Vuosilomapalkkalaskenta

Ensimmäiseksi Vuosilomapalkkalaskentaa varten on määriteltävä palkan asetuksissa Vuosilomatiedot laskentaa varten (Asetukset > Palkka > Vuosilomatiedot-välilehti).

Määriteltäviä tietoja ovat:

• Lomapäiväkertymäprofiilit

• Lomapalkan laskentaprofiilit

• Lomanmääräytymisvuodet

• Palkansaajien tiedot Henkilöstö-välilehdellä

Lisätietoja löytyy seuraavista ohjeista:

• Palkka - asetukset/Vuosilomatiedot

• Henkilöstö-välilehti/Vuosilomatiedot-välilehti

Kun asetukset on määritelty, voidaan palkansaajalle suorittaa vuosilomalaskenta ja päivittää hänen tietojaan palkkalaskelmalta.

 Vinkkejä lomapalkkojen käyttöön

• Mikäli palkansaajia on vain muutamia palkkakaudella, lomapalkat voidaan päivittää yksitellen suoraan palkkalaskelman hyväksymisen yhteydessä. Tämä tapahtuu ohjelman antaman kysymysilmoituksen avulla. Tällöin lomapalkkoja ei tarvitse erikseen laskea palkan asetuksissa.

• Jos palkansaajia on paljon, lomapalkat on helpointa laskea sen jälkeen, kun kaikki palkkalaskelmat on hyväksytty, mutta ennen niiden tulostamista tai maksamista. Tämä voidaan tehdä palkan asetuksista lomamääräytymisvuoden asetuksista.

• Lomapalkkojen laskemisen jälkeen on suositeltavaa tarkistaa palkan tehtävälistalta, ettei palkansaajilla ole negatiivisia lomapalkkoja tai lomapäiviä, ennen kuin palkat maksetaan tai laskelmat lähetetään työntekijöille.

Lomapalkkojen kirjaaminen ja kohdistaminen oikeille vuosille palkkalaskelmalla

Palkkalaskelmalla rivin alussa näytetään ratas-kuvake, kuvake näytetään vain palkkariveillä, ei sivukuluriveillä.

• Napsauttamalla kuvaketta avautuu Rivin lisäasetukset-ikkuna jossa voidaan tehdä määrityksiä. Lisäasetuksien tiedot määräytyvät sen mukaisesti mikä palkkalaji riville on valittuna.

  • Mikäli rivin lisäasetuksiin on syötetty tietoa, hammasrattaan väri on keltainen.

• Peruspalkan rivillä kuvaketta napsautettaessa avautuu dialogi, jossa voidaan valita Lomakertymävuosi ja Kuukausi, jolle rivi kohdistuu. 

  • Tämän avulla työtunnit voidaan jakaa oikealle kuukaudelle ja lomanmääräytymisvuodelle silloinkin, kun maksettava palkka osuu useammalle kuukaudelle. Jos palkkakausi määräytyy useammalle kuukaudelle, on myös kuukausi-valikossa valittavana useampi kuukausi.

• Palkkalajeille, joiden Palkkalajityyppi on LP - Lomapalkka, LR - Lomaraha ja LK - Lomakorvaus voidaan lisätiedoissa syöttää Loman ajankohdan alku- ja loppupäivä. 

• Lomakertymävuosi-valikosta valitaan se lomankertymävuosi, minkä lomanmääräytymisvuoden lomia palkkalaskelmalla maksetaan.

  • Tässä tehdyn valinnan mukaan tiedot kirjautuvat maksettuihin lomiin palkansaajan asetuksiin valitun lomanmääräytymisvuoden tietoihin. Tiedot siirtyvät henkilön asetuksiin vasta palkkalaskelman hyväksymisen, tai jo hyväksytyn palkkalaskelman tallennuksen jälkeen.

• Kuukausi-valikosta valitaan kuukausi mille laskelman rivi kohdistuu. Tällä on merkitystä ainoastaan silloin, jos palkkarivin kpl määrä halutaan laskettavan palkkalaskelman Työtunnit-kenttään.

• Maksettavat lomapäivät kenttään annetaan lomapäivien lukumäärä.

