Hyvityslaskut

Hyvityslaskun asetukset

• Järjestelmä luo automaattisuorituksen, mikäli asetuksiin on määritelty oletustili Hyvityslaskun maksusuoritukselle.

• Sekä alkuperäinen lasku että hyvityslasku kuittaantuvat suoritetuksi asetuksiin määritetylle tilille.

• Asetukset > Sovellusasetukset > Talous ja Myyntilasku-välilehti voidaan määrittää oletustili hyvityslaskun suoritukselle (kuva alla).

• Oletustilin saa pois tuplanapsauttamalla tilinumerokenttää, jolloin automatiikka ei ole päällä.

• Hyvityslaskun kuittauksen yhteydessä tarkastetaan alkuperäisen laskun summa: jos avoin saldo ei riitä hyvitetyn summan kuittaamiseen, automaattista maksusuoritusta ei muodosteta.

Jos hyvityslaskun suoritukselle ole valittu oletustiliä asetuksiin, laskut jäävät Avoin tilaan.

1. Jos asiakas maksaa laskun ja hyvityslaskun samassa pankkiaineistossa, ja pankista tulevassa aineistossa laskut on eritelty oikein, järjestelmä kuittaa laskun ja hyvityslaskun maksetuksi tilioteautomatiikalla

2. Maksusuoritukset voidaan kohdistaa tiliotteilta suoraan laskuille myös manuaalisesti.

3. Suorituksen voi lisätä kohdelaskuille manuaalisesti laskun Maksusuoritukset-painikkeen takaa ns. välitilin esim. Selvittelytili 1777 kautta (käsinkirjausta suoraan laskulta pankkitilille ei tule tehdä tiliotteen ohi).

4. Hyvityslaskun ja myyntilaskun maksupäivän on suositeltavaa olla sama päivä.

Hyvityslaskun luominen alkuperäiseltä laskulta

• Avataan myyntilasku, josta halutaan tehdä hyvityslasku.

• Valitaan Toiminnot-valikko > Luo Hyvityslasku ja vastataan OK hyvityslaskun varmistukseen.

  • Mikäli myyntilaskun asetuksissa on aktiivisena Hyvityslaskua luodessa näytä asetusten valintaikkuna -valinta, avautuu alla olevan mukainen vahvistusikkuna:

• Käytä alkuperäisiä  laskun päiväyksiä -valinnan ollessa aktiivinen hyvityslaskun päivänmäärät muodostuvat samoiksi päivänmääriksi kuin alkuperäisellä laskulla.

  • Mikäli Muodosta suoritukset -valinta on aktiivinen hyvityslaskun luonti muodostaa automaattisesti suoritukset sekä hyvityslaskulle, että alkuperäiselle laskulle. Maksusuoritusten päiväykset -valikosta valitaan muodostuvatko suorituksen päivänmäärät eräpäivän vai kuluvan päivän mukaan.

    • Lisäksi voidaan määritellä käytetäänkö suorituksessa alkuperäisen laskun maksuehdon suoritustiliä toimipaikan oletuksista. Maksuehdon oletussuoritustili voidaan määritelllä toimipaikan asetuksissa kassa-maksuehtojen osalta.

• Laskutetaan luotu hyvityslasku Lasku > Laskuta.

1. Jos automatiikka on päällä, maksusuoritus kirjataan alkuperäiselle laskulle ja hyvityslaskulle aputilin kautta (esim. selvittelytili 1777).

• Hyvitys tehdään laskuun koko hyvityslaskun summalla.

• Hyvityslaskun maksupäiväksi tulee laskun eräpäivämäärä.

Hyvityslasku alkuperäisen laskun suuruinen, maksusuoritus automatiikalla:

Osahyvitys

• Tehdään alkuperäiseltä laskulta hyvityslasku valitsemalla Toiminnot-valikko > Luo hyvityslasku.

  • Muokataan hyvityslasku halutun mukaiseksi;

  • hyvityslaskulla voidaan esim. poistaa ne tuoterivit, joita ei haluta hyvittää eli hyvityslaskulle jätetään ne tuotteet, jotka ovat hyvitettäviä.

• Laskutetaan luotu hyvityslasku

• Hyvityslasku tulostetaan/lähetetään asiakkaalle.

  • Tulosteessa näytetään hyvitettävät rivit miinusmerkkisenä ja tulosteessa lukee, että se on hyvityslasku alkuperäisestä laskusta.

Osittaisen hyvityslaskun maksusuoritus automatiikalla:

Käsin lisätty hyvityslasku

• Luodaan negatiivinen lasku, jonka tyyppinä on Hyvityslasku ja kyseinen lasku laskutetaan.

• Hyvityslasku jää Avoin-tilaan

Tulostuspohja

• Hyvityslaskun tulospohjaksi tulee oletuksena myyntilaskun oletuspohja

• Hyvityslaskulle voidaan määrittää oma tulostuspohja: Asetukset > Sovellusasetukset > Talous ja Myyntilasku-välilehti kohdasta Oletukset:

Hyvityslaskun maksaminen rahana asiakkaalle:

• Hyvityslaskusta tehdään ostolasku ostoreskontraan, joka sitten kohdistetaan välitilin kautta myyntireskontrassa olevaan hyvityslaskuun.

  • Hyvityslasku kuitataan manuaalisesti maksetuksi esim. Muut lyhytaikaiset velat 2949 (velaksi asiakkaalle)

Ostolasku kirjataan samalle tilille, mille hyvityslasku on kuitattu maksetuksi ja maksetaan ostolasku.

• Vaihtoehtoisesti myyntilaskun voi kuitata maksetuksi, vasta kun ostolasku on maksettu.

• Hyvityslaskun maksupäivän sekä ostolaskun kirjauspäivän ja maksupäivän on hyvä olla saman kuukauden aikana, jotta täsmäyttäminen helpottuu.

• Palautuksen voi maksaa myös tilisiirtona ja tiliöidä palautuksen oikealle tilille tiliotteelta, Kirjanpito-välilehdeltä.

Varastoon palautus

• Hyvityslaskua luotaessa tuotteet palautetaan varastoon vasta, kun hyvityslasku kuitataan laskutetuksi.

  • Mikäli tuote on poimittu suoraan myyntilaskulle tai kassaan, palautus onnistuu hyvityslaskun kautta. Toisesta sovelluksesta tuodut tuotteet on palautettava muulla tavoin, esim. peruuttamalla toimitetun tilauksen hyvityslaskun luonnin jälkeen.

• Varastoon palauttaminen: valitaan tuote ja rivikohtaisesti tuotenumeron edessä olevasta valinnasta.

• Negatiivinen määrä kertoo sen että kyseessä on hyvitysrivi tai varastoon palautus.

  • Negatiivinen määrä-sarake indikoidaan vaaleansinisellä taustavärillä.

• Kun määrä on negatiivinen ja tuote on poimittu tuoterekisteristä, kysytään palautetaanko tuote varastoon, mikäli varasto ja varastokulutus on käytettävissä.

• Kun rekisteristä poimitun tuotteen hintaa muutetaan negatiiviseksi, muutetaan määrä negatiiviseksi ja kysytään varastoon palautusta, kuten yllä.

• Kun lasku laskutetaan ja laskulla on hyvitysrivejä, jotka olisi mahdollista palauttaa varastoon, kysytään halutaanko palauttaa varastoon.

Huom.  Automaattiset maksusuorituskohdistukset kannattaa tarkastaa hyvityslaskun teon yhteydessä.