Ostoverkkolaskujen vastaanotto (Finago Apix)
Ostoverkkolaskut saapuvat NetBaroniin automaattisesti Kesken-tilaan. Vastaanotto ei edellytä erillisiä asetuksia. Käyttöönoton yhteydessä riittää, että laskuja lähettäviä tahoja tiedotetaan uusista laskutustavoista, jotta laskut ohjautuvat suoraan oikeaan kanavaan.
Ostolaskujen skannauspalvelu – käyttöönotto ja osoitetiedot
Skannauspalveluun lähetettävät laskut tulee toimittaa siten, että jokainen lasku on omassa kirjekuoressaan.
Skannauspalvelun osoite on muotoa:
Yrityksen nimi
@KÄYTTÖOSOITE@... (Finago Apixin ilmoittama skannauspalvelun käyttöosoite)
PL 1000
00781 HELSINKI
Käyttöosoite on pakollinen, sillä sen perusteella laskut kohdistuvat oikealle yritykselle. Vastaanottajan postiosoitteen tulee näkyä myös itse laskulla, ei pelkästään kirjekuoressa. Jos osoite puuttuu laskulta, laskua ei voida käsitellä.
Maksukehotuslaskuja ei tule lähettää skannauspalveluun, sillä ne voidaan tulkita kirjeiksi eikä laskuiksi. Maksukehotukset tulee pyytää toimittamaan suoraan postiosoitteeseen.
Toimittajien ja kumppaneiden tiedottaminen uusista laskutustavoista
Ostolaskujen sujuvan vastaanoton varmistamiseksi toimittajille ja muille laskuja lähettäville tahoille on hyvä lähettää tiedote verkkolaskutuksen ja/tai skannauspalvelun käyttöönotosta.
Tiedotteessa on suositeltavaa ilmoittaa:
-
yrityksen nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot
-
verkkolaskuosoite
-
välittäjätunnus
-
OVT-tunnus
-
yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
-
skannauspalvelun osoite paperilaskuja varten
Verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus muodostuvat maatunnuksesta (Suomessa 0037) ja Y-tunnuksesta ilman väliviivaa.
⚠️ Jos toimittajat käyttävät pankkien e-laskupalveluita, käytettävä verkkolaskuosoite ja välittäjätunnus tulee tarkistaa Apixin ohjeista: http://www.apix.fi/ohje.html
Finago Apix tarjoaa valmiin mallikirjeen toimittajille: https://apix.fi/toimittajakirje/
Jos organisaatiolla on käytössä Tilaus-moduuli, tiedote voidaan liittää automaattisesti kaikkiin ostotilauksiin.
Polku: Asetukset > Tilaus > Asetukset-välilehti > Ostotilaus-välilehti > Ostotilaukseen liitettävät liitetiedostot
Valitse liitetiedosto ja tallenna asetukset.
Laskujen vastaanottaminen sähköpostiskannauksen kautta
Finago Apix vastaanottaa sähköpostitse lähetetyt laskut PDF-tiedostona. Yhdessä sähköpostissa saa olla vain yksi lasku, mutta sähköposti voi sisältää myös muita liitteitä. Lähetyksen jälkeen palvelusta tulee joko hyväksyntä- tai hylkäysilmoitus sähköpostilla lähetysosoitteeseen 15 minuutin kuluessa lähetyksestä.
Sähköpostiskannausosoite muodostuu seuraavasti: YRITYKSENNIMI@skannaus.apix.fi
Lue lisää Apixin ohjeista: https://apix.fi/asiakastuki/ohje/ostolaskujen-skannauspalvelu/