NetBaron Instructions
NetBaron Instructions
Breadcrumbs

SEPA-maksut

Mikä SEPA on?

SEPA (Single Euro Payments Area) tarkoittaa yhtenäistä euromaksualuetta, jossa euromääräiset tilisiirrot toimivat samalla tavalla eri maiden välillä.

Maksu käsitellään SEPA-maksuna, kun:

  • sekä maksajan että saajan maa kuuluu SEPA-alueeseen

  • maksu tehdään euroissa

Jos jokin näistä ehdoista ei täyty, kyseessä on ulkomaanmaksu.

Aiheeseen liittyvää:

SEPA-alueeseen kuuluvat maat

  • kaikki EU-maat

  • ETA-maat (Islanti, Liechtenstein ja Norja)

  • lisäksi Monaco ja Sveitsi

SEPA-maksamista varten määriteltävät asetukset

Jotta SEPA-maksut voidaan lähettää onnistuneesti, sekä maksajan että maksun saajan pankkitietojen tulee olla oikein määriteltynä.

Huomioitavaa

  • Maksuaineiston tyyppi muodostuu maavalinnan perusteella.

  • Oikeat pankkitiedot varmistavat, että maksu käsitellään SEPA-maksuna eikä ulkomaanmaksuna.

Toimipaikan tiedot (maksaja)

Rekisterit → Toimipaikat

SEPA-maksuissa käytetään toimipaikan pankkitietoja. Tarvittavat tiedot ovat:

  • IBAN-tilinumero

  • BIC-koodi

  • Y-tunnus (pakollinen Suomessa)

  • pankilta saatava SEPA-palvelutunnus

SEPA-palvelutunnus on yleensä 10 merkkiä pitkä ja muodostuu Y-tunnuksesta. Tunnus tulee aina varmistaa omasta pankista.

💡 Maksu voidaan tehdä pankista riippuen joko euro- tai valuuttatililtä.

Asiakkaan tiedot (maksun saaja)

Rekisterit → Asiakkaat

Maksun saajalla tulee olla:

  • IBAN-tilinumero

  • BIC-koodi

Jos BIC puuttuu, voidaan käyttää Clearing-koodia. Ulkomaan maksuissa pankkitieto voidaan antaa myös pankin nimi- ja osoitetiedoilla. Jos Clearing-koodia ei ole, pankin osoitetiedot täytetään viereisiin kenttiin.

Y-tunnus ei ole pakollinen, mutta suositeltava tieto.

Toistuvissa suorituksissa (esim. palkat) asiakasrekisteriin on hyvä lisätä henkilötunnus. SEPA-palkkamaksuissa se ei ole aina pakollinen, mutta pankkikohtaisia eroja voi olla.

SEPA-maksuaineiston luonti

SEPA-maksuaineisto kokoaa maksettavat laskut yhdeksi kokonaisuudeksi, joka lähetetään pankkiin. Aineisto voidaan muodostaa ostolaskuista tai tarvittaessa myös käsin syötetyillä tiedoilla. Maksupäivä, maksutyyppi ja muut valinnat määrittävät, miten pankki käsittelee maksut.

Ennen lähetystä aineisto luodaan ja tarkistetaan Tarkasta-painikkeella. Jos tarkistuksissa ei löydy virheitä, aineisto voidaan lähettää pankkiin. Jos pankkiyhteyttä ei ole käytössä, näytetään Tarkasta- ja Lähetä pankkiin -painikkeiden tilalla Tallenna-painike, jolla aineisto luodaan ja tarkastetaan.

Aineisto voidaan myös avata näytölle tarkastelua tai tulostamista varten Tulosta-painikkeella.

Lisää yleistä tietoa maksuaineiston luonnista. 

Maksuaineiston muodostaminen

Maksuaineistoon voidaan lisätä laskuja usealla tavalla:

  • Useita ostolaskuja kerralla ostoreskontran Etsi-näkymästä: Toiminnot -> Maksuaineisto -> Maksu (Valitut).

  • Yksittäinen ostolasku suoraan ostolaskun muokkausnäkymästä: Toiminnot -> Maksu.

Maksuaineisto voidaan luoda myös ilman ostolaskua käsin syötetyillä tiedoilla: Toiminnot -> Maksuaineisto -> SEPA-Tilisiirto tai maksuaineistojen Etsi-näkymän Uusi-toiminto.

Huomioitavaa:

  • Jos maksun saaja on yksityisasiakas, asiakasrekisterissä tulee olla henkilötunnus.

  • Kun ostolasku siirretään maksunluontiin, järjestelmä tunnistaa maksutyypin automaattisesti:

    • jos viestikentässä on sana “palkka”, maksu muuttuu palkkatyyppiseksi

    • jos laskulla on sekä viite että viesti, maksu muuttuu veromaksutyyppiseksi.

Maksupäivän valinta

Maksuaineistossa voidaan määrittää maksetaanko laskut:

  • annetun maksupäivän mukaan (Aineiston maskupvm.)

  • vai eräpäivän mukaan (Eräpvm. mukaan)

💡 Eräpäivän mukaan maksaminen huomioi mahdolliset kassa-alennukset ja on uusissa aineistoissa oletusvalinta.

Maksujen käsittely aineistossa

  • Osamaksu tehdään muuttamalla Maksettava-summaa

  • Samalle asiakkaalle menevät maksut yhdistetään yhdeksi maksuksi samaan laskuun.

