Yksittäisen palkkalaskelman luominen

Uuden palkkalaskelman luonti

Luo uusi palkkalaskelma seuraavasti:

Siirry näkymään Palkka > Etsi.
Klikkaa Uusi.
Valitse Palkkakausi-pudotusvalikosta palkkakausi, jolle palkkatapahtumat kohdistuvat.

Voit tarvittaessa luoda uuden palkkakauden klikkaamalla Uusi palkkakausi.
Jos palkkakausi on jo valittuna, painikkeessa näkyy kynäkuvake, jolloin sen kautta voidaan muokata palkkakauden tietoja.

Lisätieto-kentässä näytetään palkansaajan Poissaolojaksot-välilehdelle tallennetut tiedot (poissaolojakso, sen syy ja tyyppi).

Palkkalaskelman muodostaminen

Kun valitset henkilön Palkansaajat-listauksesta, ohjelma luo palkkalaskelman automaattisesti. Laskelmalle tuodaan henkilön vakiopalkoista ne rivit, jotka on määritelty tuotaviksi laskelmalle.

Voit siirtyä henkilön asetuksiin klikkaamalla palkansaajan nimen vieressä olevaa rataspainiketta.

Uudelle palkkalaskelmalle tuodaan palkkakauden tiedoista automaattisesti:

alku- ja loppupäivä
maksupäivä
eräpäivä
kirjauspäivä
työpäivät

💡 Vinkki: Siirtyminen palkkalaskelmien välillä

Valikon vieressä olevilla Edellinen- ja Seuraava-painikkeilla voit siirtyä edelliseen tai seuraavaan palkkalaskelmaan. Jos haluat siirtyä saman henkilön edelliseen tai seuraavaan palkkalaskelmaan, käytä Perustiedot-välilehdellä Nimi-kentän vieressä olevia nuolipainikkeita.

Palkansaajan valinta ja laskelmien tarkastelu

Jos Palkansaaja-valikosta ei ole valittu henkilöä, alapuolella olevassa taulukossa näytetään palkkakauden kaikki palkansaajat.

Jos Palkansaaja-valikosta on valittu henkilö, taulukossa näytetään kyseisen palkansaajan palkkalaskelmat valitulle palkkakaudelle.

Kun valitset henkilön Palkansaaja-valikosta:

taulukkoon haetaan henkilölle tehdyt laskelmat
Palkkakausi-valikkoon suodatetaan näkyviin vain henkilön maksuryhmälle kuuluvat palkkakaudet
palkkakausivalinnalla voit rajata laskelmia palkkakausittain

💡 Uusi-painike on näkyvissä vain silloin, kun palkkakausi ei ole valittuna. Kun palkkakausi on valittuna, sen tietoja voidaan muokata Muokkaa-painikkeella.

Maksuryhmän ja eläkevakuutustyypin tallentuminen

Palkkalaskelmalle tallentuvat palkansaajan asetuksissa laskelman luontihetkellä voimassa olevat:

eläkevakuutuksen tyyppi
maksuryhmä

Tiedot tallentuvat ensimmäisen tallennuksen yhteydessä, eikä niitä voi sen jälkeen muuttaa.

Näin voidaan jälkikäteen tarkastella, mikä maksuryhmä ja eläkevakuutustyyppi palkansaajalla oli laskelman laatimishetkellä.

Palkansaajan vaihtaminen laskelmalla

Palkansaajat-välilehdellä voidaan vaihtaa laskelmalla oleva palkansaaja.

Palkansaajaluetteloa voidaan suodattaa kirjoittamalla Suodatus-kenttään palkansaajan nimi tai numero.

Lisätiedot-välilehdellä näytetään palkansaajan henkilötunnus ja tilitiedot.

Verokorttitietojen tarkastelu ja muokkaus

Voit tarkastella verokortin tietoja klikkaamalla silmäpainiketta.

Voit vaihtaa verokortin seuraavasti:

Klikkaa Verokortti > Kuvaus -kentän päässä olevaa valintanuolta.
Valitse avautuvasta poimintaikkunasta verokortti.

Voit luoda uuden verokortin klikkaamalla Uusi.

Voit muokata olemassa olevaa verokorttia klikkaamalla verokorttirivin alussa olevaa muokkauspainiketta.

Maksupäivän muuttaminen palkkavuoden ulkopuolelle

Jos Palkkalaskelma-välilehdellä muutetaan maksupäivä palkkavuoden ulkopuolelle, järjestelmä näyttää käyttäjälle huomioilmoituksen.

