voidaan lähettää pankkiin napsauttamalla Lähetä pankkiin -painiketta .

• SEPA-tilisiirtona palautettava ylisuoritus kirjataan tiliotteelta käyttäen tiliä, mihin ylisuoritus on sen saapuessa kirjaantunut esim. 2949.

Täsmäytettävät tilit

• Tarkastetaan täsmäytettävät tilit sen mukaan, mitä tilejä organisaatiolla on käytössä ja kohdistetaan suljettavalle kaudelle kuuluvat tapahtumat selvittelytileiltä oikeille tileilleen.

• Raportti: Pääkirja (nro 294) on tähän hyvä väline.

  • Valitaan raportille halutut tilit esim.

    • 1777 Selvittelytili (Hyvityslaskujen maksusuoritukset)

    • 1779 Muut saamiset (Ostolaskujen ylisuoritukset)

    • 19** Pankkitilien tiliotteiden viimeisen päivän saldo vastaa kirjanpidon tilin saldoa

    • 2949 Muut lyhytaikaiset velat (Myyntilaskujen ylisuoritukset)

    • 2947 Selvittelytili (Mikäli käytetty manuaalikirjauksissa)

  • Tämän jälkeen suoritetaan raportti halutulta aikajaksolta esim. HTML-muodossa näytölle, jolloin porautuminen tapahtumille toimii. 

  • Lisätietoa ohjeesta Kirjanpidon raportit

Avoimien täsmäytys

• Tarkastetaan avoimien täsmäytys reskontrien osalta.

  • Reskontrien ja kirjanpidon saldojen mahdollisen erotuksen voi todentaa Talouden tehtävälistan Avoimien täsmäytys -kohdan kautta, napsauttamalla kohtaa tehtävälistalla ja suorittamalla raportti näytölle tai vaihtoehtoisesti ajamalla raportti: Avoimien täsmäytys (nro 1041)

    • Lisätietoa ohjeesta Kirjanpidon raportit

  • Huom.  Mikäli myynti-, ostolaskuilla ja/sekä/tai palkkalaskelmilla käytetään ristiin vastatilejä (myynti/osto/palkka) suositellaan, että kirjaukselle tulee muistaa aina vaihtaa oikea vastatili siten, että vastatili vastaa ko. sovelluksen oletusvastatiliä, jota käytetään suoritustositteen vastatilinä. Vastatilien ristiin käyttö aiheuttaa erotusta raportilla ja Talouden tehtävälistalla.

  • Avoimien Myynti- ja ostolaskujen osalta  ajetaan esim. seuraavat raportit:

    • Talous – Myynti – Avoimet (Myyntilaskut) (nro 314)

    • Talous – Osto – Avoimet ostolaskut (nro 318)

  • Raportit ajetaan antamalla täsmättävän kuukauden viimeinen päivä sekä Alku- että Loppupävä -kenttiin.

  • em. raporttien loppusaldoja verrataan esim. kirjanpidon Pääkirjan -raporttiin ko. vastatilien saldojen osalta.

Taseen täsmääminen

• Tarkistetaan, että Tase-raportin Vastaavaa ja Vastattavaa loppusaldot täsmää.

Alv-kirjaus

• Alv-kirjaus luodaan siirtymällä Talous > Kirjanpito > Etsi -näkymään ja valitsemalla Toiminnot -valikosta Alv-kirjaus tai suoraan napsauttamalla työkalurivin Alv-kirjaus -painiketta  .

• Alv-kirjauksen yhteydessä on suositeltavaa lukita ilmoitettava kausi.

• Raportti: Oma-aloitteisten verojen laskelma (nro 651) näyttää myös ilmoitukselle tulevat tiedot.

• Lisätietoa Alv-kirjauksen luominen -ohjeesta

Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista

• Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista muodostetaan Talous > Kirjanpito > Etsi -näkymässä valitsemalla Toiminnot -valikosta Ilmoitus oma-aloitteisista veroista tai napsauttamalla työkalurivin Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista -painiketta .

• Lisätietoa Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista (kausiveroilmoitus) -ohjeesta

Alv- ja TAS-tilitys verottajalle

• Mikäli Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista -ilmoituksella on jotakin maksettavaa, tilitys verottajalle voidaan tehdä suoraan ilmoituksen kautta napsauttamalla ilmoituksella Maksu -painiketta .

• Maksu voidaan tehdä ostolaskulla napsauttamalla Ostolasku -painiketta tai tilisiirtona napsauttamalla Tilisiirto -painiketta.

• Lisätietoa Veroilmoitus oma-aloitteisista veroista (kausiveroilmoitus) -ohjeesta

Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus

• Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus muodostetaan siirtymällä Talous > Kirjanpito > Etsi -näkymään ja valitsemalla Toiminnot -valikosta Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus tai napsauttamalla työkalurivin Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus -painiketta  .

• Lisätietoa Arvonlisäveron yhteenvetoilmoitus -ohjeesta

Tyhjien tositteiden poistaminen (Myynti, osto ja kirjanpito)

• Aiheettomasti syntyneiden, tyhjien tositteiden poiston yhteydessä tulee kiinnittää huomiota, ettei poista tositetta, joka on jo saanut tositenumeron. Mikäli tositenumeron jo saanut tosite poistetaan, synnyttää se aukon juoksevaan tositenumerosarjaan.

• Yrityksen liiketoimintaan liittyen voi lisäksi olla esimerkiksi seuraavia huomioitavia asioita (myös muita, joita ei listalla ole kirjattu):

  • Omavero kirjaus

  • Jaksotuskirjaukset

  • Marginaalivero jne.