Kontakti

Kontakti-sovellus soveltuu mm. myynnin, markkinoinnin ja viestinnän yhteydenottojen hallintaan. Tiedot voivat olla henkilökohtaisia tai organisaation yhteisiä.

• Erilaista tietoa voidaan rekisteröidä keskustelun sisällöstä, toimenpiteistä, käytetystä ajasta, seuraavan yhteydenoton ajankohdasta jne.

• Suosittelemme muodostamaan jokaisesta yhteydenotosta oman kontaktitapahtuman. Tämä helpottaa seurantaa ja raportointia, koska analysointi voidaan tehdä nopeasti esim. yhteydenottojen määrästä, henkilöistä, ajankohdista jne.

• Kontakti voidaan myös merkata postituslistalle, jolloin voidaan esim. tulostaa osoitetarrat halutuille asiakkaille.

Tehtävälista

• Tehtävälistalle pääsee klikkamalla sovellusvalikosta Kontakti.

  • Henkilökohtaiset ilmoittaa käyttäjän henkilökohtaisiksi määrittelemien kontaktien määrän.

    • Kontaktit nousevat tehtävälistalle Seuraava-päivämäärän mukaan.

    • Mikäli Henkilökohtainen -valinta on lisätty kontaktille, se näkyy vain henkilökohtaisten kontaktien listalla. Ilman tätä valintaa se näkyy myös organisaatiokohtaisissa yhteydenotoissa.

  • Organisaatio ilmoittaa koko organisaation käyttäjien yhteydenottojen määrät, ellei kontaktikohtaisesti ole aktivoitu "henkilökohtainen" -valintaa, jolloin kontakti näkyy vain henkilökohtaisella listalla.

    • Postituslistalla ilmoittaa organisaatiokohtaisesti postituslistalla olevien kontaktien määrän.

  • Tehtävälistalta pääsee porautumaan suoraan näkymään, johon on listattu valinnan mukaan esimerkiksi tämän päivän organisaatiokohtaiset yhteydenotot.

  • Tehtävälista laskee määrät ryhmittämällä ne asiakkaittain.

• Myöhässä -kohdassa näkyy niiden kontaktien määrä, joiden seuraava päivämäärä on mennyt.

• Vastuuhenkilö -kohdassa näkyy niiden kontaktien määrä, joissa vastuuhenkilöä ei ole määritetty. Oletuksena kontaktille Yhteydenottajaksi tulee kirjautunut käyttäjä, mutta vastuuhenkilö on määritettävä erikseen.

Kontaktilta yhteydet muihin sovelluksiin

• Kontaktista voi luoda tarjouksen, myyntitilauksen ja kalenterimerkinnän Sovellukset-valikon kautta.

  • Valikossa näkyvät sovellukset, joihin organisaatiolla ja käyttäjällä on oikeus.

  • Siirryttäessä kontaktilta laskulle asiakkaan tiedot siirtyvät, mikäli kontaktilla ollut asiakas on tallennettu asiakasrekisteriin. Kontakti ja lasku linkittyvät Linkit-valikon kautta. Asiakastiedot siirtyvät myös suoraan tarjoukselle ja myyntitilaukselle.

  • Paluu muista sovelluksista kontaktille onnistuu valikkorivin Takaisin-painikkeesta X.

  • Ohjeen lopussa on taulukko, jossa listataan, mitä tietoja siirtyy kontaktilta toiseen sovellukseen.

Kontaktilta kalenterimerkinnän tai -varauksen tekeminen

Kontaktilta voi tehdä kalenterivarauksen tai -merkinnnän kahdella tavalla.

Keskustelu-välilehdellä voi aktivoida valinnan "Luo uusi kalenterimerkintä" tai "varaus". Tallennuksen yhteydessä luodaan automaattisesti oletusarvoilla kalenterimerkintä. Kalenterimerkinnästä syntyy linkki Linkit-valikkoon, josta merkintää voi muuttaa tarvittaessa.

• Oletuksena merkintä tallentuu kirjautuneen käyttäjän kalenteriin, mutta tapahtuma voidaan siirtää toiseen kalenteriin.

• Oletuskellonajaksi tulee kuluva hetki (pyöristettynä täyteen 5 minuuttiin) ja tapahtuman kesto on 30 minuuttia. Aikatietoja voi muuttaa merkinnällä.

• Merkinnän Otsikko-kenttään tulee valitun asiakkaan nimi.

• Aihe-kentästä viedään teksti kalenterin Merkintä-kenttään.

• Kalenterimerkintä voidaan luoda myös Sovellukset-valikon kautta, jolloin merkinnälle siirtyy hieman eri tavalla tietoja.

  • Siirrytään Sovellukset-valikkoon ja valitaan Kalenteri.

• Järjestelmä kysyy luodaanko Merkintä vai Varaus. Klikataan haluttua valintaa.

• Kontaktilta siirrytään automaattisesti kalenteritapahtumalle.

  • Kellonajaksi tulee kuluva hetki (pyöristettynä täyteen 5 minuuttiin) ja tapahtuman kesto on 1 tunti.

  • Otsikko-kenttään ei viedä tietoa, vaan se määritellään kalenteritapahtumalla.

  • Merkintä-kenttään tulee teksti kontaktin Toimenpiteet-kentästä. Jos kontaktille on valittu asiakas, tuodaan asiakkaan nimi, puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja osoitetiedot merkintä-kenttään.

  • Kalenterin asiakas-välilehdelle viedään asiakkaan tiedot. Jos kontaktin asiakas löytyy rekisteristä, asiakas poimitaan myös kalenterille rekisteristä.

  • Kalenterimerkintä tulee tallentaa erikseen; automaattitallennusta ei tapahdu.

  • Paluu kalenterin varausnäkymästä kontaktille onnistuu Takaisin-painikkeesta X.

Siirryttäessä sovellusvalikon kautta toiseen sovellukseen > vietävät tiedot kontaktilta

Huom. Linkit eivät kopioidu siirryttäessä toiseen sovellukseen.