• Lomapalkkarivistä siirtyvät seuraavat tiedot palkansaajan maksettuihin lomapalkkoihin: palkkalaskelman Alkupäivä, Loppupäivä, Maksupäivä ja Kirjauspäivä, Lomapäivien määrä ja yhteissumma sekä tieto onko maksettu summa lomapalkkaa vai lomarahaa.

• Lomapalkan palkkalajille asetuksissa voidaan asettaa valinta Kysy lomatiedot lisättäessä aktiiviseksi, jolloin lisättäessä laskelmalle kyseinen palkkalaji, avautuu lisäasetuksien ikkuna automaattisesti. Jos asetusta ei ole otettu käyttöön avataan lisätiedot napsauttamalla ratas-kuvaketta. 

• Jos lomapalkkalajeille on lisätty kaava jolla lasketaan kertynyt lomapalkka lisättynä korjauksilla ja jaettuna lomavuoden lomapäivillä niin silloin saadaan automaattisesti lomapalkkariville maksettava lomapalkka.

 Työssäolon veroisten päivien ja tuntien asetukset

• Jos palkkalajin asetuksissa on määritetty kohdassa ”Laske työaikaan” valinta ”Määrä”, palkkalajin rivin Määrä-kentän tiedot lasketaan automaattisesti palkkalaskelman Työtunnit-kenttään. 

  • Automaattinen työtuntien laskenta on käytössä siihen asti, kunnes laskelma hyväksytään, tai taulukon tietoja muokataan käsin. Sen jälkeen työtuntien muutokset tulee päivittää käsin, tai käyttämällä Laske-toimintoa.

Työssäolon veroiset päivät kohdasta päästään ratas -kuvakkeesta tarkastelemaan työpäivien ja tuntien jako kuukausittain aikajaksolle.

Avautuvassa ikkunassa voidaan tarkastella ja muokata työssäolonveroisia päiviä ja tunteja.

Asetuksissa näytetään työpäivät, työtunnit ja työtunnit palkkalaskelmarivillä, eli tuntimäärä joka on annettu yhteensä palkkariveillä.

• Työpäivät lasketaan automaattisesti palkkalaskelman alku- ja loppupäivien perusteella sen mukaan, kuinka monta arkipäivää kullekin kuukaudelle osuus

• Työtunnit lasketaan automaattisesti sen mukaan, miten palkkalajit, jotka kerryttävät työssäolonveroisia tunteja on kohdistettu palkkalaskelman kuukausille.

Taulukossa olevat Työtunnit-kenttä päivittyy automaattisesti palkkalaskelman rivien mukaisesti kun palkkalaskelma on Kesken-tilassa. Jos palkkalaskelma on jo hyväksytty, työssäolonveroisia päiviä ei lasketa enää automaattisesti palkkalaskelmalle syötettyjen rivien perusteella.

Jos jonkin kuukauden tietoja muokataan taulukossa käsin, tietoja ei sen jälkeen enää päivitetä automaattisesti palkkalaskelman muokkauksen jälkeen. Käsin muokkauksen jälkeen kentän reunukset muuttuvat keltaiseksi. Tällöin tiedetään, että tieto on syötetty käsin.

Laske-painikkeesta voidaan laskea työssäolon veroiset päivät ja tunnit uudestaan oletusten mukaisesti. Tällöin siis työpäivät lasketaan palkkalaskelman alku- ja loppupäivien perusteella ja työtunnit palkkarivien lisäasetusten perusteella.

Palkkalaskelmien tiedoista työssäolon veroiset päivät ja tunnit siirtyvät palkansaajan lomavuoden kuukausitaulukossa halutuille kuukausille aina kun lomanmääräytymisvuoden tietoja lasketaan.

Tehdyt muutokset Työssäolon veroisiin päiviin ja Työtunteihin tulevat voimaan vasta palkkalaskelman tallentamisen jälkeen.

Mikäli palkkalaskelman alkupäivää ja loppupäivää muokataan hyväksymisen jälkeen siten, että aikaväliin sisältyy uusia kuukausia, voidaan tiedot päivittää työssäolonveroisten-ikkunan Laske-toiminnolla.

