Työajan seuranta - Asetukset
Asetukset > Sovellukset > Kello
Kellon Asetuksiin pääsee napsauttamalla sovellusvalikosta Asetukset | Sovellukset | Kello tai suoraan Kello-sovelluksen Etsi-näkymässä valitsemalla Sovellukset-valikko | Asetukset | Kello.
Henkilön oikeudet Kello-sovellukseen määritellään henkilöstörekisterissä Oikeudet-välilehdellä (Rekisterit > Henkilöstö > Oikeudet-välilehti). Lisätietoa henkilöstörekisteristä.
Työajan seuranta - Tarkastusoikeus: oikeus mahdollistaa päivän merkitsemisen Tarkistettu-tilaan. Tällä oikeudella henkilö näkee myös kaikkien muiden työpäivät omien lisäksi.
Työajan seuranta - Hyväksymisoikeus: oikeus mahdollistaa päivän merkitsemisen Hyväksytty-tilaan. Tällä oikeudella henkilö näkee myös kaikkien muiden työpäivät omien lisäksi.
Mikäli hyväksyntäoikeutta ei ole määritetty kenelläkään henkilölle, menee työaika Tarkastettu-tilaan vasta, kun se kuitataan valmiiksi.
Työajan seuranta - Manuaalinen ajansyöttö: oikeus muuttaa leimauksella päivämäärä ja kellonaika.
Työajan seuranta - Muokkaa henkilökohtaiset: Käyttäjä voi muokata henkilökohtaisia Kesken- ja Valmis-tilaisia leimauksia.
Työajan seuranta-Muokkaa tarkastettuja tai hyväksyttyjä tapahtumia: Antaa oikeuden muokata tarkastettuja ja hyväksyttyjä työpäiviä.
Työajan seuranta - Client aika: sisäänkirjautumisaika otetaan käyttäjän omalta laitteelta. Mikäli oikeus ei ole valittuna, otetaan sisäänkirjautumisaika järjestelmän palvelimelta.
Työajan seuranta-Paikkatieto: mahdollistaa paikkatietojen käyttöönoton Kello-MobiAPP:issa, jolloin saadaan leimaukselle siirtymään sijaintitieto. **
Työajan seuranta-Oikeus muuttaa leimauksen työntekijä: mahdollistaa työajan seurannassa työpäivän siirtämisen toiselle henkilölle.
Työajan seuranta-Leimausten massapoisto: mahdollistaa automaattileimausten muodostamien päivien poistamisen massana.
Työajan seuranta- Työaikapankki:
Työajan seuranta- Nosto:
Työajan seuranta- Talletus:
Työajan seuranta- Työaikapankki numerosarjat: oikeuttaa perustamaan uusia numerosarjoja työaikapankille.
Työajan laskutus - Hyväksyntä: oikeuttaa työajan laskutus tapahtuman hyväksytyksi merkitsemisen.
Työajan laskutus - Valmis tilan muokkaus: antaa oikeuden muokata valmis-tilassa olevia työajan laskutuksen tapahtumia (sekä www-sovellus että KelloApp).
Työajan laskutus - Tarkastus: oikeuttaa työajan laskutus tapahtuman tarkastetuksi merkitsemisen.
Työajan laskutus - Laskutettu ja maksettu: Laskutettu ja maksettu oikeudella työajan laskutuksen tapahtuma voidaan muuttaa maksettu tilaan asti ja laskutettu tilasta alaspäin. Maksettu tilassa olevaa laskutustapahtumaa ei ole mahdollista siirtää toiseen tilaan.
Työajan laskutus - Hinnoittelu: työajan hinnoitteluoikeus.
Mikäli hinnoitteluoikeutta ei ole määritetty, hintatiedot eivät näy Etsi-näkymässä, eikä työaikaa luodessa.
Henkilölle tulee valita työryhmä, käytettävä työryhmä määritetään henkilöstörekisterissä Työaika-välilehdellä (Rekisterit > Henkilöstö > Työaika-välilehti). Lisätietoa henkilöstörekisteristä.
** Työntekijöiden paikantaminen on teknistä valvontaa, joka tulee käydä läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyissä. Paikantaminen on mahdollista, jos työnantajalla on siihen asiallinen peruste ja tarve. Paikantamiseen oikeuttavia perusteita voivat olla esimerkiksi työntekijöiden turvallisuuden varmistaminen sekä resurssien (kuten ajoneuvojen) kohdentaminen oikeaan paikkaan. Matkapuhelimen avulla tapahtuva paikantaminen vaatii sähköisen viestinnän palvelulain mukaisen suostumuksen.
