Uuden myyntilaskun luominen

Uuden myyntilaskun voi luoda usealla tavalla:

1. Valitse Lasku > Uusi

2. Siirry Etsi-näkymään valitsemalla Lasku > Etsi ja klikkaa sen jälkeen Uusi-painiketta

3. Voit myös valita Toiminnot > Uusi > Lasku.

Näytölle avautuu laskupohja, johon järjestelmä täyttää automaattisesti oletustiedot, kuten laskuttajan (toimittajan) tiedot, maksuehdon, viivästyskoron, huomautusajan ja mahdollisen maksukehotusmaksun. Näitä oletuksia voidaan muuttaa sovellusasetuksissa kohdassa Asetukset > Lasku > Asetukset-välilehti.

Huomaa, että toimittajan sähköpostiosoitteeksi voi määrittää vain yhden osoitteen. Jos kenttään on syötetty useampi osoite, järjestelmä poistaa ylimääräiset automaattisesti.

Laskun vastaanottaja

Vastaanottajan poimiminen asiakasrekisteristä

Laskun vastaanottaja valitaan asiakasrekisteristä käyttämällä Poimi-painiketta. Tämä avaa asiakkaan valintaikkunan, jossa käytetään automaattisesti ensimmäisen hakuvälilehden (Etsi) hakuehtoja. Näillä oletusehdoilla voidaan tallentaa ainoastaan seuraavat valinnat:

• Rivien määrä

• Näytä kaikki

• Asiakas varattu lisäosoitteelle

Etsi-kenttään syötetty hakusana ei tallennu.

Hakuvälilehdet

Käyttäjä voi luoda omia hakuvälilehtiä valitsemalla Uusi lehti*-painikkeen Etsi-välilehden vierestä. Näillä itse luoduilla välilehdillä voidaan tallentaa kaikki käytettävissä olevat hakuehdot. Hakuvälilehdet tallennetaan sovellus- ja rekisterikohtaisesti. Välilehdet ovat käyttäjäkohtaisia ja sovelluskohtaisia.

Näyttöasetukset ja käyttörajoitukset

Poimintaikkunan sarakkeiden leveyksiä voi muuttaa. Muutokset tallennetaan käyttämällä Etsi-painiketta. Kun muutos on tehty, sarakkeen leveys säilyy myös poistuttaessa ikkunasta. Jos käyttäjällä ei ole oikeuksia kyseiseen asiakastyyppiin, asiakas ei tule näkyviin poimintaikkunassa.

Asiakastietojen ylläpito

Asiakastiedot, kuten osoite- ja pankkiyhteystiedot, ylläpidetään kohdassa Rekisterit > Asiakkaat. Sieltä hallitaan myös laskutukseen ja toimitukseen liittyvät osoitteet.
Oletukset-välilehdellä voidaan määritellä asiakaskohtaisia laskutustietoja.

Lisätietoja löytyy ohjeesta Oletukset-välilehti asiakasrekisterissä.

Uuden vastaanottajan luominen

Jos asiakasta ei löydy asiakasrekisteristä, voidaan asiakkaan tiedot syöttää suoraan laskun kenttiin. Kun Luo asiakas -valinta on aktiivinen, järjestelmä tallentaa tiedot uutena asiakkaana asiakasrekisteriin.

Jos uuden asiakkaan luonnin yhteydessä täytetään tietoja Laskutusosoite- tai Toimitusosoite-välilehdille, tallentuvat nämä osoitetiedot asiakkaan oletuslisäosoitteiksi asiakasrekisteriin. Riittää, että mikä tahansa kenttä on täytetty ja tieto eroaa pääosoitteen vastaavasta kentästä. Toiminto edellyttää vähintään tehokäyttäjän oikeuksia.

Jos halutaan käyttää samoja tietoja usealla välilehdellä (esim. Vastaanottaja-, Laskutusosoite- ja Toimitusosoite-välilehdillä), voidaan toimia seuraavasti:

1. Syötä kaikki asiakastiedot Vastaanottaja-välilehdelle.

2. Älä aktivoi Luo asiakas -valintaa.

