Työaikapankki - Käyttö

Työajan tallentaminen

• Työaikapankkiin voidaan tallettaa työryhmälle päiväkohtaisesti työryhmälle määritettyjen tuntien ylittävää aikaa.

• Mikäli työryhmällä on määritetty Liukuma käyttöön, näytetään ylittävät tunnit Liukuma/Päivä kohdassa.

• Jos työryhmälle on määritetty myös Työaikapankki käyttöön, muokkausnäkymässä näytetään oma välilehti Työaikapankki.

Esimerkki työryhmästä jolle ei ole määritetty ylityölaskentaa

• Alla olevassa esimerkissä työryhmälle on määritetty liukumat käyttöön, ei ylityölaskentaa ja työaikapankki käytössä. Päivän tunnit ylittävät työryhmälle määritetyt tunnit 4h. Tiedot näytetään Liukuma/Päivä kohdan lisäksi Työaikapankki-välilehdellä.

• Tunnit on mahdollista jättää liukumiin ja käyttää myöhemmin vapaana liukumista. Tunnit voidaan siirtää myös työaikapankkiin myöhempää käyttöä varten tai mikäli työaikapankkiin tallennettuja tunteja halutaan myöhemmin maksaa henkilölle palkanmaksun yhteydessä.

  • Tässä esimerkissä ei ole erillistä ylityökorvausta, vaan tunnit ovat joko liukumissa tai siirretään työaikapankkiin tunti tunnista.

• Talletettava työaika sarakkeessa näytetään riviltä tallennettava maksimiaika.

• Talletettu työaika sarakkeessa näytetään pankkiin siirretty aika.

• Nettotyöaika sarakkeessa näytetään työaikapankkiin siirretyn ajan jälkeen jäävä nettotyöaika. (Tämä ei sisällä ylityökorvausosuutta palkanlaskentaan liittyen).

• Maksettava työaika sarakkeessa näytetään pankituksen jälkeinen maksettava työaika palkansaajalle palkkalaskelmalla. (Tämä sisältää laskennallisen ylityökorvausosuuden mikäli rivi on ylityökorvausta).

• Työaika tallennetaan pankkiin napsauttamalla joko rivillä tai Pano-sarakkeen otsikon vieressä olevaa pankki -kuvaketta.

• Avautuvassa ikkunassa oletuksena tarjotaan rivikohtaista tallennettavaa työaikaa (maksimi). Tallennettava aika voidaan myös muuttaa, mikäli halutaan tallentaa vähemmän aikaa. 

  • Esim. Talletettava aika maksimissaan on 4:00, vaihdetaan arvoksi 2:00. Tällöin työaikapankkiin talletetaan määritetty 2h ja liukumiin jää 2h.

  • Tallentamaton aika on mahdollista halutessa myöhemmin tallentaa pankkiin samassa näkymässä mikäli tallentamatonta aikaa ei haluta käyttää liukumista pois. 

• Työaikapankki kohdassa näytetään Päiväsaldo ja Työaikasaldo.

  • Päiväsaldo-kentässä näytetään paljon kyseiseltä muokattavalta päivältä on tallennettu aikaa työaikapankkiin.

  • Työaikasaldo-kentässä näytetään henkilön sen hetkinen työaikapankin käytössä oleva kokonaissaldo.

Esimerkki työryhmästä jolle on määritetty ylityölaskenta ja laskentasäännössä lisärivit ovat käytössä

• Mikäli työryhmällä on käytössä lisärivit, laskentasääntöön on määritetty ylityölaskenta ja päivälle on leimattu normaalin työpäivän tuntien ylittävää aikaa, näytetään ylityöt laskentasäännön määrityksien mukaisesti omilla riveillään.

• Ylityöprosentit sarakkeessa näytettävä määrä kertoo kuinka paljon rivin työajasta kertyy maksettavaa tai talletettavaa työaikaa. Ylityöprosentit sarakkeessa näytetään myös muut lisäprosentilla olevat työajat. 

• Lisärivien ollessa käytössä, muodostetaan ylityöstä peruspalkan rivi, tässä esimerkissä 10-tuntipalkka sekä ylityön rivi, tässä esimerkissä 50-Vrk. ylityö ja 52-Vrk. ylityö 100.

  • Työaikapankin taulukossa näytetään ensimmäisenä päivän perustunnit, tässä esimerkissä 7:30.

