SEPA

SEPA-maksut

SEPA tulee sanoista Single Euro Payments Area ja tarkoittaa yhtenäistä maksuliikennealuetta euromääräisille maksuille.
Kts. myös:

• Pankkitiedot-välilehti (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Pankkitiedot-välilehti)

• Pankkitiedot-välilehti (Asetukset > Asiakkaat > Pankkitiedot-välilehti)

• Ostolaskujen maksuaineiston luonti ja lähetys pankkiin (Talous > Ostolasku)

SEPA-alue

• SEPA-alueeseen kuuluvat:

  • 28 EU-maata: Alankomaat, Belgia, Bulgaria, Eesti, Espanja, Irlanti, Iso-Britannia, Italia, Itävalta, Kreikka, Kroatia, Kypros, Latvia, Liettua, Luxemburg, Malta, Portugali, Puola, Ranska, Romania, Ruotsi, Saksa, Slovakia, Slovenia, Suomi, Tanska, Tšekki ja Unkari.

  • ETA-maat: Islanti, Liechtenstein ja Norja.

  • Sekä Monaco ja Sveitsi.

  • Jotta maksu olisi SEPA-maksu, toimipaikan ja asiakkaan maan tulee olla jokin yllä olevista sekä asiakkaan valuutan tulee olla euro. Muutoin maksu on ulkomaanmaksu.

SEPA-maksamista varten määriteltävät asetukset

• SEPA-maksujen maksamiseen käytetään toimipaikan takana olevaa BIC- pankkitunnistetta ja IBAN-tilinumeroa.

  • Tämän lisäksi tarvitaan toimipaikan Y-tunnus, joka on pakollinen tieto Suomessa.

• Lisäksi tarvitaan pankilta saatava SEPA-palvelutunnus.

  • SEPA-tunnus on 10 merkkiä pitkä ja muodostuu yleensä Y-tunnuksesta. Tämä tunnus tulee varmistaa omasta pankista.

• Maksaa voi joko euro- tai valuuttamääräiseltä tililtä pankista riippuen.

• Asiakkaalla, jonka tilille maksetaan, tulee myös olla BIC ja IBAN määritettynä. Y-tunnus olisi hyvä olla, vaikka se ei ole pakollinen tieto.

• Tavallinen SEPA-maksu vaatii seuraavat tiedot:

  • Toimipaikka (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat):

    • BIC

    • IBAN

    • Y-tunnus

    • SEPA-palvelutunnus

  • Asiakasrekisteri (Asetukset > Asiakkaat):

    • BIC

      • Mikäli BIC-koodia ei ole, annetaan Clearing-koodi.

    • IBAN

      • Tai mikäli kyseessä on ulkomaan maksu, pankkitieto voi olla annettuna joko BIC- tai Clearing-koodilla tai Pankin nimi- ja osoitetietoina.

      • Mikäli ei ole Clearing-koodia, annetaan pankin osoitetiedot viereisiin kenttiin.

    • Mikäli maksetaan toistuvia suorituksia, esim. palkkoja, tulee asiakasrekisterin tiedoissa olla annettuna henkilötunnus.

      • Maksettaessa palkkoja SEPA-maksuna ei henkilötunnusta ole pakko olla. Tässä voi kuitenkin olla pankkikohtaisia eroja, joten henkilötunnus on hyvä laittaa.

    • Maavalinnan perusteella luodaan aineisto.

SEPA-maksuaineiston luonti

• Lisää yleistä tietoa maksuaineiston luonnista. 

• Maksuaineistoon vietäviä ostolaskuja voi valita useita ostoreskontran Etsi-näkymässä valitsemalla Toiminnot-valikko > Maksuaineisto > Maksu (Valitut) tai yksittäisen ostolaskun voi viedä ostolaskun muokkausnäkymästä valitsemalla Toiminnot-valikko > Maksu.

• Maksuaineiston voi luoda myös ilman ostolaskua käsin syötetyillä tiedoilla valitsemalla Toiminnot-valikko > Maksuaineisto > SEPA-Tilisiirto tai napsauttamalla maksuaineistojen Etsi-näkymässä Uusi-painiketta .Mikäli kyseessä on yksityisasiakas, täytyy asiakkaan takana olla henkilötunnus.Kun ostolasku viedään maksunluonti-ikkunaan, niin laskut, joissa lukee Viesti-kentässä sana "palkka", muutetaan automaattisesti Palkkatyyppiseksi maksuksi.Laskut muutetaan Veromaksutyyppiseksi, jos on annettuna sekä viite että viesti.

• Aineiston maksupvm ja Eräpvm mukaan -valinnoilla voidaan määritellä maksetaanko laskut annetun maksupäivän mukaan vai eräpäivän mukaan.

  • Eräpäivän mukaan -valinta osaa huomioida mahdolliset kassa-alennukset.

  • Luotaessa uutta aineistoa, merkataan oletuksena Eräpäivän mukaan -valinta päälle.

• Maksuun liittyvät tarkemmat tiedot näkee viemällä hiiren rivin alussa olevan kysymysmerkkipainikkeen  päälle.

• Mikäli halutaan maksaa osamaksu, tulee haluttu summa muuttaa Maksettava-kenttään.

• Mikäli samalle asiakkaalle meneviä maksuja on useita, yhdistetään ne yhdeksi maksuksi samaan laskuun.

  • Hyvityslaskuja ei voi luoda yksittäin.

• Maksuaineiston luonti-ikkunassa ei tarvitse valita mitään koodeja tehdessä normaalia yritykseltä yritykselle maksua SEPA-alueella.