Asetukset
Tunnit laskutetaan-valinta automaattisesti päällä leimauksella:
Jos valinta on asetuksissa aktiivinen, leimauksella ei ole mahdollista muuttaa Tunnit laskutetaan -valintaa, valinta on aina päällä ja leimauksesta syntyy merkintä Työajan laskutukseen.
Kellolla sisään-leimauksella on tunnit laskutetaan ruksi päällä, mutta ei ole valittuna työnumeroa jolle leimataan sisään > leimataan ulos > leimauksesta syntyy merkintä Työajanlaskutukseen.
Kellolla sisään-leimauksella on tunnit laskutetaan ruksi päällä ja työnumero valittuna jolle leimataan sisään > leimataan ulos > leimauksesta syntyy merkintä Työajanlaskutukseen.
Kellolla sisään-leimauksella on tunnit laskutetaan ruksi pois päältä, leimataan sisään > leimataan ulos > syntyy merkintä Työajanlaskutukseen.
Jos valinta ei ole aktiivinen, ei tehdä automaattisesti tapahtumaa työajan laskutukseen. Jos laskutukseen halutaan merkintä, laitetaan leimaukselle tuntien laskutus valinta manuaalisesti päälle.
Oletuksena asetus on pois päältä.
Pakota manuaalinen ajansyöttö -valinnan ollessa aktiivinen, täytyy työpäivän aloitus- ja lopetusaika syöttää käsin ennen kuin voi napsauttaa Sisään- tai Ulos-painiketta.
Oletuksena kellon aika annetaan automaattisesti kuluvan ajan mukaisesti, mutta tällä valinnalla aika-kenttä on tyhjä ja vaaditaan käyttäjää antamaan tiedot manuaalisesti ennen leimaamista.
Työajan ylityksen varoitusraja-kenttään voidaan antaa haluttu aika minuutteina, jonka jälkeen näytetään työajan leimauksella varoitus päivälle sallitun työajan ylityksestä.
Työaikaleimauksista viedään myös nolla määrän sisältävät tapahtumat palkkalaskelmalle -valinnalla voidaan määrittää sallitaanko nollarivien vienti palkanlaskentaan. Oletuksena nollarivejä ei viedä.
Esim. siirrettäessä ylityöt työaikapankkiin kokonaisuudessaan, pankituksen jälkeen kyseisten rivien työaika on 0:00 (rivin työaika siirretty pankkiin) eikä näitä enää siirretä palkkalaskelmalle nollariveinä. Jos valinta asetuksissa on aktiivinen, rivit siirretään palkkalaskelmalle, mutta työaikana on 0.
Palkkalaskentaan vientitila -kohdassa määritellään missä tilassa olevat työajan seurannan tapahtumat voidaan siirtää palkkasovellukseen.
Ei viedä valinnalla mitään kellolla tehtyjä leimauksia ei siirretä tuotavaksi palkanlaskentaan Palkka-Baroniin.
Valmis valinnalla voidaan palkkalaskelmalle tuoda valmis-tilassa olevat leimaukset. Työaika tulee valmis tilaan, kun sisään leimaus on leimattu ulos.
Hyväksytty valinnalla (suositus) voidaan tuoda hyväksytyksi merkityt leimaukset palkkalaskelmalle. Työajat merkitään tarkastuksen jälkeen käsin.
Matkapuhelimen asetukset ovat selainkäyttöistä Mobi-Kelloa varten (nämä asetukset eivät tule käyttöön KelloApp-sovellukseen).
Älä tee työajan laskutuksen merkintää työnumerolle -asetuksella saa estettyä turhien työajan laskutus -merkintöjen syntymisen, kun leimaukselle on poimittu jokin työnumero.
Näytettävät toiminnot: Mobi-Kellolla käyttäjälle näkyvät toiminnot.
Muokkaamisen estot: Mobi-Kellolla käyttäjän toiminnot, joita hän ei voi muokata.
Mikäli kenttä on määritelty näytettävissä toiminnoissa ja ko. kentälle on määritelty muokkaamisen esto, näkyvät ko. kentät käyttäjällä disabloituna.
