Tuotekorttien CSV-vienti
CSV-viennin toiminto löytyy Tuotekorttien Etsi-näkymästä valitsemalla Toiminnot > Vienti > CSV-tiedostoon.
CSV-tiedostoon luodaan seuraavat sarakkeet:
Pääkortti, Tuotekortti, Sopimusnumero, Aktiivinen, Alkupäivä, Loppupäivä, Tuotenumero, Tuote, Sarjanumero1, Sarjanumero2, Sarjanumero3, Ohjeet, Lyhyt ohje, Tilaaja nro, Tilaaja nimi, Asiakas nro, Asiakas nimi, Toimitus nro, Toimitus nimi, Laskutus nro, Laskutus nimi.
Jos tuotekorttien asetuksiin on luotu profiileja, CSV-tiedostoon viedään myös kaikki profiileissa käyttöön otetut kentät. Tuotekortin profiilien luonti käydään läpi ohjeessa Tuotekortit - Profiilit-välilehti.
Profiilitiedot viedään tiedostoon riippumatta siitä, onko profiili määritetty käytettäväksi kyseisellä tuotekortilla.
Sarakkeiden ominaisuudet:
-
Jos tuotekortille ei ole määritelty arvoksi vastaavaa kenttää, sarake jää tyhjäksi. Arvo 0 sarakkeessa tarkoittaa, että kenttään on syötetty nimenomaan arvo 0.
-
Pääkortti: Näyttää rakenteisen tuotekortin pääkortin. Jos tuotekortti on ei-rakenteinen tai itse pääkortti, kenttä jätetään tyhjäksi.
-
Tuotekortti: Näyttää tuotekortin nimen pääkortilla ja ei-rakenteisilla korteilla. Rakenteellisen tuotekortin alikorteilla kenttä jätetään tyhjäksi, kuten käyttöliittymässä, jossa alikortilla näkyy pääkortin nimi.
Alikortille ei voi määrittää omaa tuotekortin nimeä.
Huom! CSV-tuonti tukee ei-rakenteisia ja kaksitasoisia rakenteellisia tuotekortteja (pääkortti + ensimmäisen tason alikortit). Kolmitasoiset ja syvemmät rakenteet litistyvät kaksitasoisiksi (pääkortti + alikortti).
Tuotekorttien CSV-tuonti
CSV-tuontitoiminto löytyy Tuotekorttien Etsi-näkymästä valitsemalla Toiminnot > Tuonti > CSV-tuonti.
Tuonnilla voidaan lisätä tai päivittää ei-rakenteellisia tuotekortteja sekä kaksitasoisia rakenteellisia tuotekortteja (pääkortti + alikortit). Kolmitasoisia tai syvempiä rakenteita ei voi tuoda.
Huom! Toistaiseksi tuontia ei voi peruuttaa, toisin kuin asiakas- ja tuoterekisterin CSV-tuonnissa.
CSV-tuonnissa voi hyödyntää myös tuotekortin varakenttien päivitystä profiilien mukaisesti, mikäli ne on asetuksissa määritetty käyttöön. Varakenttien osalta tuonti onnistuu kuitenkin vain yhden profiilin tietojen mukaisesti. Jos tuontitiedostossa on annettu arvoja useamman eri profiilin kenttiin, ohjelma ilmoittaa virheen, eikä tietoja päivitetä tai lisätä.
Tuotavan tuotekortin kohdistus
CSV-tuonnissa rivin kohdistus tietokannassa oleviin tuotekortteihin perustuu seuraaviin CSV-kenttiin: Pääkortti, Tuotekortti, Tuote, Tuotenumero ja Sarjanumero1.
Tuotteen kohdistus tapahtuu Tuotenumero- ja Tuote-kenttien perusteella. Tuotekorttiin tallennetaan tuote viittauksena tuoterekisteriin.
Kaksitasoisen tuotekortin luomisessa tai päivityksessä on tärkeää, että myös alikorttien riveillä on aina mukana pääkortin tiedot, jotta kohdistus onnistuu oikein.
Kohdistus tehdään ensin kaikkiin valideihin tuotekortteihin. Validit tuotekortit ovat aktiivisia, ei-poistettuja ja voimassa alku- ja loppupäivämäärän perusteella.
Jos näistä valideista tuotekorteista ei löydy yhtään vastaavaa, haku laajennetaan koskemaan kaikkia ei-poistettuja tuotekortteja. Tällöin kohdistus voi osua myös ei-aktiivisiin tai voimassaoloaikansa menettäneisiin tuotekortteihin.
