Arkistoon tulostaminen

Yleistä

• Arkistointi tehdään sovelluksen Etsi -näkymässä, josta halutaan luoda arkistoitava tiedosto. Poikkeuksina ovat Raportti- ja Tilaus-sovellus.

  • Etsi-näkymässä voi tulostaa valittuja rivejä.

  • Jos rivejä ei ole valittu, käyttäjä voi määrittää päivämäärävälin, jolta tiedot arkistoidaan.

  • Arkistoinnille voi antaa kuvauksen, kuten "Tammikuu 2020".

• Henkilöllä on oltava oikeus "Arkisto - Luontioikeus".

  • Tämä oikeus annetaan kohdassa Asetukset - Ylläpito - Henkilöstö - Oikeudet - Henkilölle valittujen sovellusten oikeudet - Arkisto - Luontioikeus.

• Arkistointeja ei voi ajaa useita samasta sovelluksesta yhtäaikaisesti.

• Jos arkistointi ajetaan samalta aikajaksolta ja samalla kuvauksella, aiempi arkistointi korvataan.

  • Esimerkiksi, jos tammikuun tietoja on korjattu, arkistoon voi jäädä vanhentunutta tietoa tai arkistossa voi olla kaksi tammikuun tiedostoa.

• Aikajaksolta ajettaessa arkistoon vaaditaan aina tositenumero reskontrasta, ja haku tehdään kirjauspäivien perusteella.

• Tiliotteet ja viitemaksut haetaan sinä päivänä, jolloin pankki on aineiston muodostanut.

• Arkistoitaessa liitetiedostot muunnetaan PDF-tiedostoksi.

  • Tiedostotyypit, jotka voidaan muuntaa PDF:ksi:

    • PDF

    • TXT

    • HTML

    • Finvoice

    • JPG

    • PNG

    • GIF

    • BMP

    • TIF

  • Jos tiedostotyyppi on jokin muu, liitetiedostoa ei arkistoida.

Sovelluksen Etsi - näkymässä valituista riveistä

1. Valitaan arkistoitavat rivit:

• Valitse rivi kerrallaan valintaruudusta rivin alussa.

• Valitse otsikkorivillä olevasta painikkeesta sivulla näytettävät rivit.

• Valitse kaikki hakuehdoilla etsityt rivit valikosta Näkymä > Valitse kaikki etsityt.

• Valittujen rivien määrä näkyy Etsi-kenttien alapuolella:

2. Valikko Tulosta | Kohde | Arkisto

 3. Annetaan arkistoinnille kuvaus

• Arkistointi luo ja nimeää PDF-tiedoston, joka tulostetaan arkistoon.

• Kuvaus näkyy arkistossa Kuvaus-kentässä.

• Liitteet-valikosta voidaan valita arkistoitavat liitteet.

Sovelluksen Etsi-näkymässä rivejä valitsematta

1. Valikko Tulosta > Kohde > Arkisto

• Avautuvassa ikkunassa annetaan:

  • Kuvaus

  • Arkistoinnin aloituspäivämäärä

  • Arkistoinnin lopetuspäivämäärä

  • IBAN-valinnalla voidaan valita, miltä tililtä arkistointi tehdään tiliotteita tai viitemaksuja arkistoitaessa.

• Arkistointi luo ja nimeää PDF-tiedoston annetulta päivämääräväliltä.

• Kuvaus näkyy arkistossa Kuvaus-kentässä.

• Käynnistä arkistointi Kyllä-painikkeella.

Arkistoinnin eteneminen

• Kun arkistointi alkaa, avautuu ikkuna, joka näyttää prosessin etenemisen.

  • Ikkunan voi sulkea ja jatkaa muuta työskentelyä.

• Tiedoston luonti voi kestää useita minuutteja riippuen arkistoitavasta määrästä.

• Valmiit arkistoidut tiedostot näkyvät Arkisto-sovelluksen Etsi-näkymässä.

Raportin tulostaminen arkistoon

• Raporttien arkistointi tapahtuu raportin ajonäkymässä.

  • Arkistointi on mahdollista vain niillä raporteilla, joiden ominaisuuksiin on määritelty arkistoon vienti. Tämä tarkoittaa, että Raportti-sovelluksen Etsi-näkymässä Ominaisuudet-kentässä näkyy Arkisto-kuvake .

• Arkistointi tapahtuu tulostamalla raportin hakuehtojen mukaiset tiedot arkistoon klikkaamalla Suorita ja Arkisto-kuvaketta .

  Raportin suoritusmuoto voi olla HTML, CSV tai PDF, mutta arkistoinnissa PDF-muoto on paras. PDF-tiedostonimeen tulee yrityksen päätoimipaikan nimi.

• Arkistoinnista kysytään vahvistus käyttäjältä.

• Arkistoitavalle tiedostolle voidaan antaa kuvaus, joka näkyy arkistossa Kuvaus-kentässä.