Kun käyttäjä klikkaa Tallenna, Valmis tai Hyväksy, järjestelmä ilmoittaa, että maksupäivä on palkkavuoden ulkopuolella ja pyytää vahvistusta muutokselle. Jos käyttäjä hyväksyy muutoksen, tieto tallennetaan tilamuutoksiin. Tieto ei kuitenkaan tallennu tietokantaan pysyvästi, joten sama vahvistuspyyntö esitetään aina uudelleen, kun laskelma avataan maksupäivän ollessa palkkavuoden ulkopuolella ja edellä mainittuja painikkeita klikataan.

Maksupäivän muuttamisen vaikutus vakuutusmaksuihin

Kun maksupäivää muutetaan Palkkalaskelma-välilehdellä, järjestelmä tarkistaa muutoksen vaikutuksen seuraavien maksujen laskentaan:

Sotu
Eläkevakuutus
Työttömyysvakuutus
Sairausvakuutus

Jos muutoksella on vaikutusta näihin, käyttäjälle näytetään huomautus huomautuspalkissa.

💡 Esimerkki:

Jos henkilö täyttää toukokuussa 16 vuotta ja palkkalaskelman alkuperäinen maksupäivä on toukokuussa, henkilöltä ei peritä sotua eikä sairausvakuutusmaksua. Jos maksupäivä muutetaan kesäkuulle, maksut tulee periä. Tällöin järjestelmä ilmoittaa käyttäjälle, että muutos vaikuttaa kyseisiin laskentoihin. Vastaava ilmoitus näytetään myös muissa tilanteissa, joissa ikäraja vaikuttaa maksujen laskentaan.

Palkkalaskelman kenttien selitteet ja kaavamuuttujat

Kenttä	Selite
Todelliset työpäivät	Kentän avulla voidaan seurata palkansaajan todellisia työpäiviä tilanteissa, joissa ne poikkeavat laskelman työpäivistä. Oletuksena kenttään tuodaan laskelman työpäivien määrä. Kaavastossa voidaan hyödyntää seuraavia muuttujia: [PVUOSI:TOD_TYOPV] [PLASKELMA:TOD_TYOPV] PVUOSI-muuttujat hakevat tiedot laskelman maksupäivän vuoden perusteella. EPVUOSI-muuttujat toimivat vastaavasti siten, että edellinen palkkavuosi tarkoittaa maksupäivää edeltävää vuotta.
Työssäolon veroiset Päivät ja Tunnit	Työssäolon veroiset päivät ja tunnit ohjaavat henkilölle automaattisesti kertyviä vuosilomapäiviä. Lisätietoa löytyy Vuosilomapalkkalaskennan ohjeista.
Ohjeet > Ohjeita palkanlaskijalle	Kenttä on muokattava. Kenttä on oletuksena lukittu, mutta lukituksen voi avata kaksoisklikkaamalla kenttää. Tallennuksen yhteydessä tiedot tallennetaan palkan asetuksiin henkilöstön yleisiin asetuksiin sen palkansaajan tietoihin, jonka laskelmalla kenttää on muokattu.

Palkkalaskelman rivit

Palkkalaskelman Palkka-välilehdellä näkyvät palkkaerittelylle tulostuvat palkkatapahtuman rivit. Näillä riveillä määritetään maksettavat palkat ja vähennykset.

Voit muokata palkkatapahtuman rivillä à-hintaa ja määrää. Kun syötät à-hinnan ja määrän, ohjelma laskee summan automaattisesti.

Jos rivien summa ei täsmää tallennusvaiheessa, järjestelmä ilmoittaa asiasta ja ohjeistaa korjaamaan tilanteen syöttämällä à-hinnan tai määrän uudelleen.

Jos henkilöllä on käytössä lähdeverokortti, laskelmalle lisätään automaattisesti lähdeverovähennysrivi. Tämä edellyttää, että palkanlaskennan asetuksissa on määritelty palkkalaji, jonka tyyppinä on lähdeverovähennys. Jos vähennysrivejä on useampi mahdollinen, ohjelma avaa palkkalajin poimintaikkunan valintaa varten.

Jos työntekijältä on peritty vähennyksiä liikaa (esimerkiksi ennakonpidätys), korjaus voidaan tehdä muuttamalla à-hinta-kenttää. Kenttään voidaan syöttää myös positiivinen arvo.

💡 Kaksoisklikkaamalla ennakonpidätysrivin à-hintaa tai määrää avautuu ikkuna, jossa näkyy käytetty laskentakaava.

Rivien nopea syöttäminen näppäimistöllä

Palkkalaskelman muokkausnäkymässä kenttien välillä voi siirtyä pelkällä näppäimistöllä.

Pidä Ctrl-näppäin pohjassa ja siirry rivien syöttökenttien välillä nuolinäppäimillä
Kun painat Enter à-hinta- tai määrä-kentässä, kursori siirtyy automaattisesti uuden rivin palkkalaji-sarakkeeseen

Tämä nopeuttaa työskentelyä erityisesti tilanteissa, joissa rivejä syötetään useita peräkkäin.