Automaattiset leimaukset
Leimauksien automaattinen kirjaus
-valinnalla voidaan ottaa käyttöön loma ja sairausloma ajan automaattinen kirjaus.
Automaattisen loma- ja sairaslomakirjausominaisuuden avulla järjestelmä tekee automaattisesti leimaukset loman/sairasloman sekä työajan lyhennyspäivän aikana päivittäin.
Loma ja sairasloma leimaukset eivät tee miinusliukumaa eivätkä kerrytä työaikaa.
Ajastukset ajetaan puolen yön jälkeen klo 01 aikaan. Ajastuksissa käsitellään edellistä kokonaista päivää. Eli jos tehdään torstaina lomalle sisään leima, ajastus ajetaan perjantain puolella, torstaille tehdään ulosleimaus ja perjantaille sisään leimaus lomalle.
Loma/sairasloma leimojen automaattinen tekeminen edellyttää sitä, että käyttäjä leimaa itsensä sisään lomalle/sairaslomalle sellaisella Sisään-tilalla, jolle on määritetty Ulos-tila, Arvioidun paluupäivän syöttö pakollinen -valinta on aktiivinen sekä Loma- tai Sairasloma-valinta on aktiivinen.
Kun tilalle on asetuksissa valittuna "Arvioidun paluupäivän syöttö pakollinen", kysytään käyttäjältä leimausvaiheessa loman loppupäivämäärää (viimeinen lomapäivä):
Automaattitoiminnon käyttöönotto:
Asetetaan Leimauksien automaattinen kirjaus -valinta aktiiviseksi.
Työryhmä-välilehdellä määritellään sairauslomapäivät ja lomapäivät.
Mikäli päivä on määritetty lomapäiväksi, sille voidaan tehdä lomaleima.
Mikäli päivä on määritetty työpäiväksi, sille voidaan tehdä sairaslomaleima.
Työpäiviksi on oletuksena määritelty ma-pe ja lomapäiviksi ma-la.
Myös sunnuntaille voidaan tehdä loma- tai sairaslomaleima.
Sisään-tilat- ja Ulos-tilat -välilehdellä määritellään lomalle/sairaslomalle lähtö ja paluutilat.
Ensin määritellään Ulos-tilat, koska Ulos-tilaa tarvitaan Sisään-tilan määrittelyssä.
Sisään-tila on määriteltävä joko sairaslomaksi tai lomaksi laittamalla aktiiviseksi Sairasloma- tai Loma-valinnat.
Sisään-tilalle on määriteltävä käytettävä ulostila kohdassa Automaattiset leimaukset.
Sisään-tilalle on asetettava Arvioidun paluupäivän syöttö pakollinen -valinta aktiiviseksi, jolloin annetaan arvioitu paluupäivä lomalle/sairauslomalle lähdettäessä.
Mikäli Arkipyhille leimaus -valinta laitetaan aktiiviseksi, tehdään automaattileimaus myös arkipyhille.
Automaatin käyttäminen
Lomalle lähettäessä kirjaudutaan määritellyllä lomalle lähtötilalla lomalle ja annetaan arvioitu loman päättymispäivä (ts. viimeinen lomapäivä).
Järjestelmä tekee päivittäin kirjauksen arvioituun päättymispäivään saakka.
Lomalta palatessa käyttäjä voi tehdä normaalin sisäänkirjautumisen. Lomalta paluu -kirjautumista ei tarvitse erikseen tehdä, koska automaatti on hoitanut sen päättymispäivänä automaattisesti.
Nollaleimauksien automaattinen kirjaus
-valinnalla voidaan ottaa käyttöön automaattinen nollaleimausten kirjaus.
Automaattisen nollaleimauksien kirjauksen avulla kokonaisilta poissaolopäiviltä tehdään automaattisesti vähennys kertyneestä työajasta.
Laitettaessa valinta aktiiviseksi, järjestelmä antaa varoituksen "Automaattileimaus voi tehdä tuhansia leimauksia, nämä leimaukset voidaan muokata tai poistaa yksitellen. Mikäli automaattileimauksia halutaan kerralla poistaa suurempia määriä, voidaan se tehdä myös massapoistona.".
Koska Automaattisen nollaleimauksien kirjauksen avulla kokonaisilta poissaolopäiviltä tehdään automaattisesti vähennys kertyneestä työajasta, syntyy jokaiselle henkilölle joilla on Kello työajan seuranta oikeus automaattisesti leimaus kaikille niille päiville, joille ei ole työaikaleimausta. Jos käyttäjiä on runsaasti, voi näin ollen pidemmällä aikavälillä syntyä nollaleimauksia runsaasti.