Esimerkki:
Palkkalaskelma on ajalta 1. - 31.10.2023 ja sen on Hyväksytty-tilassa.
Palkkalaskelman alkupäivä muokataan -> 15.9.2023

Tällaisessa tilanteessa työssäolonveroisten päivien ja tuntien syöttöikkunassa voidaan käyttää Laske-toimintoa, jonka jälkeen työssäolonveroisia päiviä ja tunteja voidaan syöttää myös syyskuulle. Tämän jälkeen myös palkkarivien lisäasetuksissa voidaan myös kohdistaa tunteja syyskuulle.

Ohjelma tarkistaa palkkalaskelman tallennuksen yhteydessä täsmääkö työssäolonveroiset-taulukkoon annetut tunnit niihin palkkalaskelmalla oleviin riveihin, joiden palkkalajit lasketaan työssäolonveroisiin tunteihin. Jos tiedot eivät täsmää, annetaan käyttäjälle varoitus tallennuksen yhteydessä.

 Kertyneiden lomapäivien näyttäminen palkkalaskelmalla 

• Palkkalaskelmalle Muuta tietoa-välilehdelle päivittyvät käyttämättömien lomapäivien tiedot Vuosilomatiedot kohtaan.

• Palkansaajan palkkalaskelmalla annetut lomapäivät tuodaan automaattisesti lomapalkkalaskennan yhteydessä, kun sen kuukauden tiedot, jolle palkkalaskelma kohdistuu, lasketaan ensimmäisen kerran.

  • Seuraavissa laskennoissa tieto ei enää päivity automaattisesti, mutta sitä voi muokata käsin.

• Palkansaajan lomapäivätiedot tulostuvat oletuksena uusille palkkalaskelmapohjille, esimerkiksi Palkkalaskelma 1 V71.

• Uusi lomapäiväkertymä -kenttään tallentuu ensimmäistä kertaa lomapalkkaa laskettaessa kuluvan lomankertymiskauden kertyneet lomapäivät.

  • [currentYearUnusedVacationDays] -muuttujalla tiedon saa palkkalaskelmatulosteisiin.

• Käytettävissä olevat lomapäivät -kenttään tallentuu ensimmäistä kertaa lomapalkkaa laskettaessa aikaisemmilta lomanmääräytymisvuosilta käytettävissä olevat lomapäivät.

  • [unusedVacationDays] -muuttujalla tiedon saa palkkalaskelmatulosteisiin

• Kun palkkalaskelmaa muokataan tai hyväksytään, ohjelma kysyy, suoritetaanko palkansaajan lomavuoden tiedoille uudelleenlaskenta niiltä kuukausilta, joille palkkalaskelman päivämääräväli osuu.

• Laske-painiketta napsauttamalla laskenta suoritetaan uudelleen, ja ohjelma ilmoittaa onnistuneesta uudelleenlaskennasta.

  • Mikäli hyväksyjällä ei ole palkkalaskelmien muokkausoikeutta, dialogia lomapalkkojen uudelleenlaskennasta ei näytetä.

Maksettujen lomien siirtyminen palkkalaskelmalta lomanmääräytymisvuoden tietoihin

Palkkalaskelman hyväksymisen yhteydessä, siirtyvät kohdistetut lomatiedot henkilön tietoihin palkan asetuksiin vuosilomataulukkoon.

• Palkkalaskelmalta syntyneitä rivejä ei ole mahdollista muokata käsin, jos niitä on tarve muokata se tulee tehdä palkkalaskelmalta käsin.

• Tiedot vuosilomatietoihin siirtyvät ja päivittyvät vain hyväksytyiltä laskelmilta, kesken tilassa olevan laskelman tietoja ei päivitetä henkilön vuosilomatietoihin.

Muokattavalle tehtävälistalle on mahdollista lisätä Palkka - vuosilomatiedot -tehtävälistakortti. Kortilla näytetään palkansaaja- ja lomavuosikohtaisesti listattuna sellaiset palkansaajat, joilla lomapalkat, lomarahat tai pidetyt lomapäivät yhteensä ovat negatiivisia. Riviä napsauttamalla pääsee porautumaan kyseisen palkansaajan lomavuoden kuukausiasetuksiin, ja tarkastamaan tiedot.