Yhteyshenkilöiden CSV-vienti ja -tuonti

1. Yhteyshenkilöiden CSV-vienti

Mitä viedään

• Valittujen asiakkaiden kaikki yhteyshenkilöt

• Yksi CSV-rivi = yksi yhteyshenkilö

• Sama asiakasvalinta kuin asiakkaiden CSV-viennissä (myös valitut lisäosoitteet)

Vienti vaiheittain

1. Avaa Asiakasrekisteri.

2. Valitse asiakkaat listasta (valintalista / tulostuslista). Ilman valintaa vienti ei käynnisty

3. Valitse Toiminnot → Yhteyshenkilöt → Yhteyshenkilöiden vienti.

4. Avautuu pieni ikkuna. Paina Lataa (latauskuvake).

5. Tiedosto tallentuu koneellesi. Nimi on muotoa customerContacts[viikkonumero].csv.

CSV-tiedoston muoto

• Erotin: puolipiste (;)

• Ensimmäinen rivi: sarakkeiden otsikot

• Tiedosto on Excel-yhteensopiva (UTF-8 BOM)

CSV-sarakkeet

Huomioita viennistä

• Jos valituilla asiakkailla ei ole yhteyshenkilötietoja, näytetään virheilmoitus: “Valituilla asiakkailla ei ole yhteyshenkilötietoja.” Tiedostoa ei luoda.

• Viedyt tiedot vastaavat asiakaskortilla näkyviä yhteyshenkilöitä.

• Älä sekoita tätä asiakkaiden CSV-vientiin — asiakas-CSV ei sisällä erillisiä lisäyhteyshenkilörivejä.

2. Yhteyshenkilöiden CSV-tuonti

Mitä tuodaan

• Yksi CSV-rivi = yksi yhteyshenkilö

• Rivit kohdistetaan asiakkaaseen ja luodaan tai päivitetään yhteyshenkilörekisterissä

• Asiakkaan perustietoja (osoite, yritysnimi jne.) ei päivitetä tässä toiminnossa

Tuonti vaiheittain

1. Avaa Asiakasrekisteri.

2. Valitse Toiminnot →Yhteyshenkilöt → Yhteyshenkilöiden tuonti.

3. Lataa CSV-tiedosto.

4. Kohdista sarakkeet oikeisiin kenttiin.

5. Tarkista esikatselussa Tuontitapa-sarake:

   • Lisäys = uusi yhteyshenkilö

   • Päivitys = olemassa olevan päivitys/muokkaus

6. Paina Tuo kun rivit näyttävät oikeilta.

Tuonnissa asiakasvalintaa hakunäkymässä ei tarvita — asiakas tunnistetaan jokaiselta riviltä.

Pakolliset tiedot rivillä

Tuotava yhteyshenkilö on linkitettävä olemassa olevaan asiakkaaseen -> jokaisella rivillä oltava toinen seuraavista:

• Nro (asiakasnumero), tai

• Ulkoinenasiakasid (täytyy löytyä aktiivisesta asiakkaasta)

Yhteyshenkilön tunnistus (uusi vs. muokkaus):

• Yhteyshenkilön tuontia ohjataan myös “Yhteyshenkilö Nro” tiedolla.

• Tyhjä rivi (vain asiakasnumero, ei yhteyshenkilötietoja eikä ContactId:tä) hylätään.

Oletusyhteyshenkilö (DefaultContact)

• Sarake Yhteyshenkilö Oletus: Y, K tai KYLLÄ → oletusyhteyshenkilö

• Kun yhteyshenkilö merkitään oletukseksi, sama tieto päivittyy asiakaskortin yhteyshenkilökenttiin

• Jos asiakkaalla ei ole muita yhteyshenkilöitä, ensimmäinen tuotu yhteyshenkilö pakotetaan oletukseksi, vaikka CSV:ssä olisi N

• Jos asiakkaalla on jo oletusyhteyshenkilö, uusi rivi voi olla lisäyhteyshenkilö (N)

Yhteyshenkilön muokkaus CSV:llä

• Yhteyshenkilön muokkaus kohdistetaan seuraavilla kentillä

  • Yhteyshenkilö Nro

  • “Asiakasnro” tai “Ulkoinen numero”

• ContactId + asiakasnumero eivät täsmää → rivi hylätään

Uuden yhteyshenkilön lisäys CSV:llä

• Jätä Yhteyshenkilö Nro tyhjäksi

• Täytä vähintään yksi: nimi, etunimi, sukunimi, puhelin, sähköposti jne.

• Uusi yhteyshenkilö linkitetään olemassa olevaan asiakkaaseen “asiakasnumerolla “ tai “ulkoisella numerolla”. Asiakkaan täytyy olla jo rekisterissä.

Yleisiä virheitä

Korjaa rivit ja tuo uudelleen tai poista virheelliset rivit tuonnista.

Käytännön vinkit

1. Helpoin tapa: vie ensin yhteyshenkilöt, muokkaa tiedostoa, tuo takaisin.

2. Uusi lisäyhteyshenkilö: tyhjä ContactId + asiakasnumero + yhteyshenkilötiedot.

3. Päivitys: säilytä ContactId viennistä.

4. Puhelinnumerot normalisoidaan tuonnissa, eli ylimääräiset merkit poistetaan.