3. Siirry Laskutusosoite- ja Toimitusosoite-välilehdille, muokkaa tarvittavat kentät.

4. Aktivoi Luo asiakas -valinta.

5. Valitse Tallenna.

Tällöin asiakasrekisteriin tallentuu kaikki välilehdille syötetyt tiedot sellaisina kuin ne on annettu.

Automaattisesti asiakasrekisteriin vietävät oletustiedot

Kun asiakas luodaan käyttäen Luo asiakas -valintaa, asiakasrekisterin Oletukset-välilehdelle siirtyvät seuraavat laskulta poimitut tiedot:

• Tulostuspohja ja tulostustapa

• Maksuehto

• Laskutusaihe

• Työnumero

• Myynnin kustannuspaikka ja tili

Toiminto edellyttää tehokäyttäjän tai ylläpitäjän oikeuksia.

Asiakastietojen tyhjentäminen

Tyhjennä asiakastiedot -toiminnolla poistetaan laskulta kaikki asiakkaaseen liittyvät tiedot. Samalla tulostustapa, tulostuspohja, laskutusaihe ja maksuehto nollautuvat oletusarvoisesti.

Jos tämän jälkeen valitaan asiakas asiakasrekisteristä ja kyseisiä tietoja ei ole määritelty asiakkaan asetuksissa, järjestelmä hakee ne automaattisesti järjestelmän yleisistä oletusasetuksista. Tämä vastaa tilannetta, jossa ollaan luomassa täysin uutta laskua ilman asiakaskohtaisia määrityksiä.

Tietojen muuttaminen

Laskuttajan ja maksajan tietoja voi muuttaa kahdella tavalla:

1. Kirjoittamalla tiedot suoraan kenttiin

2. Poimimalla tiedot asiakasrekisteristä Poimi-painikkeella

Jos haluat muokata valitun asiakkaan tietoja, napsauta Muokkaa-painiketta. Tietojen muokkaamisen jälkeen napsauta Tallenna-painiketta tai valitse Toiminnot-valikko > Tallenna. Tällöin ohjelma kysyy, mitkä tiedot halutaan päivittää sovellukseen.

Huom! Laskua ei voi laskuttaa, jos vastaanottajan (yrityksen) tilinumero on virheellinen.

Oletustiliöinnit

Asiakaskohtaiset oletustili- ja kustannuspaikkatiedot lisätään ja ylläpidetään asiakasrekisterissä kohdassa Asetukset > Rekisterit > Asiakkaat.

Tiliöintien muokkausikkunan saa nopeasti auki kaksoisklikkaamalla Tili-kenttää.

Työnumeron poiminta

Työnumeron poimintaikkunan hakukentät mukautuvat Kohde-valikon valinnan mukaan:

• Ilman Projekti-sovellusta näytetään Projekti-otsikko sekä valinnat Projekti ja Voimassa.

• Projekti-sovelluksen ollessa käytössä kohteina näkyvät: Omat, Aloitetut, Valmiit ja Voimassa.

Kohde-valikossa näkyvät käytössä olevat sovellukset, kuten:

• Myyntitilaus

• Ostotilaus

• Huolto

• Tuotanto

• Tuotekortti

Nämä löytyvät Sovellukset-otsikon alta.

Jos Voimassa on valittu kohteeksi, poimintaikkunassa näkyvät kentät Etsi, Voimassa päivä, Rivit. Voimassa päivä -kenttä sisältää oletuksena kuluvan päivän. Päivämäärää voi muuttaa tarpeen mukaan. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, haetaan kaikki voimassa olevat tiedot.

Muuta kaikille riveille -toiminto

Kun Muuta kaikille riveille -valinta on käytössä, sen yläpuolella olevat tiedot — tiliöinti, kustannuspaikka, työnumero ja alv-% — kohdistetaan kaikille laskuriveille. Valinta on oletuksena käytössä. Jos se poistetaan käytöstä ja lasku tallennetaan, asetus pysyy poissa käytöstä niin kauan kuin laskua muokataan. Muutokset koskevat vain uusia rivejä, jos valinta ei ole aktiivinen.

