Tositteiden luominen ja muokkaaminen

Talous > Kirjanpito > Uusi

Kirjanpidon Etsi-näkymässä voidaan luoda uusi tosite napsauttamalla Uusi-painiketta tai valitsemalla Toiminnot-valikko > Uusi tosite.

• Syötetään tositteen Tositeselite (ei pakollinen) ja valitaan oikea syöttötapa Netto/Brutto.

  • Netto-syöttötavalla alv lasketaan riville annetun vientisumman päälle silloin kun riville on annettu tili jossa on alv-%.

  • Brutto-syöttötavalla riville annetusta kirjaussummasta lasketaan alv:n osuus käytetyn kirjanpitotilin alv-prosentin mukaan.

  • Manuaalinen-syöttötavalla kirjauksesta ei tehdä laisinkaan alv-vientiä, eikä kirjausriville anneta alv-koodia. Tällä syöttötavalla tehtyjä kirjauksia ei huomioida verokaudelta laskettavassa arvonlisäverossa.
    
    Manuaalista syöttötapaa käytetään esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
    1. Kun kirjataan poisto alvilliselta kalustotililtä niin kalustotilin vähennys tulee kirjata manuaalisella syöttötavalla, muuten poiston kirjaaminen aiheuttaa automaattisesti alv:n laskemisen poiston määrästä.
    2. Tilikaudelle syötetään kirjanpidon alkusaldoja. Tällä tavoin alvillisille tileille voidaan syöttää vientejä ilman, että niistä tehdään alv-vientejä.
    3. Tilin saldon oikaisemiseen erinäisistä syistä. Jos esimerkiksi kirjanpidon tilin, jolla on alv-% tai alv-koodi, pitää tehdä oikaisukirjaus, jonka ei kuitenkaan haluta siirtyvän alv-ilmoitukselle tai alv-kirjaukseen.
    
     

• Siirretään kohdistin Kirj.pvm-kenttään eli kirjauspäivämäärään.

  • Kaikkien vientirivien kirjauspäivää voidaan muuttaa kerralla napsauttamalla Kirj.pvm -sarakeotsikkoa, josta aukeaa päivämäärän muuttamistoiminto.

• Vientikentissä voidaan edetä näppäimistön Tab-näppäimellä, hiirtä napsauttamalla tai Enter-näppäimellä.

  • Tili-kentästä on mahdollista luoda uusi tosite Enter-näppäimellä.

• Syötetään tai poimitaan Kirj.pvm-kenttään viennin päivämäärä.

  • Edellisen viennin päivämäärä tulee automaattisesti tähän kenttään.

• Syötetään Tositelaji kirjoittamalla numero ja napsauttamalla Enter- tai Tab-näppäintä, jolloin tositenumero muodostuu automaattisesti Tositenumerokenttään.

  • Tositelaji voidaan syöttää tositteiden asetuksissa määritellyn Uuden luontitunnuksen perusteella.

    • Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito-välilehti > Tositelajit-välilehti → Uusi luontitunnus.

  • Tositelaji voidaan myös syöttää manuaalisesti tai poimia tililuettelosta napsauttamalla poimintapainiketta .

  • Tositelaji-kenttä voi olla joko tositteen syöttökenttien ylärivillä tai kuten kuvassa alarivillä.

    • Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito > Asetukset-välilehden Siirrä Tositelaji-kenttä otsikkoriville -valinnan ollessa aktiivinen kenttä siirtyy yläreunaan tositteella.

• Syötetään Tili tai valitaan se napsauttamalla poimintapainiketta.

  •   Tilien poimintaikkunassa oleva Saldo-sarake helpottaa käytössä olevan tilin valintaa

    • Kentässä näytetään tilin saldo tilikaudelta, saldo lasketaan summataulusta.

    • Tilikausi haetaan laskun kirjauspäivän mukaan. Jos kirjauspäivä on tyhjä, haetaan tilikausi kuluvan päivän mukaan.