Tuotekortin kohdistus onnistuu vain, jos hakuehtoja vastaava tuotekortti on yksiselitteinen. Jos hakuehtoja vastaavia tuotekortteja löytyy useampi, kohdistusta ei tehdä. Jos hakuehdoilla ei löydy yhtään tuotekorttia, luodaan uusi tuotekortti.
Huom! CSV-tuonnilla ei voi päivittää tuotekortin kohdistukseen käytettäviä sarakkeita, kuten tuotetta tai sarjanumeroa. Näitä kenttiä ei voi muokata CSV-tuonnin kautta.
Tuotekortin CSV-tuonnin esimerkkejä
Esimerkki 1:
Tuotekortti luodaan CSV-tuonnilla, jossa materiaalissa on esimerkiksi tuotteen tiedot, sarjanumero ja asiakastiedot. Järjestelmään tallennetaan tuotekortti näiden materiaalin mukaisten tietojen pohjalta.
Esimerkki 2:
Tuotekortti luodaan CSV-tuonnilla, jossa materiaalissa on samat tiedot kuin esimerkissä 1 (tuotteen tiedot, sarjanumero, asiakastiedot) sekä lisäksi tiedot on määritetty halutun profiilin kenttiin (kaikki tiedot kuuluvat samaan profiiliin).
Tällöin järjestelmään tallennetaan tuotekortti materiaalin mukaisin tiedoin ja sille valitaan profiili, jonka kenttiä tiedot koskevat.
Tuotekortin tietojen päivittämisen esimerkkejä
Tuotteen lisääminen olemassa olevalle tuotekortille ei ole mahdollista, vaan uusi kortti luodaan aina uutena.
Myöskään sarjanumeroa ei voi päivittää CSV-tuonnilla olemassa olevalle tuotekortille. Sarjanumero tulee olla jo valmiiksi määritelty tuotekortille, tai tuonnilla perustetaan kokonaan uusi tuotekortti.
Esimerkki 1:
Tuotekortti on jo luotu ja sille on määritelty tuote. CSV-tiedostolla päivitetään esimerkiksi ohjeistusta ja sopimusnumeroa.
Tässä tapauksessa olemassa olevan tuotekortin tiedot päivitetään ja kohdistus tehdään tuotenumeroon perustuen.
Esimerkki 2:
Tuotekortti on valmiina ja siihen on määritelty tuote. CSV-tuonnilla päivitetään tilaajan ja toimitusosoitteen tiedot.
Päivitys kohdistuu olemassa olevaan tuotekorttiin tuotenumeroa hyödyntäen.
Esimerkki 3:
Tuotekortti on luotu, mutta sillä ei ole määritelty tuotetta eikä sarjanumeroa. CSV-tuonnissa on kuitenkin tuotenumero tai tuotteen nimike.
Koska kohdistettavaa tietoa (tuotetta tai sarjanumeroa) ei löydy, luodaan uusi tuotekortti.
Esimerkki 4:
Tuotekortti on olemassa, mutta tuotteelle ei ole valittu tuotetta, vaikka sarjanumero on määritelty.
Koska tuotteen ja sarjanumeron tiedot eivät vastaa toisiaan, luodaan uusi tuotekortti.
Rakenteellinen kaksitasoinen tuotekortti
Kaksitasoista tuotekorttia ei voi luoda CSV-tuonnilla, vaan pääkortti ja siihen liittyvät alituotekortit tulee perustaa järjestelmään käsin.
Kun rakenne on perustettu, tuotekortin tiedot voidaan viedä CSV-tiedostoon, päivittää esimerkiksi profiilin mukaiset kentät ja tuoda päivitetyt tiedot takaisin järjestelmään.
Rakenteellisen kaksitasoisen tuotekortin CSV-materiaalissa tulee aina olla mukana sekä alikortin että pääkortin tiedot, jotta kohdistus onnistuu oikein.
Tuotekorttien asiakaskenttien kohdistus
Tuotekortin asiakaskenttiin kuuluvat tilaaja, asiakas, toimitusosoite sekä laskutusosoite.
CSV-tuonnissa kutakin asiakaskenttää vastaa kaksi saraketta: numero ja nimi.
Sarakkeiden otsikot ovat Tilaaja nro, Tilaaja nimi, Asiakas nro, Asiakas nimi, Toimitus nro, Toimitus nimi, Laskutus nro ja Laskutus nimi.
Kohdistus tehdään samalla tavalla kaikissa asiakaskentissä. Jos kohdistusta ei löydy lainkaan tai se vastaa useampaa asiakasta, tuonnin yhteydessä näytetään virheilmoitus "Asiakkaan kohdistus ei onnistunut", mutta rivin tuonti suoritetaan silti loppuun asti.