Sijaintitiedon tallentaminen työaikaleimaukselle
NetBaronin Kello-mobiilisovelluksessa työaikaleimaukseen voidaan liittää työntekijän sijaintitieto. Sijaintitieto tallennetaan leimauksen yhteyteen työntekijän oman organisaation käyttöön, kun tarvittavat käyttöoikeudet ja asetukset ovat käytössä.
Tärkeää: Ennen sijaintitiedon käyttöönottoa työnantajan on varmistettava, että sijaintitietojen käsittelylle on lainmukainen peruste, käsittely on työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellista ja työntekijöille on annettu tarvittavat tiedot sijaintitietojen käsittelystä. Pelkkä teknisten asetusten käyttöönotto ei oikeuta työntekijän sijaintitietojen keräämiseen.
Käyttöönoton tekniset edellytykset
-
Työntekijän käyttöoikeus: Anna työntekijälle Henkilörekisterissä Kellon oikeuksissa oikeus paikkatiedon käyttöön.
-
Kello-mobiilisovelluksen asetus: Työntekijä ottaa paikkatiedon käyttöön Kello-mobiilisovelluksen asetuksissa.
-
Puhelimen sijaintilupa: Puhelimen sijaintipalvelujen on oltava käytössä, ja Kello-mobiilisovellukselle on annettava lupa käyttää sijaintitietoa.
Kun nämä edellytykset täyttyvät, sijaintitieto voidaan tallentaa työaikaleimauksen yhteydessä.
Huomio: Sijaintitieto haetaan vain työaikaleimauksen yhteydessä. Sovellus ei seuraa työntekijän sijaintia jatkuvasti eikä tallenna sijaintihistoriaa leimausten välillä.
Sijaintitietojen käsittely ja tietosuoja
Työntekijän sijaintitieto on henkilötieto. Sen käsittelyssä on noudatettava EU yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) sekä lakia yksityisyyden suojasta työelämässä.
Työnantajan huomioitavat asiat
-
Tarpeellisuus: Sijaintitietojen käsittelyn on oltava työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellista. Tästä vaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.
-
Käsittelyn oikeusperuste ja suostumus: Työnantajan on määriteltävä sijaintitietojen käsittelylle lainmukainen peruste ja arvioitava mahdolliset paikantamiseen liittyvät suostumusvaatimukset. Työntekijän puhelimellaan antama sijaintilupa ei yksin tarkoita GDPR mukaista suostumusta eikä korvaa työnantajan muita tietosuojavelvoitteita.
-
Informointi: Työntekijälle on kerrottava etukäteen sijaintitietojen keräämisestä, käyttötarkoituksesta, käsittelystä ja säilyttämisestä.
-
Yhteistoiminta ja kuuleminen: Työnantajan on huolehdittava soveltuvan lainsäädännön edellyttämästä yhteistoiminta- tai kuulemismenettelystä ennen paikannuksen käyttöönottoa.
-
Käyttötarkoitus: Sijaintitietoja saa käsitellä vain ennalta määriteltyihin, lainmukaisiin tarkoituksiin.
-
Säilyttäminen ja käyttöoikeudet: Sijaintitietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin se on tarpeellista määriteltyyn käyttötarkoitukseen. Työnantajan on huolehdittava siitä, että tietoihin pääsevät vain työtehtäviensä perusteella siihen oikeutetut henkilöt.
Työnantaja vastaa sijaintitietojen käsittelyn lainmukaisuudesta, käyttöönoton edellytysten täyttymisestä ja työntekijöiden asianmukaisesta informoinnista.
NetBaronin rooli sijaintitietojen käsittelyssä
Työntekijän organisaatio toimii sijaintitietojen rekisterinpitäjänä. NetBaron käsittelee työaikaleimauksille tallennettuja sijaintitietoja henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun sovittujen tietojenkäsittelyehtojen mukaisesti.
NetBaron ei käytä työaikaleimauksille tallennettuja sijaintitietoja omiin tarkoituksiinsa eikä myy niitä kolmansille osapuolille.