Palkkalaskelmat voidaan muodostaa ulkoisesta aineistosta. Useimmiten nämä ovat työajanseurantajärjestelmästä muodostettuja aineistoja, jotka on tarkoitettu juuri tietojen siirtoon palkanlaskentaohjelmaan. Aineisto voi olla myös esimerkiksi asiakkaan tilitoimistolle toimittama palkkayhteenveto, johon on palkansaajittain merkitty kaikki maksettavat suoritukset.
Siirtotiedosto tulee olla csv-muodossa. Taulukkolaskentatiedosto voidaan tallentaa csv-muotoon. Käytä tällöin Excelissä “CSV UTF-8 (luetteloerottimella erotettu) (*csv)”, tai muussa ohjelmassa vastaavaa muotoa.
CSV-tuonnin voit aloittaa palkkalaskelmien etsi-näkymässä Toiminnot-valikosta. (Tuonti → CSV)
Jos tuonnin lopputulos ei ole toivotun kaltainen, voit poistaa Kesken-tilaiset palkkalaskelmat massana palkanlaskennan etsi-näkymässä. Valitse ensin kesken tilaiset palkkalaskelmat vasemman puoleisesta valinnasta ja valitse Toiminnot-valikosta sen jälkeen “Poista”. Muita kuin Kesken-tilaisia palkkalaskelmia ei voi poistaa massana.
Kaikkia tuotavia tietoja koskevat valinnat
Profiilit -valinnalla voidaan valita tallennetuista profiileista valmiit määrittelyt tuotavaan aineistoon. Profiilille voidaan tallentaa kaikki tuonnin yleiset asetukset ja kenttien kohdistusmäärittelyt ja asetukset.
Kun profiilia ei ole valittuna, voit luoda näytöllä csv-tuonnin näkymässä tekemistäsi asetuksista uuden profiilin Tallenna-painikkeesta.
Kun profiili on valittuna, voit päivittää valitun profiilin asetukset tuontinäkymän mukaisiksi Tallenna-painikkeesta.
Otsikkorivi
Usein siirtotiedossa on ylimpänä otsikkorivi, joka kertoo mitä sarakkeessa oleva tieto on. Valinnan ollessa päällä, tämä ensimmäinen rivi jätetään tuomatta. Otsikkorivi auttaa kohdistamaan sarakkeet oikeisiin tietoihin palkanlaskentaan.
Palkkakausi -valinnassa valitaan palkkakausi, jolle tiedot tuodaan. Palkkakausi tulee luoda ennen tietojen tuontia. Palkansaajan tulee kuulua valitun palkkakauden mukaiseen maksuryhmään.
Suorita automaattinen laskenta csv-tuonnin yhteydessä
Jos valinta on aktiivinen, lasketaan automaattisesti seuraavat tiedot jos ne puuttuvat:
-
Tili ja vastatili
-
á-hinta vakiopalkoista
-
Määrä vakiopalkoista
-
Sivukulut
-
Kirjauspäivä, maksupäivä, palkkakauden työpäivät ja veropäivät
Pidättämätön palkkaennakko tuodaan myös laskelmalle, mikäli sellainen löytyy järjestelmästä
Tuo lisäksi vakiopalkat tulonsaajan asetuksista
Valinnan ollessa päällä, palkansaajan vakiopalkoista tuodaan lisäksi ne rivit, joille on asetettu “Vie laskelmalle” valinta.
Toiminnolla avulla voit tuoda esimerkiksi luontoisedut, ulosoton tai muita lisärivejä silloin kun aineistosta tuodaan vain esimerkiksi tuntien ja ylitöiden määrät.
Tuotavien tietojen kohdistaminen ja lisäasetukset
Kohdista tuotavat tiedot sarake kerrallaan. Jos sarakkeessa olevaa tietoa ei haluta tuoda, se voidaan jättää kohdistamatta.