  • Tämän jälkeen näytetään ylityön osuudesta ensin perustunnit, tämän alapuolella siihen sisältyvä ylityöprosentin osuus esim. --50-Vrk. ylityö 50.

  • Ylityön osuudesta on mahdollista siirtää työaikapankkiin perustunnit ja ylityön osuus, tai vaihtoehtoisesti jommankumman osuus toisen jäädessä maksettavaksi palkkalaskelmalle.

• Kaikki rivit voidaan käsitellä kerralla työaikapankkiin napsauttamalla Pano-sarakeotsikon pankki-kuvaketta.

• Talletus yhteensä kentässä näytetään kuinka paljon maksimissaan päivältä voidaan tallentaa aikaa.

  • Mikäli talletus hyväksytään näin, voidaan napsauttaa Talleta-painiketta. Jos arvoja halutaan muuttaa, annetaan Talletettava työaika kenttiin halutut työajat ja napsautetaan sen jälkeen  Talleta-painiketta.

  • Huom! Työaikapankkiin ei voi tallettaa aikaa etukäteen, eli talletettavat määrät eivät voi olla päiväkertymää suurempia. Mikäli annetaan arvo suuremmaksi kuin kentän maksimiarvo, kentän taustaväri muuttuu punaiseksi ja arvo korjataan automaattisesti takaisin maksimiarvoon.

• Talletuksen jälkeen näytetään Työaikapankin yhteenvedossa Päiväsaldo kohdassa kyseiseltä päivältä talletettu aika. Työaikasaldo kenttä näyttää henkilön sen hetkisen työaikapankin kokonaissaldon.

  • Pankkiin talletetut tunnit eivät siirry palkkalaskelmalle.

• Mikäli nostettuja arvoja halutaan muuttaa jälkeenpäin, esimerkiksi sovitaan tehtyjen tuntien osalta, että ne maksetaan palkkalaskelmalla, voidaan talletetut tunnit miinustaa työaikapankista, mikäli niitä ei ole jo nostettu käyttöön toiselle päivälle.

• Talletusrivi voidaan myös poistaa kokonaan, jolloin työaikapankin saldo korjataan poistetun rivin osalta.

  • Rivin poistaminen ei ole mahdollista, mikäli työaikapankin saldoa on nostettu toiselle päivälle ja poiston jälkeen saldo menisi negatiiviseksi.

• Siirrytään tallennusikkunaan uudelleen, laitetaan halutut työajat - miinus-merkkisenä riville ja napsautetaan Talleta. Annetut määrät vähennetään työaikapankista ja ne saadaan tuotua palkkalaskelmalle.

Esimerkki työryhmästä jolle on määritetty ylityölaskenta ja laskentasäännössä lisärivit eivät ole käytössä

• Mikäli työryhmälle ei ole määritetty käyttöön lisärivejä, näytetään työaikapankin taulukossa ylitöiden riveillä sekä perustuntien että ylityöosuuden määrä yhdellä rivillä. Tässä tapauksessa palkkalajin takana tulee olla prosentit asetettu niin, että lasketaan sekä perustuntien että ylityön osuus yhteen.

  • Tässä esimerkissä 50% ylityön laskenta on prosenttiosuudeltaan 150, jolloin lasketaan peruspalkan osuus ja siihen lisättynä ylityön osuus. Vastaavasti 100% ylityön prosentti on 200.

  • Nettotyöaika kentässä näytetään toteutunut tuntimäärä ja Maksettava työaika kentässä työaika mukaan lukien ylityön osuus.

• Myös tässä tapauksessa voidaan halutessa siirtää osa tunneista tuntipankkiin ja jäljelle jäävä osuus siirtyy palkkalaskelmalle maksettavaksi.

  • Talletus-ikkunassa voidaan halutessa muuttaa arvoja Talletettava työaikakenttiin mikäli kaikkea työaikaa ei haluta tallettaa työaikapankkiin.

Talletuksen jälkeen näytetään Nettotyöaika-kentässä maksuun menevän työajan nettoaika ja Maksettava työaika kentässä näytetään ylityöprosentti huomioiden palkkalaskelmalla maksettava työaika.

Mikäli Palkka-Baron on käytössä, suosittelemme käyttämään lisärivejä laskentasäännöillä. Tämä helpottaa tulorekisteri-ilmoittamista jossa maksettujen ylitöiden osuus tulee ilmoittaa omalla tulolajillaan.