Automaattileimaukset on mahdollista poistaa massana, tästä tarkemmin Etsi-näkymän ohjeessa. Massapoisto edellyttää, että henkilölle on erikseen annettu oikeus tehdä työajan seurannassa päivien massapoistoja.
Automaattisten nollaleimauksien sisään-tila -valikosta valitaan mikä tila on automaattisen nollaleimauksen sisäänkirjautumisen tila.
Automaattitoiminnon käyttöönotto:
Laitetaan Nollaleimauksien automaattinen kirjaus -valinta aktiiviseksi.
Valitaan Automaattisten nollaleimauksien Sisään-tila valikosta.
Sisään-tilat määritellään Sisään-tilat-välilehdellä.
Valikkoon listautuvat sellaiset Sisään-tilat, joilla ei ole Loma- tai Sairaslomavalintaa. Eli nollaleimauksen Sisään-tila ei voi olla sellainen Sisään-tila, joka on määritetty loman tai sairasloman sisään-tilaksi.
Mikäli Sisään-tila on valittu Automaattisten nollaleimauksien Sisään-tila -valintaan, Sisään-tilat välilehdellä on estetty loma ja sairasloma valintojen poiminta tälle Sisään-tilalle. Tämä siksi että ei vahingossa ensin valita nollaleimauksen Sisään-tilaa ja sitten määritellä sitä lomaksi tai sairaslomaksi.
Mikäli määritellään Arkipyhille leimaus -aktiiviseksi, tehdään automaattinollaleimaus myös arkipyhille.
Arkipyhille leimaus -valinnan ollessa aktiivinen tehdään automaattisesti leimaus myös arkipyhille. Oletuksena valinta ei ole aktiivinen.
Leimauksien automaattinen katkaisu -valinnalla otetaan käyttöön automaattinen leimauksen katkaisu määritellyn ajan kuluttua.
Automaattinen uloskirjaus tapahtuu Leimauksien aikakatkaisun aikaraja -kenttään määritellyn tuntimäärän ja käytettävän työryhmän määritellyn tuntimäärän yhteenlasketun ajan täytyttyä.
Leimauksien katkaisun ulos-tila-valikosta määritellään mikä on automaattisen ulosleimauksen tila.
Lisätietoa automaattisista leimauksista löytyy Kello-sovelluksen ohjeesta.
Kelloleikkuri
Kelloleikkuri on organisaatiolle erikseen annettava oikeus, Kelloleikkurin tietoja ei näytetä asetuksissa mikäli oikeus puuttuu.
Mikäli ominaisuus halutaan ottaa käyttöön organisaatiossa, lähetetään yhteydenotto-lomakkeen kautta pyyntö ominaisuuden käyttöönotosta.
Kelloleikkurilla voidaan määrittää aikarajat joiden puitteissa leimaus on mahdollista tehdä.
Leimausten aikarajat ehdottomat-valinnan ollessa aktiivinen, leimauksella noudatetaan kentissä annettuja arvoja ehdottomina niin, että leimaaminen ei ole mahdollista annettujen aikarajojen ulkopuolella.
Valinnan osalta tulee olla tarkkana, koska tämä voi aiheuttaa sen, ettei työntekijä pääse leimaamaan ollenkaan sisään tai ulos. Esim. alkuaika on 7:00 ja Loppuaika 8:00 sekä valinta "Leimausten aikarajat ehdottomat" on päällä, sisään leimausta ei sallita aikarajojen ulkopuolella jolloin sisään leimaaminen esim. klo 6:59 tai klo 8:01 ei ole mahdollista > leimaus tulee tällöin tehdä klo 7:00-8:00 välisenä aikana. Jos Ulos leimauksen kohdalle on laitettu ajat esim. Alkuaika 15:00 ja Loppuaika 17:00, käyttäjän on mahdollista tehdä ulos leimaus vain tämän kahden tunnin sisällä.
Sisään leimaus:
Antamalla alkuaika työntekijä voi leimata sisään kyseisen ajan jälkeen. Tämä aika määrittää myös kelloleikkurin käyttämän sisään-leimauksen ajan. Esim. alkuaika on klo. 8:00 ja työntekijä leimaa sisään klo. 7.30 jolloin sisään leimausajaksi tulee klo. 8.00 ja työajan laskenta alkaa klo 8.00 alkaen.
