NetBaron Instructions
NetBaron Instructions
Breadcrumbs

Myyntilaskut Finago Apix

NetBaronissa laskut toimitetaan vastaanottajille ensisijaisesti verkkolaskuina. Jos verkkolaskua ei ole mahdollista toimittaa, lasku lähetetään automaattisesti kirjeenä tai sähköpostilla valitun palvelun mukaisesti.

Finago Apix käyttää lähtevissä laskuissa automaattireititystä. Tällöin järjestelmä pyrkii löytämään vastaanottajalle toimivan verkkolaskuosoitteen julkisista rekistereistä tai Finago Apixin omista osoitteistoista. Käyttäjän ei normaalitilanteessa tarvitse tehdä erillisiä määrityksiä.

Jos vastaanottajalle ei löydy toimivaa verkkolaskuosoitetta, lasku ohjataan automaattisesti tulostuspalveluun ja toimitetaan kirjeenä.

Automaattireitityksen toimintaperiaate

Verkkolaskuosoitetta haetaan seuraavassa järjestyksessä:

  1. Verkkolaskuosoite

  2. OVT-tunnus

  3. Y-tunnus

  4. Yrityksen nimi

Jos vastaanottajan verkkolaskuosoite tai operaattori on muuttunut, Finago Apix pyrkii automaattisesti löytämään ajantasaisen osoitteen.

Laskun toimitustavan pakottaminen

Automaattireititys voidaan tarvittaessa ohittaa määrittämällä asiakkaalle toimitustapa asiakasrekisterissä:

  • Kirjeenä toimitettava lasku
    Asiakkaan verkkolaskutunnukseksi määritellään TULOSTUS.

  • Sähköpostilla toimitettava lasku
    Asiakkaan Operaattoritunnukseksi asetetaan EMAIL ja verkkolaskutunnukseksi asiakkaan sähköpostiosoite.
    Lisäksi asiakkaan Oletukset-välilehdellä:

    • Tulostustapa: Operaattori

    • Tulostuspohja: Finvoice

⚠️ Huomioithan, että sähköpostiosoitteen enimmäispituus on 35 merkkiä.

Useat verkkolaskuosoitteet ja erityistilanteet

Jos vastaanottajalla on käytössä useita verkkolaskuosoitteita ja laskut halutaan ohjata tiettyyn osoitteeseen, kyseinen osoite tulee tallentaa vastaanottajan laskutusosoitteen tietoihin. Tällöin lasku reititetään tähän osoitteeseen, mikäli tiedot löytyvät verkkolaskuosoitteistoista tai Finago Apixin omasta osoitteistosta.

Tarvittaessa puuttuvan osoitteen voi ilmoittaa Finago Apixille.

Verkkolaskuoperaattorin tulostuspalvelu

Jos verkkolaskuosoite sisältää sanat tuloste, tulostus, tulostuspalvelu, väritulostuspalvelu tai palvelu, tai jos verkkolaskutietoja ei anneta lainkaan, lasku lähetetään tulostuspalvelun kautta.

Finago Apix-operaattorilla tulostuspalvelussa käytettävä pohja määräytyy laskulla valitun tulostuspohjan mukaan: valitaan Tulosta -> Tulostuspohja -> PDF -> Valittu pohja.

Laskujen tulostaminen ja tulostuspohjat

Laskuja voidaan tulostaa operaattorille yksittäin tai kootusti myyntilaskujen Etsi-näkymästä. Laskujen lähetyksissä käytetään laskulle määriteltyä tulostuspohjaa.

Suositeltu tulostuspohja on PDF, jota käytetään sekä verkkolaskun liitteenä että kirjeenä toimitettavissa laskuissa.
Jos tulostuspohjaksi valitaan Verkkolasku, laskun PDF muodostetaan verkkolaskuaineiston perusteella.

image-20260130-074641.png

Verkkolaskun kuva ja linkki

Finago Apix-operaattorille tulostettaessa verkkolaskuaineistossa on Finvoice-XML -tiedosto ja PDF-kuva.

  1. PDF-kuva muodostetaan laskulla tulostushetkellä valittuna olevasta PDF-pohjasta.

  2. XML-aineistossa olevasta linkistä aukeava kuva muodostuu seuraavan prioriteetin mukaan:

    1. Asiakkaan laskutusosoitteelle määritelty oletustulostuspohja

    2. Laskutusosoitteen asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja

    3. Asiakkaalle määritelty oletustulostuspohja

    4. Asiakkaan asiakastyypille määritelty oletustulostuspohja

    5. Myyntilaskun asetuksiin määritelty oletustulostuspohja

    6. Laskulle määritelty tulostuspohja

Verkkolaskun liitteet (Finago Apix)

Myyntilaskulle tallennetut liitteet liitetään mukaan lähetettävään verkkolaskuun, jos ne on valittu liitteet-painikkeesta avautuvassa listassa. Huomaathan, että kaikki operaattorit eivät välitä kaikkia liitetyyppejä, mikä voi johtaa laskun hylkääntymiseen. PDF-liitteet ovat varmin valinta.

Järjestelmä muodostaa erillisen liitetiedoston, joka lähetetään aineiston mukana erillisenä pakettina, lisäksi aineistossa on liitelinkit.

Oletuksena kaikki liitteet ovat valittuina ja lähtevät laskun vastaanottajalle.

Verkkolaskun uudelleen lähettäminen (Finago Apix)

Verkkolaskun voi lähettää uudelleen seuraavana päivänä, ellei Finago Apixin tuplalaskujen tarkastus ole käytössä.

Finago Apixin tuplalaskujen tarkastus

Apix tarkistaa, onko sama lasku lähetetty aiemmin. Tarkistus tehdään seuraavien tietojen perusteella:

  • Apix-tili

  • Laskuttajan Y-tunnus

  • Laskunumero

Jos nämä tiedot vastaavat aiemmin lähetettyä laskua, Apix palauttaa laskun takaisin virheilmoituksella “Duplikaatti”.

Tuplalaskut tarkistetaan 7 vuorokauden kuluttua laskun lähettämisestä. Tämä tarkoittaa, että 8 vuorokauden kuluttua ensimmäisestä lähetyksestä lasku on mahdollista lähettää uudelleen.

💡 Tuplalaskujen tarkistus voidaan kytkeä yrityskohtaisesti pois päältä. Jos haluatte tämän muutoksen, ottakaa yhteyttä NetBaronin tukeen järjestelmästä Kirjekuori-kuvakkeen kautta.

Tuplalaskujen tarkastus ja Duplikaatti-virheilmoitus

Finago Apix tarkistaa lähetettyjen laskujen osalta, onko sama lasku lähetetty aiemmin. Tarkistus perustuu Finago Apix -tiliin, laskuttajan Y-tunnukseen ja laskunumeroon. Jos nämä tiedot ovat kahdessa laskussa samat, lasku palautuu Duplikaatti-virheilmoituksella.

Tarkistus on voimassa seitsemän vuorokauden ajan laskun lähettämisestä. Kahdeksantena vuorokautena alkuperäisen lähetyksen jälkeen lasku voidaan lähettää uudelleen.

💡 Tuplalaskujen tarkastus voidaan kytkeä yrityskohtaisesti pois päältä. Mikäli haluatte poistaa tarkistuksen käytöstä, ottakaa yhteyttä NetBaronin tukeen.