Palkansaajan kohdistaminen on pakollinen tieto ja se voidaan tehdä seuraavilla valinnoilla:
-
Ulkoinen työntekijänumero
-
Henkilötunnus
-
Etunimi + Sukunimi (molemmat erikseen omissa sarakkeissaan)
Sarakkeen tuonnin lisäasetukset avautuvat 
Rivikohtaisen tiedon tuonti
Kun tuotava tieto on kokonaan rivikohtaista niin silloin jokaisella kentän tiedolla on vain yksi kohdistustieto. Tällaista dataa tuottavat monesti työajanseurantaohjelmat.
Jos tuotavassa aineistossa olevat palkkalajit eivät vastaa NetBaronissa oleviin palkkalajeihin, ne tulee kohdistaa Kohdistus-välilehdellä. Voit tuoda aineistossa olevat palkkalajit valmiiksi riveiksi kohdistukseen “+Tuo palkkalajit aineistosta” painikkeesta. Tällöin sinun ei tarvitse itse etsiä kaikki kohdistettavia palkkalajeja aineistosta.
Anna tässä kohtaa siis vasemmalle aineistossa oleva palkkalaji ja oikealle miksi NetBaronin palkkalajiksi se muutetaan.
Samalla välilehdellä voit myös valita lasketaanko samalla palkkalajilla olevat rivit yhteen. Yhteenlaskenta tehdään silloin kun saman palkkalajin osalta rivin á-hinta, kustannuspaikka, työnumero, tili ja vastatili -tiedot ovat samat.
Yhteenvetomuotoisen tiedon tuonti
Tuotava tieto voi olla myös yhteenvetomuotoista. Tällöin yhdessä sarakkeessa on samanaikaisesti palkkalaji ja sen määrä tai á-hinta.
Kun sarake pitää kohdistaa tietyn palkkalajin määrään tai á-hintaan, tee seuraavasti:
-
Valitse pääkohdistus tiedoksi sarakkeelle “Palkkarivi-Palkkalaji”
-
Avaa sarakkeen lisäasetukset
-
Anna palkkalajin numero, johon sarake kohdistuu kohtaan “Sarakkeen oletusarvo”
-
Valitse kohdistuuko tieto palkkalajin määrään vai á-hintaan, valintaan “Vie aineiston arvo kenttään”
-
Tallenna asetukset
Huomaa, että yhteenvetomuotoista tietoa tuotaessa et voi tuoda sekä palkkalajin määrää että á-hintaa. (Jokainen sarake muodostaa oman rivinsä palkkalaskelmalle.)
Yhteenvetomuotoinen tieto voi myös sisältää yksittäin tuotavia erillisiä rivejä, jolloin ne tulee olla tuotavassa aineistossakin omina riveinään. Jos esimerkiksi kaikki palkkakaudelle osuvat maksettavat lomapäivät ja sairauspoissaolot halutaan tuoda omiksi riveikseen niin se voidaan tehdä tekemällä näistä omat rivinsä tuotavaan aineistoon. Voit ladata esimerkkitiedoston siitä, miten tällainen tieto voidaan tuoda. NB-Yhteenvetotietoa sekä yksittäisiä rivejä.ods
Jos tarvetta on tuoda yhteenvetotietoa seurantakohteittain onnistuu se tuotava tieto näyttää tämän mukaiselta: NB-Yhteenvetotietoa sekä yksittäisiä rivejä, kp ja työnumero.ods Tällöin siis seurantakohde tiedon voi antaa kerran riville, josta se periytyy kaikille aineiston riviltä kohdistettaville palkkalajeille (tunnit, iltalisä, ylityöt).
Tietojen tuonnin periaatteet ja prioriteetit
Tiedot tuodaan aina lähtökohtaisesti tuotavasta aineistosta, jos tiedot on kohdistettu.
Silloin kun “Suorita automaattinen laskenta csv-tuonnin yhteydessä” on päällä ajetaan tuotaville palkkariveille ajetaan