Molempien aikojen ollessa päällä sisään voi leimata näiden aikojen välissä.
Ulos leimaus:
Antamalla loppuajan työntekijä voi leimata ulos kyseisen ajan jälkeen, tämä aika määrittää myös kelloleikkurin käyttämän ulos leimauksen ajan. Esim. Loppuaika on 16:00 ja työntekijä leimaa ulos klo. 16.30 jolloin ulosleimausajaksi tulee leikkurin mukaisesti klo.16.00 ja työaikaa lasketaan klo.16.00 asti.
Mikäli jollekin sisään-tilalle ei haluta kelloleikkuria käyttöön, valitaan kyseinen tila Sisään-tilat listalta napsauttamalla riviä ja tämän jälkeen laitetaan aktiiviseksi valinta Ohitetaan kelloleikkuri. Tällöin kyseiselle sisään-tilalle ei käydä tarkistamassa mahdollisesti määritettyjä leikkurin asetuksia.
Esim. Sairaslomalle tilaan ei leikkuria kannata jättää käyttöön, koska sairaslomalle leimataan mahdollisesti leikkurissa asetettujen aikarajojen ulkopuolella.
Kellon asetuksien lisäksi Kelloleikkuri määrityksiä voidaan tehdä käyttäjäkohtaisesti Henkilörekisterissä Rekisterit > Henkilöstö > Työaika-välilehdellä. Mikäli tehdään käyttäjäkohtaisia määrityksiä, ne ohittavat aina kellon asetuksiin tehdyt yleiset määritykset.
Voidaan tehdä myös käyttäjäkohtaisia leikkurin asetuksia ilman, että organisaatiolle on tehty lainkaan määrityksiä. Tässä tapauksessa leikkurin asetukset tulevat käyttäjäkohtaisesti voimaan niille käyttäjille, joille määritykset on tehty.
Lisää käyttäjäkohtaisista asetuksista henkilörekisterin ohjeessa, työaika välilehden kohdassa.
Palkkalajit
Tällä välilehdellä näytetään kaikki perustetut palkkalajit. Mikäli Palkka-Baron on käytössä, näytetään listauksessa kaikki palkan asetuksiin määritetyt palkkalajit (Asetukset > Sovellukset > Palkka > Palkkalajit) .
Palkkalajit päivittyvät palkan asetuksista kellolle ja kellolta palkan asetuksiin.
Kellolla voidaan antaa palkkalajille vain Nro, Kuvaus ja prosentti, eli palkanlaskentaa varten asetuksia ei kellolla ole mahdollista määritellä.
Mikäli Palkka-Baron on käytössä, on suositeltavaa luoda palkkalajit palkan asetuksissa, jolloin niille saadaan tehtyä suoraan asianmukaiset määritykset.
Mikäli Palkka-Baron ei ole käytössä, voidaan kellon asetuksissa luoda tarvittavat palkkalajit. Perustetut palkkalajit tulevat poimittaviksi Sisään-tilojen Tuntilaji valikkoon sekä Laskentasääntöihin.
Nro-, Kuvaus- ja Prosentit-kenttiin lisätään tarvittavat tiedot ja tallennetaan ne napsauttamalla Tallenna-painiketta tai valitsemalla Toiminnot | Tallenna.
Töiden tekstit
Töille voidaan määritellä valmiita tekstejä, jotka voidaan poimia leimaukselle. Oletukseksi määritelty tulee automaattisesti uudelle leimaukselle.
Tekstejä voi muokata tarvittaessa leimausnäkymässä.
Uusi teksti lisätään napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko | Uusi.
Kenttään kirjoitetaan uudet tiedot ja napsautetaan Tallenna-painiketta tai valitaan Toiminnot-valikko | Tallenna.
Mikäli halutaan muokata olemassa olevaa tekstiä, valitaan teksti listalta napsauttamalla se aktiiviseksi.
Työ-kenttään kirjoitetaan muutettavat tiedot ja napsautetaan Tallenna-painiketta tai valitaan Toiminnot-valikko | Tallenna.
Valitaan Oletus-valinta sille tekstille, jota halutaan käyttää oletuksena. Oletusta ei ole välttämätöntä valita vaan silloin poimitaan aina teksti pudotusvalikosta tai kirjoitetaan käsin.
