350 Työajan seuranta, Toteutuneet työtunnit

Raportin käyttötarkoitus

Raporttia käytetään toteutuneiden työtuntien, palkkalajikohtaisten kirjausten ja työaikapankkiin siirrettyjen tuntien tarkistamiseen. Raportti tukee erityisesti palkanlaskennan valmistelua, työaikojen seurantaa sekä kuukausi- ja jaksoraportointia.

Raportin rajaukset

Raportille voidaan hakea tietoja seuraavilla rajauksilla:

• Yritys – valitse toimipaikka, jonka työntekijöiden tiedot halutaan raportille.

• Työntekijä – rajaa raportti tarvittaessa yksittäiseen työntekijään. Jos työntekijää ei valita, raportille tuodaan valitun yrityksen työntekijät muiden rajausten mukaisesti.

• Alkupäivä ja loppupäivä – määrittävät raportille tuotavan ajanjakson.

• Kuukausi ja vuosi – voidaan käyttää ajanjakson määrittämiseen kuukausiraportointia varten.

Raportti näyttää valitun ajanjakson toteutuneet työaikakirjaukset niiden työntekijöiden osalta, jotka täyttävät annetut rajaukset.

Raportille tuotavat tiedot

Jokaisesta työntekijästä ja kirjauksesta näytetään tunnistamiseen tarvittavat perustiedot:

• työntekijän nimi

• viikkonumero

• viikonpäivä

• päivämäärä

• palkkalaji

Työaikatiedot

Kirjauksilta näytetään työaikaan liittyvät määrät ja erittelyt:

Työntekijäkohtainen yhteenveto

Raportti laskee jokaiselle työntekijälle omat yhteensä-rivit. Niiden avulla voidaan tarkistaa nopeasti työntekijän kokonaiskertymät valitulla ajanjaksolla.

• toteutuneet työtunnit yhteensä

• työajan yhteensä mukaan lukien mahdolliset lisät ja vähennettynä työaikapankkiin siirretyllä ajalla

• työaikapankkiin talletetun ajan yhteensä

Esimerkki työntekijäkohtaisesta yhteenvedosta:

Raportin loppuyhteenveto

Raportin lopussa näytetään kaikkien valittujen työntekijöiden yhteenlasketut tunnit.

• Toteutunut työaika yhteensä – kaikkien valittujen työntekijöiden toteutuneet työtunnit.

• Työaika yhteensä – työaikalaskennassa huomioitavat tunnit yhteensä.

• Työaikapankki yhteensä – työaikapankkiin siirretty aika yhteensä.

Raportin tulkinta

Kun tarkistat raporttia, kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:

• Varmista, että raportin ajanjakso on oikein ja vastaa tarkistettavaa palkka- tai raportointikautta.

• Tarkista, että työntekijöiden toteutuneet työajat vastaavat tehtyjä työaikakirjauksia.

• Vertaile toteutunutta työaikaa ja työaikalaskennassa huomioitavaa työaikaa, jos niissä on eroja.

• Tarkista ylityö-, lisä- ja korvauskirjaukset ennen tietojen siirtämistä palkanlaskentaan.

• Seuraa työaikapankkiin siirrettyjä tunteja työntekijäkohtaisesti ja raportin loppuyhteenvedosta.