• Maksuluokitteluvalinnalla voidaan Suomessa valita erikseen:

  • Toistuvaissuoritusten maksaminen (Palkkakoodi)

  • Veromaksu

  • Sisäinen siirto

  • Muut valinnat toimivat ilman merkitystä sellaisenaan.

    • Kannattaa valita tyhjä, mikäli käytössä ei ole joku yllä mainituista tilanteista.

• Aihekoodilla voidaan valita maksun saajalle näkyvä tieto toistuvaissuorituksia tehdessä.

  • Aihekoodi menee saajalle tiedoksi.

  • Aihekoodi ei ole pakollinen tieto.

• SEPA-maksuissa on kulukoodi aina palvelutason perusteella, vaikka sitä ei olisi valittuna.

  • Kulukoodia käytetään siis pelkästään, kun maksetaan SEPA-alueen ulkopuolelle eli ulkomaan maksuja.

  • Kulukoodi kertoo kuka maksaa kulut.

  • Kulukoodi ei ole pakollinen tieto.

• Tarkasta-painikkeella  luodaan aineisto ja tehdään tarkistuksia aineistolle.Napsauttamalla Lähetä pankkiin -painiketta  tehdään yllä mainitut tarkistukset ja lähetetään aineisto pankkiin, mikäli niissä ei havaita virheitä.Käyttäjille, joilla ei ole pankkiyhteyttä käytössä, näytetään Tarkasta- ja Lähetä pankkiin -painikkeiden tilalla Tallenna-painike , jota napsauttamalla aineisto luodaan ja tarkastetaan.

• Napsauttamalla Tulosta-painiketta  saadaan aineisto nähtäväksi näytölle.

Maksuissa käytettävä pankkitili

• Pankki > Tilinumero -pudotusvalikosta valitaan miltä tililtä maksu veloitetaan. Tällä valinnalla ohjataan myös mihin pankkiin aineisto lähetetään, mikäli pankkiyhteys on käytössä.

  • Ohjaus tehdään toimipaikan taakse tilikohtaisesti (Asetukset > Ylläpito > Toimipaikat > Pankkitiedot-välilehti ).

    • Pankkiyhteys on maksullinen lisäominaisuus, lisätietoja myynnistä.

• SEPA-maksuaineistoon IBAN-tilinumero otetaan ensimmäiseltä toimipaikalta eli päätoimipaikalta.

  • Myös muut tarvittavat tiliin liittyvät tiedot tulevat päätoimipaikan takaa; valittu WS-yhteys, SEPA-maksatustunnus, yms.

  • Tieto käytettävästä pankkiyhteydestä tulee tilinumeron mukana toimipaikan asetuksista Pankkitiedot-välilehdeltä.

  • Aputoimipaikoilla voi olla sama IBAN-tilinumero käytössä kuin päätoimipaikalla.

    • Näissä on hyvä olla asetettuna samat tiedot kuin päätoimipaikan tilitiedoissakin.

  • Lisää tietoa toimipaikan Pankkitiedot-välilehdestä

SEPA-maksupalautteiden nouto ajastetusti tai liitetiedostona tuotuna

• Palautteita haetaan automaattisesti, mikäli pankkiyhteysasetuksista on laitettu Maksupalaute-valinta aktiiviseksi (Asetukset > Sovellukset > Talous > Pankkiyhteydet-välilehti → Nouda-kohta).

• Hakuaika on arkipäivinä klo 07-19 välillä kahden tunnin välein.

• Mikäli automaattisessa haussa ilmenee ongelmia, kuten WS-sopimus ei ole voimassa tai maksupalautteiden noutoon ei ole annettu pankilta oikeutta, automaattinen nouto kytketään pois päältä maksupalautteiden osalta sekä lähetetään sähköpostilla ilmoitus pääylläpitäjälle pääorganisaatioon ja järjestelmän tukeen.

• Kaikki palautteet haetaan ja niiden mukaiset ilmoitukset merkitään maksuaineistoon, johon ne kohdistuvat sitä mukaa kun palauteaineistoja tulee pankilta.

  • Haetut palautteet ja niissä olevat aineistokohtaiset ilmoitukset voidaan katsoa maksuaineiston sisällä olevista tilamuutoksista (Toiminnot-valikko > Tilamuutokset).

  • Rivikohtaiset palautteet tulevat maksuaineiston luontinäkymän loppuun Pankin palaute -kohtaan, jossa näkyy aina viimeisin palaute.

Virhepalautteet

• Maksupalautteista tulleet virhepalautteet ovat ainoita, jotka käsitellään erikseen järjestelmässä.

  • Usea pankki lähettää ainoastaan virhepalautteet tai pankin kanssa voi sopia, millaisia palautteita maksuista halutaan noutaa.

  • Virhepalautteen perusteella ostolaskut merkitään Tarkastettavat-listalle, johon laitetaan tarkastuksen syy, esim. Kate puuttuu.

  • Virheelliset tapahtumat näkyvät myös tehtävälistan kohdasta Maksuaineisto: Virheellinen, jota napsauttamalla voi porautua maksuaineistojen Etsi-näkymään.

• Maksuaineiston Etsi-näkymässä on Virheelliset-välilehti, johon siirtyy virheelliseksi todetut aineistot. Aineiston avaamalla voi todeta yksittäisen rivin, jossa on ollut ongelmia, mikäli se koskee vain yhtä maksutapahtumaa.

  • Lisää tietoa maksuaineistosta.

• Lähetetyn SEPA-maksuaineiston poistaminen on sallittu vain silloin, kun aineisto on merkitty virheelliseksi virhepalautteen tai pankkiin lähetyksen toimesta.