Sisään-ja ulostilat sekä leimauskaavat

Sisään-tilat

• Sisään-tilat määritellään asetuksissa. Nämä tilat näkyvät, kun tehdään sisään leimauksia Kello-sovelluksessa (myös Kello-MobiAPP leimaustiloina).

  • Napsauttamalla kentän vieressä olevaa Ohje -painiketta, avautuu näkymään pikaohje kentän toiminnallisuudesta.

• Oletuksena uudelle organisaatiolle tulevat sisään tilat: Töihin, Lounas, Lomalle, Sairaslomalle, Työajan lyhennys ja Ylityö.

  • Jos halutaan oletus Sisään tiloja pois käytöstä, napsautetaan tilan nimeä ja poistetaan valinta kohdasta Aktiivinen ja tallennetaan. Sen jälkeen kyseistä tilaa ei näytetä Kello-sovelluksen Leimaus-näkymässä sisään leimaustiloissa.

  • Uusia sisään tiloja voidaan lisätä organisaation omien tarpeiden mukaisesti napsauttamalla Uusi-painiketta. Annetaan tilalle nimi sekä laitetaan Aktiivinen valinta päälle ja napsautetaan Tallenna-painiketta 

  • Olemassa olevien tilojen nimiä voidaan myös muuttaa, napsautetaan tilan nimeä ja muutetaan nimi Tila-kenttään.

  • Mikäli tila halutaan poistaa, valitaan tila listalta napsauttamalla se aktiiviseksi ja napsautetaan Poista-painiketta.

• Oletustiloilla Töihin ja Ylityö on valmiiksi määritetty, että näistä lasketaan työaika. Ylityölle on myös oletuksena valittuna ettei lasketa liukumaa.

• Mikäli samalle päivälle on tarvetta tallentaa normaalien päivän tuntien lisäksi liukumaa sekä ylityötä, josta ei lasketa liukumaa, tulee ylityölle tehdä oma sisään-tila ja sille tarvittavat määritykset.

  • Mikäli työryhmällä/työryhmillä on käytössä liukumat, luodaan ylityölle oma sisään-tila ja Laske liukuma kohdasta valitaan Ei. Käyttäjän tulee leimata itsensä ulos sekä tämän jälkeen ylityölle sen jälkeen, kun päivän tunnit muuttuvat ylityöksi.

  • Esim. henkilö kuuluu kk/7,5h liukuma-lounas työryhmään, työryhmällä on liukumat käytössä ja työryhmälle määritetyllä laskentasäännölle on tehty ylityömääritykset > esim. 2h vrk ylityö 50% ja tästä seuraavat tunnit 100% vrk. ylityö.

  • Henkilö tulee töihin klo 7:00 ja on sovittu, että ensimmäinen päivän tuntien ylittävä aika ei ole ylityötä > henkilö leimaa itsensä ulos klo 16:00 ja tämän jälkeen leimaa ylityölle. Normaalit tunnit lasketaan ajalta 7-16:00 ja tästä viimeinen tunti 1h siirtyy liukumiin. Tämän jälkeen ylityölle leimaus aloittaa ylityön laskennan laskentasääntöön tehtyjen määritysten mukaisesti eikä näistä tunneista lasketa liukumaa.

• Tiloille Lounas, Lomalle, Sairaslomalle ja Työajan on valmiiksi valittuina Tyyppi, Laske liukuma > Ei ja Laske työaika > Ei. Lisäksi Työajan lyhennykselle on valittuna valmiiksi tuntilaji Työajanlyhennys (jos Palkka-Baron on käytössä voidaan työajanlyhennys määritykset tehdä palkan asetuksissa Palkkalajit-välilehdellä).

• Sisään tilan toiminnot ja sallitut leimauskaavat, Sisään tiloille voidaan kullekin poimia luotuja leimauskaavoja ja muokata niiden järjestystä työajan leimauksella. Kullekin sisään tilalle on valittavana kaikki aktiiviset leimauskaavat. Ulos-tiloja ei voi poistaa sisään-tilojen toiminnoista.