Jos valinta poistetaan käytöstä ja lasku tallennetaan, asetus pysyy pois päältä niin kauan kuin laskua muokataan. Kun valinta ei ole aktiivinen, tehdyt muutokset kohdistuvat vain uusiin riveihin. Järjestelmä säilyttää valinnan niin kauan kuin ollaan laskun muokkausnäkymässä.

Alv-prosentin muuttaminen

Kun käyttäjä vaihtaa Alv-%-tietoa, ohjelma ilmoittaa, ettei muutos automaattisesti päivitä tiliöintejä. Käyttäjää kehotetaan tarkistamaan ne manuaalisesti.

Ennen kuin alv-%-muutos otetaan käyttöön, käyttäjän tulee hyväksyä muutos. Tämän jälkeen alv-prosentti päivitetään riveille.

Perustiedot-välilehti

Huom! Kenttien näkyvyys Perustiedot-välilehdellä määräytyy asetuksista.

Kenttien selitteet

Lisätiedot-välilehti

Kenttien selitteet

Muuta tietoa -välilehti

Tiedonanto 1-3
Tiedonanto-kenttiin voidaan poimia valmiita tekstejä, jotka on luotu ohjelman asetuksissa. Tiedonantoa voi tarvittaessa muokata suoraan laskulla.

Sisäistä tietoa (ei tulostu)
Tämä kenttä on tarkoitettu laskuttavan organisaation omaan sisäiseen käyttöön, esimerkiksi muistiinpanoihin tai käsittelyohjeisiin. Myyntilaskujen Etsi-näkymässä näkyy punainen infopallo, jos laskulla on sisäistä tietoa, jota ei ole vielä käsitelty. Kun valinta Sisäistä tietoa käsitelty merkitään aktiiviseksi, tieto tulkitaan käsitellyksi ja näkymässä näytetään vihreä infopallo merkiksi siitä.

Ohjeet-välilehti

Välilehdellä on Kuljetusohjeet-kenttä, johon voidaan syöttää rahdinkuljettajalle tarkoitettuja ohjeita.

Kentän sisältö siirtyy rahtikirjoille kuljetusohjeeksi. Tämä koskee Transpointin ja muita käsin lisättyjä rahtikirjoja.

Huomioitavia seikkoja

Tilinumerot ja talousasetukset

Tilinumerot lisätään kohtaan Rekisterit > Toimipaikat > Pankkitiedot. Muista tarkistaa, että tiedot ovat oikein, jotta maksut tulevat perille.
Maksuehdot, yksiköt ja ALV-prosentit löytyvät puolestaan valikosta Asetukset > Yleiset > Talous.

Laskun Kesken-tila

Myyntilasku on aluksi Kesken-tilassa ja siirtyy eteenpäin vasta laskutuskomennolla.

Milloin tilamuutos tallentuu

Laskun tallentaminen muokkaustilassa ei aiheuta tilamuutosta, jos mikään laskun tai sen rivien tiedoista ei ole muuttunut aiempaan verrattuna.

Sen sijaan jos laskuun tulee muutoksia muualta, kuten esimerkiksi viitemaksun mukana tuleva suoritustieto, järjestelmä kirjaa tilamuutoksen automaattisesti.

Tilamuutokset kirjanpidon tositteelle

Kun laskun tai suorituksen tietoja muokataan reskontrassa, kirjanpidon tositteelle ei tallennu tilamuutosta, jos tositteen tiedot pysyvät ennallaan. Esimerkiksi maksuehdon muuttaminen ei vaikuta kirjanpidon tositteeseen.

Sen sijaan tilamuutos syntyy, jos laskulla muokataan jotain seuraavista:

• rivisummaa

• kustannuspaikkaa

• tiliä tai vastatiliä

• projektinumeroa

• selitteitä

Näissä tapauksissa muutokset tallentuvat myös kirjanpidon tositteelle.

Mitä tapahtuu, kun siirryt Laskulta toiseen sovellukseen sovellusvalikon kautta

Huom! Linkit eivät kopioidu mukana toiseen sovellukseen.