  • Tilin oikeellisuus tarkistetaan syötön jälkeen, sekä haetaan tilikohtaiset syöttötiedot.

  • Tilien poimintaikkunassa voidaan liikkua ylös tai alas plus- (+) ja miinusnäppäimillä (-).

  • Tilin voi valita kaksoisnapsauttamalla kyseistä tiliä.

    • Kp. (kustannuspaikka) ja Työnro-poimintapainikkeet toimivat samalla tavalla.

  • Tili-, Vastatili- ja Kustannuspaikka-kenttään sallitaan vain numeroita.

  • Työnro-kenttään sallitaan kaikki, mutta sanan alusta ja lopusta poistetaan tyhjät merkit.

    • Työnumero-poimintaikkunassa voi poimia ainoastaan Projektiin liittyviä työnumeroita.

    • Mikäli käyttäjällä ei ole oikeuksia yleisiin asetuksiin, ei hän voi lisätä työnumeroita tässäkään kohtaa.

    • Työnumero-poimintaikkuna

      • Poimintaikkunan hakukentät muuttuvat sen mukaan, mitä on valittu Kohde-valikosta

      • Kohde-valikko

        • Mikäli Projekti-sovellus ei ole käytössä, näkyy poimintaikkunan kohteena Projekti-otsikko ja sen alla Projekti ja Voimassa-valinnat

        • Mikäli Projekti-sovellus on käytössä, näkyy poimintaikkunan kohteena Projekti-otsikko ja sen alla Omat-, Aloitetut-, Valmiit- ja Voimassa-valinnat

      • Mikäli Voimassa -valinta on valittuna Kohde-valikosta, näytetään ainoastaan Etsi-, Voimassa päivä- ja Rivit-valinnat.

        • Voimassa päivä -kenttään tulee oletuksena kuluva päivä. Päivänmäärä voidaan muuttaa halutuksi. Mikäli kenttä on tyhjä, haetaan kaikki.

• Dimensio-painikkeella tositteen rivit voidaan jakaa eri laskentakohteille kustannuspaikan ja työnumeron lisäksi. Ohjeet dimensiorekisterin käyttöön löytyvät Dimensio-ohjeesta.

• Tiliöinti ja alv-käsittely

  • Kirjanpidon tilin, vastatili ja alv % haetaan ensisijaisesti tuotteen asetuksista. Mikäli tuotteelle ei ole määritetty tiliöintiä, haetaan asiakaan asetuksista. Mikäli asiakkaan asetuksissa ei ole tiliöintitietoja, haetaan tiliöinti toimipaikan asetuksista.

  • Tiliöinnin tiedot näytetään kaksoisnapauttamalla tilikentässä.

  • Jos alv-prosentti muutetaan nollaksi tai nollasta muuksi, tiliöintitiedot nollataan, koska verokäsittely ei vastaa enää tiliöintejä.

• Syötetään Summa, Alv:n osuus lasketaan tilimääritysten mukaan.

• Oletuksena tiliasetuksista tuotua Alv-prosenttia voidaan muuttaa.

  • Kaksoisnapsauttamalla Alv-kenttää voidaan alv:n osuutta muokata manuaalisesti .

• Syötetään kustannuspaikka Kp.-kenttään.

  • Kustannuspaikan oikeellisuus tarkistetaan syötön jälkeen.

• Syötetään mahdollinen projektinumero Projekti-kenttään.

• Syötetään Vientiselite.

  • Selite ei ole pakollinen, edellisen viennin selite tulee automaattisesti tähän kenttään.

  • Käsin luodun tositteen vientiselitettä on mahdollista muokata vaikka tosite on Lukittu-tilassa.

• Syötetään Vastatili.

  • Vastatili ei pakollinen, tilille määritelty vastatili tuodaan tähän automaattisesti.

  • Mikäli syötetylle tilille on määritelty vastatili, luodaan se automaattisesti ja summa muutetaan syötetyn summan negaatioksi.