Työajan nostaminen

• Mikäli tehdään vajaa työpäivä, voidaan työaikapankista nostaa aikaa leimatusta ajasta puuttuva määrä päivälle.

• Noston määrä kenttään annetaan aika, joka päivälle halutaan nostaa.

• Palkkalaji pudotusvalikosta valitaan palkkalaji, jolla nosto halutaan tehdä. Mikäli palkkalajia / palkkalajeja ei ole määritetty työaikapankille käyttöön, ei nostoa ole mahdollista suorittaa.

• Noston tyyppi pudotusvalikosta voidaan valita tehdäänkö nosto Leimausriville (liukuma) vai Yhteenvetoon.

  • Leimausriville nostaminen päivittää automaattisesti myös yhteenvedon, kun Laske yhteenveto automaattisesti-valinta on aktiivinen.

  • Leimausriville nostaminen korjaa myös päivän negatiivisen liukuman noston mukaisesti.

• Jos päivältä on nostettu/talletettu työaikapankkiin aikaa, niin päivän saldo näytetään Työaikapankki-välilehden otsikossa ja tekstin taustaväri on oranssi.

  • Jos nostoa / talletusta ei ole tehty, on välilehden otsikko mustalla tekstillä.

Tässä esimerkissä henkilön työpäivään oli kirjattuna aikaa 2h vähemmän, kuin normaalityöaika.

• Työaikapankista nostettu 2:00 täydentämään päivää.

  • Nosto Leimausrivi (Liukuma) lisää päivälle oman rivin, jossa työaika laskenta on Ei, Tuntilajina on työaikapankin otossa valittuna oleva palkkalaji ja selitteessä kerrotaan, että kyseessä on pankista nostettu työaika. 

    • Työaikapankista nostettua riviä ei ole mahdollista muokata päivämäärien, kellonaikojen eikä työajan osalta. Myöskään yhteenvedossa Tunnit-kohdassa riviä ei ole mahdollista muokata.

    • Mikäli työaikapankista nostettu aika halutaan poistaa päivältä, voidaan koko rivi poistaa. Poiston jälkeen tallennetaan päivä ja tässä yhteydessä järjestelmä antaa ilmoituksen "Poistetuista riveistä tehty korjaukset työaikapankin saldoon. Tee pankkitapahtumat tarvittaessa uudelleen". Pankista nostettu saldo palautetaan takaisin työaikapankkiin.

  • Liukumat korjaantuvat noston mukaisesti -2:00 > 0:00.

  • Työaikapankin yhteenvedossa näkyy päiväsaldona -2:00, koska päivälle on nostettu työaikaa.

  • Työaikasaldosta vähennetään nostettu tuntimäärä.

• Mikäli nostettava aika annetaan suuremmaksi kuin työpäivän pituus, kentän taustaväri muuttuu punaiseksi ja järjestelmä korjaa noston määräksi päivän työajasta puuttuvan tuntimäärän. Samalla järjestelmä antaa ilmoituksen "Nosto yli työpäivän pituuden".

• Jos työaikapankista yritetään nostaa suurempaa tuntimäärää kuin kokonaissaldo, kentän taustaväri muuttuu punaiseksi ja järjestelmä korjaa noston määräksi suurimman nostettavan tuntimäärän. Samalla saadaan ilmoitus "Suurin sallittu nostomäärä: XX:XX".

• Kun työaikapankin saldo on pienempi kuin päivältä tallennettu tuntimäärä, muutoksia päivälle ei ole mahdollista tehdä. 

  • Leimausrivejä ei ole mahdollista poistaa eikä lisätä.

  • Päivän poistaminen on estetty.

  • Rivit joilta on aikaa tallennettu pankkiin toteutuneen työajan muuttaminen on estetty.

Mikäli sallitaan käyttäjille mahdollisuus tehdä itse työpäivän osalta tallennuksia ja ottoja työaikapankista, henkilörekisterissä voidaan käyttäjäkohtaisesti antaa oikeus Työajan seuranta-Työaikapankki. Oikeus annetaan Kello-sovelluksen kohdalla.

Leimausikkunassa näytetään työaikapankin saldo, mikäli käyttäjän työryhmällä on työaikapankki käytössä.