Hyvityslaskuja ei voi luoda yksittäin.

Maksurivin lisätiedot ovat tarvittaessa nähtävissä rivikohtaisesti viemällä hiiren rivin alussa olevan kysymysmerkin päälle.

Koodit ja maksuluokittelu

Normaalia yritykseltä yritykselle tehtävää SEPA-maksua varten maksuaineiston luonti-ikkunassa ei tarvitse valita mitään koodeja.

Suomessa maksuluokittelulla voidaan tarvittaessa valita:

  • Toistuvaissuoritukset (palkkakoodi)

  • Veromaksu

  • Sisäinen siirto

Muut valinnat toimivat sellaisenaan ilman erityistä merkitystä.

💡 Jos mikään yllä olevista tilanteista ei ole käytössä, valinta kannattaa jättää tyhjäksi.

Aihekoodi

  • Aihekoodilla voidaan lisätä maksun saajalle näkyvä tieto toistuvaissuorituksissa.

  • Aihekoodi välittyy saajalle tiedoksi.

💡 Ei ole pakollinen tieto.

Kulukoodi

  • SEPA-maksuissa kulukoodi määräytyy aina palvelutason perusteella, vaikka sitä ei olisi erikseen valittu.

  • Kulukoodia käytetään käytännössä vain SEPA-alueen ulkopuolisissa eli ulkomaan maksuissa.

  • Kulukoodi kertoo, kuka maksaa maksun kulut.

💡 Ei ole pakollinen tieto.

Maksuissa käytettävä pankkitili

Maksuaineistossa valitaan Pankki -> Tilinumero-pudotusvalikosta pankkitili, jolta maksu veloitetaan. Sama valinta määrittää myös, mihin pankkiin aineisto lähetetään, jos pankkiyhteys on käytössä.

Pankkitilin ohjaus tehdään tilikohtaisesti toimipaikan pankkitiedoissa: Rekisterit > Toimipaikat > Pankkitiedot-välilehti.

Pankkiyhteys on maksullinen lisäominaisuus. Jos haluat sen käyttöön organisaatiolle, ota yhteyttä järjestelmän kirjekuorikuvakkeesta tyypillä Myyntiasiat.

SEPA-maksuaineistossa käytettävä IBAN-tilinumero haetaan päätoimipaikalta (ensimmäinen toimipaikka). Myös muut maksamiseen liittyvät tiedot, kuten WS-yhteys ja SEPA-maksatustunnus, tulevat päätoimipaikan asetuksista.

Käytettävä pankkiyhteys määräytyy tilinumeron mukana toimipaikan pankkitiedoista: Rekisterit > Toimipaikat > Pankkitiedot-välilehti.

💡 Aputoimipaikoilla voi olla sama IBAN-tilinumero kuin päätoimipaikalla. Tällöin on suositeltavaa, että pankkitiedot ovat samat kuin päätoimipaikalla, jotta maksuaineiston muodostuminen toimii oikein.

SEPA-maksupalautteiden nouto ajastetusti tai liitetiedostona tuotuna

Maksupalautteet voidaan hakea automaattisesti, kun maksupalautteiden nouto on aktivoitu pankkiyhteysasetuksissa: Asetukset -> Sovellukset -> Talous -> Pankkiyhteydet-välilehti -> Nouda.

Automaattinen haku tapahtuu arkipäivisin klo 07–19 kahden tunnin välein.

Jos automaattisessa haussa ilmenee ongelmia (esimerkiksi WS-sopimus ei ole voimassa tai pankki ei ole myöntänyt oikeutta palautteiden noutoon), maksupalautteiden automaattinen nouto poistetaan käytöstä. Samalla pääorganisaation pääylläpitäjälle ja järjestelmän tukeen lähetetään sähköposti-ilmoitus.

Kaikki pankilta saapuvat palautteet haetaan ja niiden mukaiset ilmoitukset kirjataan siihen maksuaineistoon, jota palaute koskee.

Palautteita voidaan tarkastella:

  • maksuaineiston Tilamuutoksissa (Toiminnot -> Tilamuutokset)

  • maksuaineiston luontinäkymän lopussa kohdassa Pankin palaute, jossa näkyy aina viimeisin palaute

Virhepalautteet

Virhepalautteet ovat ainoita maksupalautteita, jotka käsitellään järjestelmässä erikseen. Useat pankit lähettävätkin vain virhepalautteet, tai pankin kanssa voidaan sopia, mitä palautteita noudetaan.

Virhepalautteen perusteella ostolaskut siirretään Tarkastettavat-listalle, johon tarkastuksen syy kirjataan (esimerkiksi Kate puuttuu).

💡 Virheelliset tapahtumat näkyvät myös tehtävälistassa kohdassa Maksuaineisto: Virheellinen, josta pääsee porautumaan maksuaineistojen Etsi-näkymään.

Maksuaineistojen Etsi-näkymässä virheellisille aineistoille on oma Virheelliset-välilehti. Aineiston avaamalla voidaan tarkistaa yksittäinen virheellinen rivi, jos ongelma koskee vain yhtä maksutapahtumaa.

Lisää tietoa maksuaineistosta.

image-20250617-071200.png

Lähetetty SEPA-maksuaineisto voidaan poistaa vain silloin, kun aineisto on merkitty virheelliseksi virhepalautteen tai pankkiin lähetyksen yhteydessä tapahtuneen virheen vuoksi.