Palkkalaskelman rivien järjestäminen

Palkkalaskelman rivejä voidaan järjestää usealla tavalla.

Voit lajitella rivejä Palkkalaji-sarakkeen otsikkoa klikkaamalla nousevaan tai laskevaan järjestykseen.

Rivit järjestyvät kahdessa osassa:

ensin summaltaan positiiviset rivit
niiden jälkeen negatiiviset rivit omassa järjestyksessään

Rivejä voidaan siirtää myös manuaalisesti ensimmäisen otsikkosarakkeen nuolipainikkeilla:

ylös-nuoli siirtää rivin yhden rivin ylöspäin
alas-nuoli siirtää rivin yhden rivin alaspäin

Rivejä ei voi siirtää eri riviryhmien väliin. Esimerkiksi:

palkkariviä ei voi siirtää ennakonpidätys- tai vakuutusmaksurivien väliin
vastaavasti sivukulurivejä ei voi siirtää palkkarivien joukkoon

💡 Myös palkkalajin mukainen lajittelu tehdään riviryhmittäin, eli palkkarivit ja sivukulurivit järjestyvät omina kokonaisuuksinaan.

Työnumero-poimintaikkuna

Työnumero-poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä Kohde-valikosta on valittu.

Kohde-valikossa voidaan valita:

Projekti
sekä organisaation käytössä olevista sovelluksista riippuen:
- Myyntitilaus
- Ostotilaus
- Huolto
- Tuotanto
- Tuotekortti

Kun Projekti-sovellus ei ole käytössä

Valittavissa ovat:

Projekti
Voimassa

Tällöin näytetään talouden asetuksiin perustetut työnumerot: Asetukset > Yleiset > Talous > Työnumerot

Kun Projekti-sovellus on käytössä

Projekti-kohteen alla näkyvät valinnat:

Omat
Aloitetut
Valmiit
Voimassa
Peruutettu

Jos Voimassa on valittuna, näkyvät hakukentät:

Etsi
Loppupvm.
Rivit

Voimassa päivä -kentässä oletuksena on kuluva päivä. Päivämäärää voidaan muuttaa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, haetaan kaikki kohteet.

Jos valitaan Peruutettu, näytetään peruutetut projektit (kun Projekti-sovellus on käytössä).

A-hinnan ja määrän desimaalien pyöristys

Määrä pyöristetään oletuksena kahden desimaalin tarkkuuteen.

À-hinta pyöristetään oletuksena kolmen desimaalin tarkkuuteen.

Jos kenttään syötetään käsin enemmän desimaaleja, ne säilyvät laskennassa.
Kaavaston kautta tehtävä laskenta palauttaa desimaalien määrän oletusarvoon.
Jos vakiopalkkarivillä on määritelty kaavan ohitus, vakiopalkoissa määritellyt desimaalit säilyvät.

Huomiovärit ja rivien käsittely palkkalaskelmalla

Palkkalaskelman riveillä käytetään huomiovärejä ja kuvakkeita helpottamaan rivien alkuperän ja muokkausten tunnistamista.

Keltainen taustaväri näkyy rivien kentissä silloin, kun:

laskelma on luotu eräajon kautta
tiedot tulevat vakiopalkoista

Käsin muokatut rivit tunnistaa rivin alussa näkyvästä kynäkuvakkeesta.

Jos laskelma on Maksettu-tilassa, voit klikata kynäkuvaketta nähdäksesi, mitä kenttiä rivillä on muokattu käsin. Tällöin muokatut kentät korostuvat keltaisella taustavärillä.

Ennakonpidätyksessä käytetty laskentakaava voidaan tarkistaa kaksoisklikkaamalla rivin à-hinta- tai määrä-kenttää.
Rivejä voidaan poistaa Poista-painikkeella. Kaikki laskelman rivit voidaan poistaa kerralla klikkaamalla rivinumeroinnin otsikossa olevaa Poista-painiketta.
Palkasta tehtävät vähennykset muodostuvat laskelmalle omille riveilleen. Ohjelma laskee vähennysten määrän automaattisesti asetusten mukaisesti: Asetukset > Palkka
Laske-painike kumoaa riveille käsin tehdyt muutokset ja laskee rivien summat uudelleen.

Huomiovärien toimintalogiikka laskelman eri tiloissa

Huomiovärien näkyminen riippuu laskelman tilasta.

Keltainen huomioväri:

näkyy, kun tiedot tulevat eräajosta tai vakiopalkoista
poistuu, kun laskelman tila muuttuu Valmis- tai Hyväksytty-tilaan
poistuu myös, kun laskelman tila muuttuu Maksettu-tilaan

💡 Maksettu-tilaisella laskelmalla kynäkuvaketta klikkaamalla voidaan tarkistaa, mitä kenttiä rivillä on muokattu käsin. Tällöin muokatut kentät korostuvat keltaisella taustavärillä.

