Jotta verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto toimivat automaattisesti pankkikanavan kautta, tulee järjestelmään määrittää alla kuvatut asetukset. Ohjeessa käydään läpi tarvittavat määritykset vaiheittain.
Talouden asetukset
Pankkiyhteydet (WS-pankkikanava)
WS-pankkikanavan asetukset määritellään kohdassa: Asetukset > Sovellukset > Talous > Pankkiyhteydet
Tässä näkymässä määritellään:
-
pankkiyhteyden kautta noudettavat palvelut
-
pankkiyhteyden kautta lähetettävät palvelut
-
Pankkiaineistojen nouto ja käsittely automaattisesti -asetus
Lisätietoja sekä pankkikohtaiset ohjeet varmenteen luomiseksi löytyvät ohjeesta Sopimus pankin kanssa.
Myyntilaskujen oletuslähetystapa
Talouden asetuksissa voidaan määrittää myös myyntilaskujen oletuslähetystapa: Asetukset > Sovellukset > Talous > Asetukset-välilehti, Oletukset -osio > Tulostuspohja
Huomioitavaa:
-
Lähetystavan määrittely ei ole pakollinen.
-
Oletusasetusta voidaan muuttaa laskukohtaisesti aina laskuja lähetettäessä.
-
Kun verkkolaskuja lähetetään pankkiyhteyden kautta, tulostustapa on Pankki.
-
Oletustulostuspohjana käytetään Finvoice-tulostuspohjaa.
Toimipaikan asetukset
Verkkolaskujen lähettämistä varten toimipaikan tietoihin tulee lisätä tarvittavat organisaatiotiedot kohdassa: Rekisterit > Toimipaikat > Yritystiedot
Lisättävät tiedot:
-
Y-tunnus
-
ALV-tunnus
-
OVT-tunnus
-
verkkolaskuoperaattori
-
verkkolaskutunnus
Tulostuspalvelu
Tulostuspalvelua käytetään tilanteissa, joissa asiakkaat eivät vastaanota verkkolaskuja. Tällöin laskuaineisto välitetään tulostuspalveluun, joka tulostaa laskut ja lähettää ne paperisina vastaanottajille.
Tulostuspalvelu määritellään kohdassa: Rekisterit > Toimipaikat > Tulostuspalvelu
Syötettävät tiedot:
-
tulostuspalvelun verkkolaskuoperaattori
-
tulostuspalvelun verkkolaskuosoite
Lisäksi:
-
Kuvaus-kenttään voidaan määritellä nimi käytettävälle tulostuspalvelulle
💡 Tulostuspalveluja voi lisätä useita klikkaamalla Uusi-painiketta
Jos pankin kanssa on sovittu tulostuspalvelun käytöstä, riittää, että tulostuspalvelun osoitetiedot annetaan kerran. Tietoja ei tarvitse syöttää erikseen jokaiselle asiakkaalle.
Asiakasrekisterin asetukset (myynti- ja ostolaskut)
Asiakaskohtaiset verkkolaskutustiedot (myyntilaskut)
Myyntiverkkolaskujen lähettämistä varten asiakkaan tietoihin tulee lisätä verkkolaskutustiedot kohdassa: Asiakasrekisteri > Perustiedot 2
Pakolliset tiedot:
-
Verkkolaskuoperaattori (Välittäjätunnus)
-
Verkkolaskutunnus (Verkkolaskuosoite)
Tiedot löytyvät Verkkolaskuosoitteistosta, johon pääsee siirtymään klikkaamalla poimintapainiketta.
Huom!
Tiedot voidaan syöttää käsin vain yritysasiakkaille.
Kuluttaja-asiakkaiden tiedot tulee noutaa pankista konekielisen E-laskun vastaanottajailmoituksen kautta. Ilmoitus päivittää kuluttajan tarvittavat tiedot automaattisesti.
Asiakkaan Kuluttaja/Yritys-valinta määritetään Perustiedot-välilehdellä.
Lisäksi asiakkaan tietoihin tarvitaan:
-
Y-tunnus
-
ALV-tunnus
-
OVT-tunnus
Ensimmäistä laskua lähetettäessä suositellaan varmistamaan vastaanottajalta, että lasku on saapunut perille.
Lisätietoja löytyy ohjeesta Myyntilaskun tulostaminen.
Toimittajakohtaiset verkkolaskuasetukset (ostolaskut)
Ostolaskujen vastaanottamista varten toimittajan tietoihin voidaan määrittää asetuksia kohdassa: Asiakasrekisteri > Perustiedot 2
Täytettävät kentät:
-
Tuontitapa
-
Tuotenimike/Otsikko
Tuontitavan vaihtoehdot:
-
Purettu: ostolaskun kaikki rivit tuodaan järjestelmään
-
Yhteenveto: ostolaskulle muodostetaan yksi rivi, jolla on laskun loppusumma
💡 Jos käytetään tuontitapaa Yhteenveto, Tuotenimike/Otsikko-kenttään voidaan määrittää vakiotuotenimike. Sama nimike toistuu automaattisesti kyseisen toimittajan kaikilla laskuilla.