  • Leimauskaavat määritellään omalla välilehdellään Leimauskaavat (katso lisään tämän ohjeen kohdasta Leimauskaavat).

  • Uudelle organisaatiolle oletuksena määritetyille Sisään tiloille tulee myös automaattisesti valituksi näille määritetyt Leimauskaavat Sisään tilan toiminnot ja valitut leimauskaavat kohtaan.

• Mikäli sisään tilalta halutaan pois käytöstä jokin leimauskaavoista, voidaan kaava siirtää valitut-listalta pois kaksoisnapsauttamalla kaavan nimeä tai siirtämällä se nuolipainikkeella <- vasemmalle puolelle pois valittujen listalta.

• Asetukset-sarakkeen valinnoilla voidaan määrittää seuraavia toiminnallisuuksia:

  • Tyyppi: Sairasloma, Loma, Lounas ja Työajan lyhennys.

    • Tyypeille Loma, Sairasloma ja Työajan lyhennys voidaan hyödyntää automaattileimauksia.

    • Lounas tyyppiä käytetään, mikäli halutaan laskea erikseen lounaalla käytetty aika.

  • Laske liukuma

    • Valinta Kyllä laskee leiman suoraan työajan liukumaan.

    • Valinta Ei ei laske leiman työaikaa liukumiin, mikäli leiman Laske työaika valinta on Ei ja leima ei ole tyyppiä Lounas eikä leimalle ole valittuna tuntilajia.

  • Laske työaika

    • Valinta Kyllä laskee leiman ajan mukaan työaikaan.

    • Valinta Ei ei laske leiman työaikaa mukaan kokonaistyöaikaan.

  • Tuntilaji (Palkkalaji)

    • Tuntilajit listataan Palkkalajit-välilehdelle syötetyistä palkkalajeista. Sisään-tilalle voidaan tarvittaessa valita tuntilaji, tässä tulee kuitenkin huomioida, että valittu tuntilaji siirtyy leimausriville vaikka käyttäjä kuuluisi työryhmään, jonka laskentasäännölle on määritelty oma tuntilajinsa. Näin ollen jos organisaatiossa on esim. tunti -ja kuukausipalkkaisia henkilöitä, töihin tilalle ei kannata määrittää tuntilajia vaan se tuodaan laskentasäännön takaa.

• Automaattiset leimaukset, näitä asetuksia tarvitaan pelkästään mikäli otetaan Asetukset -välilehdellä käyttöön automaattileimaukset.

  • Ulos-tila-valikosta määritellään mikä on automaattisen uloskirjauksen tila.

  • Arvioidun paluupäivän syöttö on asetettava aktiiviseksi, mikäli käytetään automaattista loma/sairaslomaleimausta.

  • Automaattileimausta  varten määritellään tila joko sairaslomaksi tai lomaksi.

Ulos-tilat

•  Ulos-tila näkyy, kun tehdään ulosleimauksia Kello-sovelluksessa.

  • Tilan näkyminen leimauksessa edellyttää, että tilalla on Aktiivinen -valinta.

  • Jos Aktiivinen-valinta otetaan pois tulee huomioida, että Ulos-tilaa ei näytetä myöskään kello-sovelluksessa leimaus näkymässä sisään leimauksen jälkeen.

• Ulos-tilat-välilehdelle ei voi luoda uusia toimintoja.

• Mikäli halutaan muokata olemassa olevan tilan nimeä, valitaan tila listalta napsauttamalla se aktiiviseksi.

  • Kenttään kirjoitetaan muutettavat tiedot ja napsautetaan Tallenna-painiketta tai valitaan Toiminnot-valikko | Tallenna.

• Tilaa ei ole mahdollista poistaa, se voidaan vain merkitä ei-aktiiviseksi.