• Tallenna tiedot napsauttamalla Tallenna rivi -painiketta tai napsauta kaksi (2) kertaa Enter.

• Laittamalla Erittelyssä-valinnan aktiiviseksi, voidaan määritellä erikseen, onko vienti mukana tase-erittelyssä.

• Erilaisia kohdistuksia tase-erittelyviennille voidaan poimia, syöttää ja luoda.

  • Tase-erittelytekstien muokkaaminen on rivikohtaista.

• Asetuksissa voidaan määritellä minkä kentän tiedot viedään reskontrassa vientiselitteeksi.

  • Asetukset > Sovellukset > Talous > Kirjanpito-välilehti > Asetukset-välilehti → Vientiselitteeksi reskontrasta.
     

Tositteelta porautuminen

• Kirjanpidon tositteelta on mahdollista porautua reskontran tapahtumaan (ostolasku, myyntilasku tai suoritus) kaksoisnapsauttamalla tositeriviä (porautumista ei tapahdu mikäli napsautetaan Erittelyselite-kenttää).

  • Erittelyselite-kenttää napsauttamalla voidaan muokata erittelyselitettä.

  • Porautua voi myös tiliotteen käsittelyyn.

• Kirjanpitoon muodostuneesta palkkalaskelmalta tai palkkasuoritustositteelta voidaan mennä suoraan Palkka-sovellukseen joko napsauttamalla Avaa: Palkkalaskelma -painiketta tai napsauttamalla tositteen riviä.

  • Suoritukselta pääsee myös suoraan palkkasuoritukselle.

• Linkit-pudotusvalikossa näytetään sen sovelluksen tosite, jolta kirjanpidon tosite on muodostunut (ostolasku, myyntilasku, palkkalaskelma, suoritus)

  • Mentäessä palkkalaskelmalle avataan aina viimeisin palkkatapahtuma, koska kyseessä on koontitosite palkkatapahtumista.

• Linkkejä ei näytetä mikäli käyttäjällä ei ole oikeutta kyseiseen sovellukseen. Käyttäjä ei myöskään voi porautua sovellukseen johon käyttöoikeutta ei ole.
   

Tositteen muokkaaminen

• Tositteen korjaukset tehdään kirjanpidossa samalle tositteelle, eikä uutta tositetta tarvitse luoda korjausta varten.

• Syötettyjä vientejä voidaan muokata napsauttamalla riviä.

• Vienti voidaan poistaa napsauttamalla Poista-painiketta.

• Koko tosite voidaan tyhjentää nollasummaiseksi napsauttamalla Tyhjennä tosite -painiketta.

• Manuaalisen tositteen tallentaminen ei lisää tietoa tilamuutoksiin, mikäli tositteen tiedot eivät oikeasti muutu tietokantaan. 

Manuaalinen tositenumero

• Tositteelle voidaan antaa manuaalisesti tositenumero. Manuaalisesti annettava tositenumero ei voi olla alultaan saman muotoinen kuin kirjanpidon asetuksissa organisaatiolle annetut tositesarjat.

  • Ohjelma ei enää anna luoda manuaalisia tositenumeroita asetuksissa oleviin tositesarjoihin. Mikäli edellinen tositenumero on esimerkiksi sarjassa 10-18, ohjelma ei anna syöttää manuaalisesti tositenumeroa 10-20.

  • Tositenumero voidaan antaa manuaalisesti, kunhan se ei ala samalla tavoin, kuin kirjanpidon asetuksissa annettu sarja, jotka oletuksena ovat muotoa "XX-X"

  • Annettaessa kelvollinen manuaalinen tositenumero, ohjelma pyytää vahvistusta

Tositteiden poistaminen ja poistettujen tositteiden uudelleen käyttöön ottaminen

• Tosite voidaan poistaa valitsemalla Toiminnot-valikosta "Poista". Kun tosite poistetaan, kaikki tositteen vientirivit poistetaan samalla.