Työnantajan sivukulut

Työnantaja: Sivukulut (rivit: x) -välilehdellä näytetään palkkatapahtuman sivukulut sekä niiden tiliöinti. Sivukulujen rivit muodostuvat automaattisesti palkkalajien perusteella.

Jos välilehdellä ei ole yhtään riviä, välilehden otsikko muuttuu varoittavaksi.

Sivukuluriveillä voidaan muokata seuraavia kenttiä:

tili
vastatili
kustannuspaikka
työnumero
lisätieto-teksti

Jos sivukulujen kustannuspaikkaa tai työnumeroa muutetaan, sivukuluja ei lasketa automaattisesti uudelleen. Jos tämän jälkeen muokataan varsinaisia palkkarivejä, järjestelmä näyttää ilmoituksen: Sivukuluja on muokattu käsin. Uudelleenlaskenta kumoaa käsin tehdyt muutokset.

Ilmoitusikkunassa voidaan valita Älä näytä ilmoitusta enää tällä muokkauskerralla, jolloin ilmoitusta ei näytetä uudelleen ennen kuin poistutaan muokkausnäkymästä.

Yhteenveto-välilehti

Yhteenveto-välilehdellä näytetään palkkalaskelman tiedot palkkalajeittain yhteenvetona. Näkymässä esitetään rivimäärä ja summatiedot.

Yhteenvedon näkymämääritykset

Näytettävät kentät -valikossa voidaan määrittää, näytetäänkö yhteenvedossa:

palkkalaji
kustannuspaikka
työnumero

Näytettävät rivit -valikossa voidaan valita, näytetäänkö yhteenvedossa:

palkka
työntekijä: sivukulut
työnantaja: sivukulut

Palkkalaskelman tallentaminen ja hyväksyminen

Palkkalaskelman tallennuksen yhteydessä järjestelmä tarkistaa, että palkansaajalla ja palkkalaskelmalla on kaikki tarvittavat tiedot.

Jos palkansaajan tiedoissa tai laskelmalla on virheitä, järjestelmä ilmoittaa virheistä. Virheellistä laskelmaa ei voi siirtää Hyväksytty-tilaan tai sitä pidemmälle ennen virheiden korjaamista

Palkkalaskelman voi hyväksyä:

klikkaamalla Hyväksy
tai klikkaamalla Tulosta

Hyväksyttyä palkkalaskelmaa ei voi enää muuttaa.

Kun laskelma on Hyväksytty, Maksussa tai Maksettu -tilassa, ohjelma ei enää tee rivien uudelleenlaskentaa vakiopalkkojen perusteella.

Palkkalaskelman voi tallentaa lukitulle tilikaudelle silloin, kun palkkalaskelmien automaattinen siirto kirjanpitoon ei ole käytössä.

Tallentaminen puutteellisilla tiedoilla

Palkkalaskelman voi tallentaa Kesken- tai Valmis-tilassa, vaikka laskelmalla olisi puutteellisia tietoja.

Tallennuksen yhteydessä järjestelmä ilmoittaa mahdollisista virheistä, mutta laskelma tallennetaan tästä huolimatta.

Puutteellisilla tiedoilla olevaa laskelmaa ei kuitenkaan voi hyväksyä.

Palkkalaskelman tilat ja värit palkansaajaluettelossa

Palkansaajaluettelossa henkilön nimen taustaväri kertoo palkkalaskelman tilan:

Kun laskelmaa ei ole tehty tai se on kesken, henkilön nimi on valkoisella taustalla ilman kuvakkeita.
Kun laskelma on Valmis-tilassa, henkilön nimi on keltaisella taustalla. Rivin alussa on keltainen kuvake.
Kun laskelma on Hyväksytty-tilassa tai siitä eteenpäin, henkilön nimi on vihreällä taustalla. Rivin alussa on vihreä kuvake.

Nollasummien tulostuminen palkkalaskelmalla

Jos tulostettavan Rahamäärä-elementin arvo on nolla, kenttä tulostetaan tyhjänä.

Poikkeuksena ovat laskelman rivitiedot:

a-hinta
määrä
summa

Nämä tulostetaan nollana, jos arvo on nolla.

Palkkalaskelman liitteet

Palkkalaskelmalle voidaan lisätä liitteitä, jos käyttäjällä on lukuoikeutta laajemmat käyttöoikeudet.

Liitteitä voidaan poistaa, jos:

käyttäjällä on muokkausoikeus
laskelma ei ole lukossa
laskelma ei ole toisen käyttäjän muokattavana