Leimauskaavat

• Työajan leimaukselle voidaan luoda leimauskaavoja jotka suorittavat ulos-leimauksen ja sisään-leimauksen. Esimerkiksi lounaalle voidaan tehdä leimaus, joka leimaa sisään-tilan ulos ja samalla lounaalle. Vastaavasti voidaan tehdä lounaalta paluuseen kaava, jossa leimataan lounas-leimaukselta ulos ja tehdään suoraan sisään-leimaus.

• Uudelle organisaatiolle tulee järjestelmän oletuksista valmiiksi leimauskaavoja:

  • Ulos ja töihin

  • Ulos ja lomalle

  • Ulos ja lounaalle

  • Ulos ja sairaslomalle

  • Ulos ja työajan lyhennys

• Nämä oletuksena olevat tilat ovat valmiiksi aktiivisia ja ne on kytketty myös sisään tiloille valmiiksi. Mikäli kaavan luomaa ulos-tilan toimintoa ei haluta käyttää leimaus-sovelluksessa, valitaan haluttu kaava, poistetaan valinta kohdasta Aktiivinen ja tallennetaan. Ei-aktiivisen kaavan eteen tulee -merkki kertomaan, että kyseinen kaava ei ole käytössä. Samalla kaava poistuu valituista kaavoista Töihin oletus tilalta.

Uuden leimauskaavan tekeminen

• Jokaiseen leimauskaavaan on valittava sekä ulos-leimaus että sisään-leimaus.

  • Leimauskaava kenttään annetaan haluttu nimi, kaavan nimi tulee automaattisesti myös painikkeen nimeksi leimaus-sovelluksessa.

  • Ulos leimaus-valikosta valitaan Ulos-tila jota käytetään suoritettaessa ulos-leimaus edellisestä tilasta.

  • Sisään-leimaus valikosta valitaan tila, jolle halutaan tehdä leimaus ulosleimauksen jälkeen. Sisään leimaus-valikossa näytetään kaikki ne vaihtoehdot, mitä organisaatiolla on määriteltynä käyttöön Sisään-tilat välilehdellä.

    • Esim. alla olevassa esimerkissä näytetään sovelluksessa painike Ulos ja lounaalle. Käyttäjän napsauttaessa painiketta hänet leimataan ulos edelliseltä leimaukselta ja tehdään automaattisesti leimaus lounaalle.

    • Voidaan tehdä myös lounaalta palaamiselle valmiiksi leimauskaava, jolloin sisään tilasta valitaan esim. Töihin tila ja nimetään kaava halutunlaiseksi, esim. Paluu lounaalta. Tätä napsauttamalla käyttäjä leimataan ulos lounaalta ja tehdään automaattisesti Töihin-leimaus.

• Leimauskaavat tulee ottaa käyttöön halutulle Sisään-tilalle, jotta ne tulevat näkyvillä leimauksille.

  • Uudelle organisaatiolle tulevat oletuksena valmiiksi Sisään-tiloille määritettynä oletusleimauskaavat järjestelmästä. Alla olevassa kuvassa esimerkki Töihin tilalle valmiiksi tulevista leimauskaavoista.

• Sisään-tilat välilehdellä valitaan napsauttamalla aktiiviseksi tila, jolle leimauskaava halutaan käyttöön.

• Sisään tilan toiminnot ja sallitut leimauskaava-kohdassa valitaan Sisään tiloille luodut leimauskaavat-kohdasta haluttu leimauskaava ja siirretään se joko kaksoisnapsauttamalla kaavan nimeä tai nuoli -> painikkeella oikealle puolen Sisään tilan toiminnot ja valitut leimauskaavat sarakkeeseen.

Tehdyt leimauskaavat näkyvät leimauksella Ulos vaihtoehtoina sillä sisään-tilan leimauksella, mihin kyseinen kaava on kytketty.