• Poistettuja tositteita voi selata tositteiden etsi-näkymässä valitsemalla Kohde-valikosta "Poistettu"

• Poistettu tosite voidaan ottaa uudelleen käyttöön syöttämällä manuaalisesti poistettu tositenumero käsin uudelle tositteelle Tositelaji-kenttään.
  
  

  

Uuden tositteen luominen tositteen Tili-kentän kautta

• Uusi tosite voidaan luoda vanhalta tositteelta napsauttamalla Enter-painiketta tyhjässä Tili-kentässä.

  • Uudelle tositteelle siirretään kirjauspäivä, joka on sillä hetkellä vanhan tositteen kirjauspäivä kentässä.
     

Tositteen kopioiminen
 

• Manuaalisesti luotu tosite voidaan kopioida napsauttamalla Kopioi-painiketta.

  • Tositetta kopioidessa on mahdollisuus muuttaa tositeselitettä.

    • Vientiriveille, joilla on sama vientiselite kuin tositeselite, muutetaan myös vientiselite vastaamaan tositeselitettä.

  • Käännä etumerkit -valinnalla voidaan vaihtaa tositteen debet ja kredit kirjaukset päinvastaiseksi. 

  • Tase-erittelyt -valinnan ollessa päällä, kopioidaan uudelle tositteelle myös vientiriveille annetut Erittelykohde-tiedot

  • Minireskontra -valinnan ollessa päällä, kopioidaan uudelle tositteelle myös vientiriveille annetut Minireskontran kohdistustiedot 

Tositteen tilamuutokset

• Kirjanpidon tositteen ja tilikauden muutostiedoissa on kerrottu muutoksen tekijän nimi, tila, toiminto, päivämäärä sekä kellonaika.

  • Kirjanpidon Etsi-näkymässä tilamuutoksiin pääsee valitsemalla Tilikausi-valikko > Tilamuutokset.

  • Tositteen tilamuutoksiin pääsee valitsemalla Tosite-valikko > Tilamuutokset.

Tositteiden CSV-tuonti

• Tositteita voidaan tuoda kirjanpitoon CSV-tuonnin avulla, yksi tosite kerrallaan.

  • Tuonti tapahtuu siirtymällä: Talous > Kirjanpito > Etsi > Toiminnot-valikko > Tuonti > CSV > CSV-Tuonti, jonka jälkeen tiedosto poimitaan tallennussijainnistaan.

• Tiedoston poiminnan jälkeen tuotavalle tositteelle voidaan tehdä lisämäärityksiä

  • Tilikausi

  • Tositelaji

  • Tositeselite

  • Tuotavan tositteen tiedot voidaan myös päivittää jo aiemmin CSV-tuonnin kautta luodulle tositteelle. Tällöin tuotavat tiedot korvaavat aiemmin tuodun tositteen sisällön. Päivitettävän tositteen voi valita Tositenumeron-kentän poimintapainikkeesta.

  • CSV-tuonnissa voidaan myös käsin määritellä tuotavien sarakkeiden ohjautuminen kirjanpidon tositteelle.

• CSV-tuonnin näkymä päivitetään tehtyjen muutoksien jälkeen valitsemalla Päivitä näyttö -painike.

• Tiedot viedään kirjanpidon tositteelle valitsemalla Tuo/Päivitä rivit -painike.

• Tuotavia sarakkeita täytyy olla vähintään:

  • Kirjauspäivä

  • Tili

  • Netto tai brutto summa

• Vientiin lasketaan / lisätään aina
  - Alv-koodi (haetaan tilin takaa, jos ei ole kenttää valittu)
  - Alv-% (haetaan tilin takaa, jos ei ole kenttää valittu)
  - Alv-tili (haetaan tilin takaa, jos ei ole kenttää valittu)

• Tehty CSV-tuonti voidaan peruuttaa 3 vuorokauden aikana. CSV-tuonnin peruutus voidaan tehdä CSV-tuonnin etsi-näkymästä-painikkeesta. Peruutus poistaa tuodut tositteet järjestelmästä kaikkine tietoineen.

