Sisään-ja ulostilat

Sisään-tilat

Sisään-tilat määritellään organisaatiokohtaisesti. Perusvaihtoehtoja ovat esimerkiksi töihin, lomalle ja sairaslomalle, mutta tarpeen mukaan voidaan luoda myös muita tiloja, kuten matka-aika, joille halutaan oma painike ja tuntilaji. Tilojen määrää ei ole rajoitettu. Sisääntilat joissa on päällä valinta Aktiivinen, näytetään leimaus-sovelluksessa.

Uudelle organisaatiolle tulevat oletuksena seuraavat sisään-tilat: Töihin, Lounas, Lomalle, Sairaslomalle, Työajan lyhennys ja Ylityö. Joillekin tiloille, kuten Lounas, Lomalle, Sairaslomalle ja Työajan lyhennys, on valmiiksi määritelty tyyppi sekä asetukset "Laske liukuma" ja "Laske työaika" Ei. Työajan lyhennykselle on myös valmiiksi valittu tuntilaji Työajanlyhennys, ja Palkka-Baron -käytössä työajan lyhennys voidaan määritellä palkan asetuksissa Palkkalajit-välilehdellä.

Oletustiloilla Töihin ja Ylityö on valmiiksi määritetty, että näistä lasketaan työaika. Ylityölle on myös oletuksena valittuna ettei lasketa liukumaa.

Tyyppi-valinta em. sisääntiloille on olennainen, jotta automaattileimaukset toimivat leimattaessa kyseiselle tilalle.

Perustetut sisään-tilat näkyvät sovelluksessa painikkeina, joiden avulla leimaus tapahtuu helposti. Painikkeet näkyvät siinä järjestyksessä, jossa tilat on luotu. Asetuksissa järjestystä voi muuttaa valitsemalla halutun tilan listalta ja siirtämällä se nuolipainikkeilla haluttuun kohtaan, jonka jälkeen muutokset tallennetaan. Leimauksen näkymä päivittyy tämän mukaisesti.

Sisääntilojen hallinta Kello-sovelluksessa

Uuden sisääntilan lisääminen tai muokkaaminen

1. Klikkaa Uusi.

2. Anna tilalle nimi, joka näkyy Leimaus-sovelluksessa.

3. Valitse Aktiivinen.

4. Valitse tarvittaessa Tyyppi: Sairasloma, Loma, Lounas, Työajan lyhennys

   1. Tyyppiä on kytketty työpäivän laskentoihin ja käytetään vain automaattileimauksissa.

   2. Lounas-tyyppiä käytetään, kun leimataan erikseen lounaalle. Yhtäaikaikaisesti voidaan käyttää myös automaattista lounasvähennystä työryhmällä. Silloin jos erikseen leimataan lounastyypille, ohjelma tarkistaa ennen automaattista vähennystä löytyykö leimaus kyseisellä tyypillä eikä tee kaksinkertaista lounasvähennystä. Tarkemmin lounaan käsittelystä leimauksen ohjeessa.

5. Valitse Laske liukuma -valikosta:

   • Oletus: käytetään työryhmän asetuksia.

   • Kyllä: liukuma lasketaan aina.

   • Ei: liukumaa ei lasketa.

6. Valitse Laske työaika: Kyllä tai Ei.

7. Valitse tarvittaessa Tuntilaji (Palkkalaji):

   • Sama palkkalaji koskee koko organisaatiota. Jos on sekä tunti- että kuukausipalkkaisia, jätä kenttä tyhjäksi ja määritä palkkalaji laskentasäännöillä.

8. Valitse Ohitetaan kelloleikkuri näytetään asetuksissa vain siinä tapauksessa, että organisaatiolla on Kelloleikkuri -ominaisuus käytössä.

Leimauskaavat ja automaattileimaukset

(Leimauskaavojen teko omassa ohjeessaan).

Valitse Sisään-tiloille luodut leimauskaavat listalta haluamasi kaavat ja siirrä ne nuolipainikkeella oikealle puolen Sisään-tilan toiminnot ja sallitut leimauskaavat -kohtaan.

• Leimauskaava sisältää ulosleimauksen edelliseltä tilalta ja sisäänleimauksen uudelle tilalle. Kukin leimauskaava näytetään omana painikkeena leimausnäkymässä.

• Myös leimauskaavojen järjestystä voidaan muuttaa nuolipainikkeilla. Painikkeet näytetään leimaussovelluksessa samassa järjestyksessä kuin ne ovat tässä listauksessa.

Jos tilalle on valittu Tyyppi, automaattileimaukset edellyttävät:

• Ulos-tila valittuna pudotusvalikosta.

• Arvioidun paluupäivän syöttö pakollinen valittuna.

Kun työntekijä leimaa esim. lomalle, järjestelmä kysyy tilan päättymispäivän. Leimaukset tehdään automaattisesti kaikille päiville, jolloin ei jää tyhjiä päiviä ilman työaikakirjausta.

Automaattileimaukset otetaan käyttöön Asetukset-välilehdellä

Tilojen poistaminen käytöstä

1. Klikkaa tilan nimeä.

2. Poista valinta kohdasta Aktiivinen.

3. Tallenna muutokset.

Ei-aktiiviset tilat näkyvät listauksessa miinusmerkillä (-) ja ne voi ottaa takaisin käyttöön milloin tahansa.

Sisääntilan voi poistaa kokonaan -> valitse haluttu tila ja klikkaa työkalupalkin Poista-painiketta.

Liukuma ja ylityö samalle päivälle

Jos samalle päivälle on tarve tallentaa sekä normaalit työpäivän tunnit että ylityötä, josta ei lasketa liukumaa, tulee ylityölle tehdä oma sisään-tila ja määrittää sille kohdasta “Laske liukuma” arvoksi Ei.

Käyttäjän tulee leimata itsensä ulos, kun päivän normaalit työtunnit ovat täynnä, ja tämän jälkeen leimata sisään ylityölle käyttäen kyseistä ylityötilaa.

Ohjelma ei pysty päättelemään automaattisesti, siirretäänkö tunnit liukumiin vai maksetaanko ne ylityönä, ellei ylityölle ole omaa tilaansa. Mikäli työryhmällä on liukumat käytössä, ylityölaskentaa ei oletuksena tehdä, vaan tunnit siirtyvät liukumaan. Vaihtoehtoisesti voidaan käyttää työaikapankkia, johon tunnit siirretään liukumista.

Ulos-tilat

Ulos-tila näkyy, kun tehdään ulosleimauksia Kello-sovelluksessa.

Tilaa ei voi poistaa, vain merkitä ei-aktiiviseksi. Tilan näkyminen leimauksessa edellyttää, että sillä on Aktiivinen-valinta. Jos Aktiivinen-valinta poistetaan, Ulos-tilaa ei näytetä kello-sovelluksen leimausnäkymässä sisäänleimauksen jälkeen, eikä päivän leimausta voi lopettaa.

Uusia Ulos-tiloja ei voi perustaa kellolle.

Jos haluat muokata olemassa olevan tilan nimeä, valitse tila listalta napsauttamalla se aktiiviseksi. Kirjoita muutokset kenttään ja klikkaa Tallenna-painiketta.

Ulos-tilan nimen muuttamiselle tai sen merkitsemiselle ei-aktiiviseksi ei yleensä ole tarvetta.