  • Esimerkki: Jos csv-aineisto on tuotu 1.6.2023 voidaan tuodut tiedot poistaa vielä päivän 3.6.2023 aikana.
    ​​

• Tuotaessa tositteita CSV-tuonnin avulla, tulee ottaa huomioon seuraavat rajoitukset tositteen arvojen suhteen:

  • Kirjauspäivän muoto on päivät, kuukaudet, vuodet (pp.kk.vvvv).

  • Tositeselite-kenttään mahtuu 255 merkkiä.

  • Tili-kenttään voidaan syöttää pisimmillään 11 merkin pituinen tilinumero.

  • Summat-kenttään syötetään summa kahden desimaalin tarkkuudella.

    • Tässä tulee huomioida, että taulukkolaskentaohjelmassa esimerkiksi kaavoilla summia jaettaessa, käyttävät taulukkolaskentaohjelmat pääsääntöisesti laskennassa useita desimaaleja, vaikka näytölle olisi valittu näytettäväksi vain kaksi desimaalia.
      Summat tulee pakottaa kahteen desimaaliin esimerkiksi PYÖRISTÄ -funktion avulla. Näin voi jo taulukkolaskentaohjelmassa varmistaa, ettei syntyvälle tositteelle jää erotusta.

  • Työnumero-kenttään voidaan syöttää 250 merkkiä.

  • Vientiselite-kenttään voi syöttää 255 merkkiä.

  • Vastatili tuodaan omana rivinään aineistosta.

  • Tuonnissa alv otetaan huomioon vain silloin, jos veroton- ja kokonaissumma on määritettyinä, mutta alv-summa ei tai mikäli verollinen sekä alv-summa on määriteltyinä mutta verotonta ei.

    • Muissa tapauksissa  veroton ja verollinen summa asetetaan samaksi.

    • Lisäksi, mikäli alv-tili puuttuu, asetetaan myös verollinen ja veroton summa samaksi.

Ulkopuolisten tositenumeroiden tuonti

• Organisaatiolle on annettava erikseen Laajennettu CSV-tuonti-oikeus. Ota tarvittaessa yhteys kirjekuorikuvakkeella, mikäli tarvitset oikeuden lisäämistä.

• Henkilöstörekisterissä on annettava Kirjanpito-Laajennettu CSV-tuonti -oikeus.

• CSV-tuontiprofiileissa on valittavana Tikon-päiväkirja, jonka avulla voidaan muuntaa tikonista tuotava CSV-tiedosto järjestelmän CSV-tuontiin sopivaksi.

• Kun tiedoston tuonti-ikkunassa on Tositelaji-valikosta  valittu Aineistosta, on sarakkeissa valittavissa tuontiin Numerosarja ja Tositenumero -sarakkeet.

• Kun on valittuna tositenumeroiden tuonti aineistosta, niin käyttäjältä pyydetään erillinen vahvistus CSV-tuontiin.

• Tositesarja, jota tuodaan ulkopuolisesta aineistosta, ei saa olla tilikaudella olemassa. Tämä sen takia, koska tositteiden muodostus loisi muuten päällekkäisiä tositesarjoja.

• Tuonti osaa ottaa tilin, tositenumeron ja päivän edelliseltä riviltä, mikäli nämä tiedot puuttuu riviltä. 

• Tositenumero, jonka numero on 1 ja numerosarja on tyhjä tuodaan alkusaldo tositteeksi.

• Tilien ja alv-koodien tulee vastata toisiaan, mikäli alv-koodia ei tuoda, se otetaan tilin takaa.

• Tilit joita ei ole tilikartalla, tulee luoda järjestelmään.

• Tositesarjan voi poistaa järjestelmästä siltä tilikaudelta, joiden osalta on päällekkäisiä. Tai muuttaa nämä sarjat muulle numerolle järjestelmässä.
   

• Katso myös Kirjanpidon siirtäminen Tikonista NetBaroniin